Työsuhdepolkupyörien leasingpalvelun kilpailutus, Nivalan kaupunki

Nivalan kaupungin palveluksessa on noin 320 vakinaista työntekijää. Alustavan arvion perusteella mahdollisia käyttäjiä olisi noin 100. Kaupunki on päättänyt tarjota vakinaisille työntekijöilleen mahdollisuuden työsuhdepyörään ja näin tukea heidän hyvinvointiaan aktiivisesti. Hankinnan kohteena on verottajan luontoisetupäätöksen mukainen työsuhdepolkupyörien leasingpalvelu. Työntekijän bruttopalkasta vähennettävä summa on verohallinnon vuosittain hyväksymä maksimiverotusarvo (vuonna 2023 enintään 100 € / kk) Nivalan kaupunki hankkii toimittajalta polkupyörien leasing-palvelua kuukausimaksulla sisältäen polkupyörän, tarvikkeet ja mahdollisen huollon maksimissaan 48 kk:n pituiselle sopimuskaudelle, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) kahden (2) vuoden optiolla. Käyttäjän leasingkausi voi jatkua myös sopimuskauden päättymisen jälkeen, kunnes pyörä on maksettu tai lunastettu.

Toimittajalla on valmiit prosessit, sopimuspohjat ja sähköisen asioinnin työkalut leasingsopimuksen käynnistämiseen ja hallinnointiin. Työsuhdepolkupyöräedun tarjoaminen tilaajan työntekijöille tulee olla vaivatonta, eikä se sido tilaajan resursseja. Toimittaja vastaa kaikesta palvelun hallinnoinnista leasingsuhteen aikana. Työsuhdepyörän hankintaprosessi, huollot ja lisävarusteiden hankinnat tehdään työntekijän, myyvän liikkeen ja Toimittajan välillä. Leasing-palvelu sisältää lisäksi myös pyörien vakuuttamisen vahinko-, varkaus- ja ilkivaltavakuutuksella. Työntekijän/käyttäjän käyttöönsä hankkiman työsuhdepolkupyörän tyyppiä tai laatua ei rajata, kunhan polkupyörä luokitellaan ajoneuvolaissa polkupyöräksi ja on verottajan luontoisetupäätöksen mukainen (esim. sähköpolkupyörät on rajattu maksimissaan 25 km/h ja 250 W avustaviin). Työsuhdepolkupyörän vuosittainen verotusarvo on maksimissaan 1200 e ja yksittäisen työsuhdepolkupyörän leasing-kauden maksimipituus on 48 kk. Pyörän, jonka hankintahinta on kalliimpi kuin edellä kuvattu, hankinnan tulee olla mahdollista ja siitä tulee esittää palvelumalli sisältäen omistajuussuhteet. Työsuhdepolkupyörän tulee olla mahdollista hankkia kattavan kivijalkaliikeverkoston lisäksi suomalaisista ja ulkomaisista (eurooppalaisista) verkkokaupoista. Lisäksi leasing-palvelun tarjoajalla tulee olla kattava polkupyörien huoltoverkosto Suomessa. Työntekijä/käyttäjä hankkii pyörän sieltä, mistä normaalistikin hankkisi sen: kivijalkaliike, suomalainen tai eurooppalainen verkkokauppa. Polkupyörään voidaan sisällyttää työntekijän valitsemia, verottajan polkupyöräetuun hyväksymiä pyörään kiinteästi liitettäviä lisävarusteita, kuten esimerkiksi kypärä, lukko, valot, tavarateline ja lokasuojat. Valitut lisävarusteet lasketaan mukaan verotusarvoon. Lisäksi voidaan sisällyttää pyörän huoltopalveluita sille varatulla budjetilla, käyttäjän näin halutessaan. Työntekijä organisoi polkupyörän huollon sillä budjetilla, jonka työntekijä on itselleen valinnut pyörää tilattaessa. Jos työntekijän valitsema huoltobudjetti ylittyy vuositasolla, maksaa työntekijä toimittajalle ylimääräiset kustannukset. Huoltoihin varattu budjetti pidentää leasingsopimuksen aikaa. Toimittaja toimittaa työsuhde-etuun liittyvät tiedot Tilaajien palkanlaskentaan ilman lisäkustannuksia. Lisäksi Toimittaja toimittaa pyydettäessä raportin vuokrista, jäljellä olevasta vuokra-ajasta ja muista mahdollisista Tilaajan erikseen pyytämistä tiedoista. Toimittaja tarjoaa asiakkaalle jokaiseen polkupyörään vähintään seuraavan takuun: 1. polkupyörän kuluville osille vähintään kaksi vuotta 2. runkotakuu vähintään neljä vuotta tai jos leasingpalvelusopimus on tätä lyhyempi, niin vähintään leasingpalvelusopimuksen ajan 3. sähköpyörien osalta voimantuottolähteen / sähköosien osalta vähintään kolme vuotta.

Sähköisen hallintarekisterin tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot: - leasingpalvelun kautta vuokratuista polkupyöristä runkonumeroineen, - polkupyörän kuukausittaisen leasingmaksunarvo, - pyörän huoltobudjetti sekä pyörän jäljellä oleva jäännösarvo. Em. tiedot tulee päivittyä vähintään kerran kuukaudessa. Sähköisen hallintarekisterin tulee olla asiakkaan käytettävissä vähintään arkipäivisin.

Toimittaja toimittaa työsuhde-etuun liittyvät tiedot Tilaajalle, Tilaajan pyytämällä tavalla, palkkahallinnon ylläpitoa varten. Toimittajan tulee tarjota Tilaajalle viimeistään sopimuskauden alkaessa asiakkaan henkilöstön leasing polkupyörien sähköinen hallintarekisteri, johon annetaan käyttöoikeus asiakkaan nimeämälle käyttäjälle. Hallintarekisterin käyttöön tulee antaa tarvittava koulutus.