Asianhallintajärjestelmän laajennus

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy (Oamk) toteuttaa suorahankintana asianhallintajärjestelmän laajennuksen. Oulun Ammattikorkeakoulu Oy:n yleishallinnon asianhallintajärjestelmäksi on hankittu vuonna 2019 Dynasty 10 -tietojärjestelmä. Asianhallintajärjestelmä sisältää paitsi di-aarimerkinnät, myös asioiden käsittelyvaiheissa laadittuja sähköisiä asiakirjoja. Esi-merkiksi päätöksentekoasiakirjat on laadittu kokonaisuudessaan Dynasty 10 -järjestelmässä. Asianhallinnassa syntyvien pitkäaikaista sähköistä säilyttämistä edel-lyttävien tietojen asianmukainen säilyttäminen edellyttää niiden siirtämistä sähköi-seen arkistoon. Oulun Ammattikorkeakoulua ja yleisöä palveleva julkisuuslain (621/1999) mukainen tietopalvelu kuuluu kirjaamon tehtäviin. Jotta tietopalvelua voidaan hoitaa tehokkaasti arkistoitujen tietojen (asiakirjat sekä diaarimerkinnät) tulee olla kirjaamon tietopalvelun käytettävissä samalla tavoin kuin asianhallinnan aktiivikäytössä olevien sisältö-jenkin. Tämän takia on päädytty hankkimaan Dynasty Arkistotuote, joka integroidaan Dynasty 10 asianhallintaan. Samassa yhteydessä on toteutettava integraatio Dynasty Tiedonohjausjärjestelmään (Dynasty TOJ). TOJ tuottaa sekä asianhallinnassa että arkistossa oleville tiedoille säädösten (mm. SÄHKE2-normi, TihL 25 § ja 26 §) edellyttämät metatiedot. Sähköiseen arkistoon on tarve viedä myös sellaisia asiakirjoja, joita ei rekisteröidä asianhallintaan Dynasty 10 -järjestelmän kautta. Tällaisia ovat esim. erilaiset opinto-oppaat, joista tehdään ns. massakirjaus. Dynasty Arkistoon hankitaan tällaisten ar-kistointien hoitamiseksi laajennus. Lisäksi hankintaan sisältyy käyttäjähallinnan AD-integraatio, testikanta, käyttöpalvelun laajennus vastaamaan arvioitua arkistointitarvetta ja hankittavan kokonaisuuden asennus sekä pääkäyttäjäkoulutus.

Hankintamenettelynä on suorahankinta. Peruste suorahankinnalle on hankintalain 1397/2016 mukainen. 40 §:n mukaiset perusteet: 2) teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta; Hankintaa varten on määritelty ominaisuudet, jotka arkistotuotteen tulee teknisesti toteuttaa eli integraation Dynasty 10 -järjestelmän asianhallintamoduuliin ja mahdollisuuden käyttää arkistoa mm. tietopalveluun Dynasty 10 -järjestelmän kautta. Valmiita tuotteita ei ole saatavana muualta kuin Dynasty -järjestelmän toimittajalta Innofactorilta. Halutun tietopalvelutoiminnon toteuttaminen ei ole teknisesti mahdollista muutoin kuin Innofactorin toimesta. Perusteena hankinnan toteuttamiseksi valitulta toimittajalta on järjestelmien yhteensopivuus ja tietopalveluhakujen toteuttaminen asianmukaisesti ja tehokkaasti. Lisäksi toisen toimittajan järjestelmän hankkimisesta aiheutuu sekä Palveluntuottajan että Tilaajan vastuulle kohdistuvia integraatiokustannuksia, jotka huomioidaan osana hankinnan kustannusta.