Ateria-, siivous- ja käyttäjäpalvelut / Osa kanta-Hämeenlinnasta (läntinen kantakaupunki) sekä Hauho, Lammi ja Tuulos

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne osan kanta-Hämeenlinnasta eli läntisen kantakaupungin sekä Hauhon, Lammin ja Tuuloksen alueiden ateria-, siivous- ja käyttäjäpalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton arvo on noin 4-5 miljoonaa euroa. Vuoden 2019 toteuman sekä tarjouspyynnössä olevien maksimihintojen ja arvioitujen määrien perusteella ateriapalveluiden osuuden arvioidaan olevan yli puolet hankinnan ennakoidusta arvosta. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palvelut muodostavat tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden mm. synergiahyödyn sekä sopimuksen hallinnan ja valvonnan takia. Hankinnassa ovat optioina optiokausi ja Hämeenlinnan kaupungin tytäryhteisöt tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnassa on myös muita optioita, jotka on ilmoitettu tarjouspyyntöasiakirjoissa. HUOM! TARJOAJIEN KANNATTAA ALUKSI LUKEA, KUINKA JA MIHIN MENNESSÄ ILMOITTAUDUTAAN MAHDOLLISEEN INFOTILAISUUTEEN JA PAKOLLISILLE TUTUSTUMISKIERROKSILLE. Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

HANKINNAN TAVOITTEET Ateriapalveluiden osalta hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen maistuva ja ravitseva ruoka siten, että ruokailijat saadaan syömään hyvin ja hävikkiä on mahdollisimman vähän. Ruokailijat, esimerkiksi koululaiset, saavat välillä syödä toiveruokiaan. Siivous- ja käyttäjäpalveluiden osalta hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen toimiva ja riittävä palvelu. Tavoitteena on, että palvelua tuottavan henkilöstön perehdytykseen ja työmotivaatioon panostetaan. Henkilöstön vähäinen vaihtuvuus on suositeltavaa. Lisäksi korostetaan terveyttä edistäviä ravitsemussuosituksia, Hiilineutraali Hämeenlinna -ohjelman tavoitteita ja vastuullisuutta. Hankinnalla tavoitellaan tarjouspyyntöasiakirjoissa eriteltyä vaikuttavuutta, kustannustehokkaasti tuotettavia palveluita ja taloudellisia säästöjä tilaajalle. Tavoitteena on kumpaakin sopijapuolta hyödyttävä sopimuskausi, jonka aikana sekä tilaaja että palveluntuottaja toimivat hyvän kumppanuuden hengessä. Sopimuskaudella palveluita voidaan yhteisesti sopien kehittää ja tehdä tarvittaessa myös lyhytaikaisia kokeiluja. Hankinnassa olevat maksimihinnat ovat perusteltuja siksi, että hankintayksikkö ei joudu hyväksymään liian kalliita tarjouksia. Tavoitteena on kuitenkin saada edullisempia tarjouksia kuin maksimihinnat, koska hankinnan tavoitteina ovat mm. kustannustehokkaasti tuotettavat palvelut ja taloudelliset säästöt tilaajalle. HANKINTAMENETTELYN KULKU Hankintamenettelyn kulku on kerrottu muualla tarjouspyynnössä. Mahdollinen infotilaisuus järjestetään etäyhteydellä (Teams tai vastaava) 25.2.2022 klo 13.00 alkaen ja kestäen korkeintaan kaksi tuntia. Infotilaisuudessa suullisesti kerrotut tiedot eivät sido hankintayksikköä. Infotilaisuuteen osallistuvien henkilöiden (korkeintaan viisi henkilöä/tarjoaja) sähköpostiosoitteet tulee ilmoittaa sähköpostilla osoitteisiin hankinnat@hameenlinna.fi ja aapo.korte@hameenlinna.fi 24.2.2022 mennessä. Jos infotilaisuus järjestetään, linkki tilaisuuteen lähetetään ilmoitettuihin sähköpostiosoitteisiin aamupäivän 25.2.2022 aikana. Infotilaisuuteen osallistuminen ei ole pakollista. Mahdollinen selonottoneuvottelu järjestetään etäyhteydellä (Teams tai vastaava) yhden viikon kuluessa hankintayksikön pyynnöstä vähintään tarjousten vertailun voittajan kanssa. Selonottoneuvottelun tarkoituksena on varmistaa, että hankintayksiköllä ja valittavalla tarjoajalla on yhteinen ymmärrys tarjouspyyntö- ja tarjousasiakirjojen sisällöstä sekä hankinnan kohteesta. TUTUSTUMISKIERROKSET Tutustumiskierroksista on erillinen asiakirja tarjouspyynnön liitteenä. Tutustumiskierrokset ovat pakollisia.

Tarjouspyynnössä arvioiduilla määrillä laskettuna vuosikustannus on noin 3,8 miljoonaa euroa (sisältäen tilaajaa sitomattomia optioita). Se kerrottuna kahdeksalla vuodella on pyöristettynä 30 miljoonaa euroa. Kyseessä on arvio, joka ei sido hankintayksikköä. Sopimuskausi alkoi 1.8.2023.

Sopimuskausi on neljä vuotta + optio neljä vuotta.