Kouvolan turvallisuuskonferenssin yhteistyökumppani Kouvolan kaupungille, toteuttamistyön asiantuntijapalvelujen kilpailutus

Kouvolan kaupungin konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvola -yksikkö hankkii Kouvolan turvallisuus-konferenssin toteuttamiseen yhteistyökumppanin tapahtuman toteuttamistyön asiantuntijapalvelujen tuottamiseen. Sopimuskausi on yhden vuoden määräaikainen (vuoden 2024 tapahtuman toteuttaminen), jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahdella (1+1) optiovuodella (2025 ja 2026 tapahtumien toteuttaminen). Tilaaja tekee option käyttöönotosta erillisen päätöksen aina edellisen vuoden tapahtuman toteuttamisen jälkeen. Haemme kansallisesti turvallisuustoimialan keskeisen ja vaikuttavan turvallisuustapahtuman suunnitteluun, toteuttamiseen ja koordinointiin toimijaa yhteistyökumppaniksi, jolla on tapahtuman sisällön kehittämiseen alan näkemyksellisyyttä, ja ennakointikykyä sekä uusia avauksia kehittää tapahtumaa edelleen myös kansalaisvaikuttamisen ja tiedonjakamisen näkökulmasta yhteiskunnallisesti vaikuttavammaksi kokonaisuudeksi. Toimijalla tulee olla kansainvälisen ja kansallisen tason osaamista, näkemystä ja näyttöjä vastaavanlaisen tapahtuman toteuttamisesta myös kuntamaailman ulkopuolelta. Tavoitteena on yhteistyökumppanin kanssa vahvistaa ja lisätä Kouvolan tunnettuutta ja elinvoimaa tapahtuman avulla. Kaupunki tarjoaa alustan yhteiskunnalliselle keskustelulle. Tavoittelemme kumppanuutta, jossa toimija osoittaa kiinnostuksensa, motivaationsa ja sitoutumisensa Kouvolaan ja turvallisuuskonferenssiin kehittämiseen, samalla myös Kouvola-brändin edistämistä kohtaan. Yhteistyökumppanilla tulee olla kokonaisvaltaista ja ajankohtaista alan näkemystä, verkostoja ja toimintakykyä vaikuttavan kokonaisturvallisuuden ja alan tulevaisuuden kehittymiseen. Kumppanin tulee osata soveltaa Kouvolan turvallisuuskonferenssin sisällön ja teemojen kehittämistä edelleen myös kansainvälisen turvallisuus- ja toimintaympäristön ja sen muutokset huomioiden. Kumppanilla tulee olla vankkaa kokemusta yritysmaailmasta sekä ymmärrystä kaupunkiorganisaation toimintaympäristöstä. Kumppanin työryhmässä tulee olla yhdistelmä erinomaista kokemusta ja tuoretta näkemystä korkean profiilin tapahtumatuottamisesta ja mediaviestinnästä. Tapahtuman järjestämiseen vuodelle 2024 on varattu noin 40 000,00 € (alv 0%). Tapahtuman järjestämisen kokonaisbudjetti tarkentuu kalenterivuosittain kaupungin vahvistetun talousarvion ja käyttötalous-suunnitelman mukaisesti.

