Sopimushallintajärjestelmä

Julkishallinnon organisaation tulee olla selvillä sitoumuksistaan ja niistä aiheutuvista vastuista. Sopimusasiakirjojen hallinta on keskeinen osa organisaation asianhallintaa. Asianhallinta perustuu lainsäädännössä julkishallinnon organisaatioille asetettuihin vaatimuksiin. Tiedonhallintalaki edellyttää, että organisaation asiakirjoista, kuten sopimuksista, kerätään kyseistä asiakirjaa sekä sen käsittelyprosessia kuvaavaa ns. metadataa. Erityisesti sopimusten osalta on tärkeää saada käyttöön myös muuta metadataa, kuten sopimuksen voimassaoloaika. Sopimusten osalta yliopistossa pitkään käytössä ollut sopimustenhallintajärjestelmä ei vastaa enää yliopiston sopimusten käsittelyprosessien tarpeita. Tämän vuoksi on todettu tarpeelliseksi hankkia uusi sopimustenhallintajärjestelmä. Hankinnan kohteeksi on valittu automatisoitu sopimushallintajärjestelmä Zefort., jossa - sopimusten tilaa voi seurata koko sopimuksen elinkaaren allekirjoituksesta lähtien - sopimukset voidaan tyypitellä eri luokkiin - voidaan määritellä mitä kaikkea metadataa sopimuksista halutaan kerätä ja käyttää hakutekijöinä - sopimusten metadatan kerääminen automatisoidaan, esimerkiksi sopimuksen keskeisten metatietojen (kuten sopimusosapuolten) poiminta - hakuja voi tehdä sekä metadataan että sopimuksen sisältöön, haku ymmärtää myös sanojen taivutusmuotoja sekä synonyymejä - käyttöoikeuksia voidaan muokata joustavasti - on suomenkielinen käyttöliittymä - voidaan käsitellä useita tuhansia sopimuksia Järjestelmä tukee yliopistoa selkeämpien sopimushallintaprosessien kehittämisessä ja sopimusprosessiin allokoitavien resurssien hallinnassa. Yliopiston tekemät sopimukset ovat lähes kaikki joko suomen- tai englanninkielisiä. Järjestelmän käyttäjät, sekä järjestelmästä hakuja sekä raportteja tekevät ovat suomenkielisiä, joten suomenkielinen käyttöliittymä on tarpeen, vaikka käsiteltävä aineisto sisältää myös muunkielisiä dokumentteja.

Hankintamenettelynä on suorahankinta. Peruste suorahankinnalle on hankintalain 1397/2016 mukainen. 40 §:n mukaiset perusteet: 2) teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Tehtyjen internethakujen perusteella muita vaatimuksiamme vastaavia sopimustenhallintajärjestelmiä kuin Zefort ei ole tällä hetkellä tarjolla. Olemme myös tutustuneet Åbo Akademiin tekemään, vastaavanlaista sopimustenhallintajärjestelmää koskevaan, kilpailutukseen. Tähän kilpailutukseen ei tullut muita tarjouksia kuin Aivan Innovation Oy:n tarjous Zefort-järjestelmästä.