Dokumenttienhallintajärjestelmä

Hankinnan kohteena on Suomen kansallisoopperan ja -baletin (SKOB) dokumenttienhallintajärjestelmän toimittaminen palveluna. Järjestelmä tulee toimimaan SKOB:n yhteisen tiedon tallennuspaikkana, ja sen tulee mahdollistaa dokumenttien laatiminen, muokkaaminen, jakaminen sekä sisäisesti että ulkopuolisille yhteistyökumppaneille sekä niiden säilyttäminen tiedonhallintasuunnitelmassa määritellyn määräajan tai pysyvästi.

Hankinnan kohteena on Suomen kansallisoopperan ja -baletin (SKOB) dokumenttienhallintajärjestelmä, joka toimii SKOB:n sähköisenä arkistona. Lisäksi Järjestelmä toimii fyysisessä muodossa säilytettävän arkistomateriaalin luetteloinnin työkaluna (mm. paperimuotoinen asiakirja-arkisto ja painotuotteet). Järjestelmään tallennetaan kaikki ne SKOB:n organisaatiossa syntyvät dokumentit, joita ei luoda ja käsitellä jossakin muussa tietojärjestelmässä. Tällaisia dokumentteja ovat mm. erilaiset hallinnolliset dokumentit kuten ohjeet ja säännöt, hallintoelinten pöytäkirjat liitteineen, toimintasuunnitelmat, esitysten tuotantoon liittyvät tuotantosuunnitelmat ja muistiot, esitysten tekniseen suunnitteluun liittyvät piirustukset ja valmistusohjeet sekä eri osastoilla syntyvät sopimukset. Järjestelmään sisältyy dokumenttien elinkaaren hallinta siten, että dokumentin metatiedoissa määritellään sen säilytysaika, ja Järjestelmä ilmoittaa säilytysaikojen umpeutumisesta. Järjestelmältä toivotaan helppokäyttöisyyttä ja monipuolisia hakutoimintoja. Sitä tulisi voida käyttää sekä suomeksi että englanniksi. Järjestelmä ei sisällä asianhallintaa. Kts. lisätiedot tarjouspyynnön liitteestä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus".

Hankinnan laajuutta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä, erityisesti liitteessä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus ja vaatimukset" ja liitteessä "Sopimus".