Hankinnan tavoitteena on löytää toimija yhteistyökumppaniksi, jonka kanssa kehitetään vuodesta 2019 järjestettyä, kansallisesti jo vakiintunutta Suomen keskeisintä turvallisuuspoliittista keskustelufoorumia. Kouvolan kaupungilla Kymenlaaksossa ja koko Kaakkois-Suomen alueella voidaan todeta olevan erityisiä vahvuuksia puolustukseen ja puolustuspolitiikkaan liittyvien projektien, tapahtumien ja toimintojen sijaintipaikkana. Merkittäväksi kokonaisturvallisuuden tapahtumaksi muodostunut Kouvolan turvallisuuskonferenssi ja sen tuoma näkyvyys profiloi kaupunkia ja aluetta sen yhdellä tärkeällä elinvoiman vahvuusalueella. Haemme kumppanuutta tavoitteena luoda kiinteä ja toimiva yhteistyömalli, jossa toiminta on luottamuksellista ja joustavaa. Kumppanilla on kyky, tahtotila sparrauksen ja yhteistyön avulla edesauttaa Kouvolan kaupunkia kehittämään turvallisuuskonferenssia, kaupunkibrändiä sekä kaupungin tunnettuutta edelleen. Edellytämme että vastaavista toimintamalleista on näyttöjä ja referenssejä. Yhteistyökumppanin edustajat työtiimissä ovat asiantuntijoita, jotka tuottavat sisältöä ja tukevat turvallisuus-konferenssin järjestämistä. Kouvolan kaupungin edustajia tiimissä ja yhteistyössä ovat yhteyspäällikkö, tapahtumapäällikkö ja viestintä- ja markkinointipäällikkö sekä tapahtuma-, viestintä- ja markkinointitiimin jäseniä. Toteuttamistyö sisältää turvallisuuskonferenssin suunnittelun, toteutuksen ja koordinoinnin yhteistyössä Kouvolan kaupungin kanssa siten että valittava yhteistyökumppani vastaa seuraavista työosuuksista; - ohjelman sisällöstä; teeman ja puhujien suunnittelusta ja ohjelman toteuttamisesta; - ohjelman puhujien ja moderaattorien rekrytoinnista ja hallinnasta; valmennus ja ohjeistus; - ohjelmaan liittyvien yhteistyökumppanuuksien koordinoinnista ja solmimisesta; - mediayhteistyöstä: tapahtuman valtakunnallisen näkyvyys; - sponsorihankinnasta; kansallinen ja kansainvälinen yritysyhteistyö ja kumppanuus; - kutsu- ja ilmoittautumisprosessista; kutsuvieraslistojen kokoaminen, kutsujen laatiminen ja lähettäminen sekä ilmoittautumisten vastaanottaminen, jälkihoito; - osallistujahallinta- ja aktivoinnista: kutsuvieraiden rekrytointi; - ohjelman toteuttamiseen liittyvien materiaalien laatimisesta ja koordinoinnista; - tapahtuman budjetin seurannasta yhdessä kaupungin kanssa. - avustaa mediaviestinnän ja markkinointiviestinnän sekä verkkosivujen sisällöntuotannossa yhteistyössä kaupungin ja mahdollisen viestintäkumppanin kanssa; Tapahtuman virallisena järjestäjänä Kouvolan kaupunki vastaa omana työnä tai hankkii erikseen: - tapahtuman järjestämisestä ja kustannuksista ja budjetin seurannasta kokonaisvastuullisesti; - osallistuu ohjelman suunnitteluun ja toteuttamiseen; - avustaa kutsuvieraiden ja kutsujen suunnittelussa sekä paikallisten kutsuvieraiden rekrytoinnissa; - avustaa konferenssin juontajan hankinnassa; - paikallisten sidosryhmien yhteydenpidosta ja kaupunkiorganisaation sisäisestä viestinnästä; - tapahtuman toteuttamisesta, alihankintana tilattavien tuotantojen tilaamisesta: tila-, striimaus-, äänentoisto- ja muut tarvittavat oheispalvelut; - tarjoilujen suunnittelusta ja tilaamisesta; - visuaalisen tuotannon ja markkinointiviestintäpalvelujen hankinnoista; - vastaa viestinnästä ja markkinoinnista yhteistyössä yhteistyökumppanin ja muiden mahdollisten viestintäkumppanien kanssa; - tapahtuman paikallisista järjestelyistä kaupungin henkilöstön tai muiden resurssien avulla; - kaupungilla on vetovastuu mahdollisesti oheistapahtumana järjestettävien kuntalaistapahtuman suunnittelusta, koordinoinnista sekä toteuttamisesta muiden yhteistyökumppanien kanssa