Puolustusvoimien logistiikkalaitos - Painatus- ja digitointipalvelut 2022 - 2027 (DPS) - kokonaistoimitus

Dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) kautta voidaan hankkia painatus-, tulostus-, kopiointi- ja digitointipalveluita sekä niihin liittyviä tuotteita ja oheispalveluita.

Hankintayksikkö pyytää tarjoustanne tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena olevien palveluiden ja tuotteiden vähimmäisvaatimukset on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Hankinnan kohteena on puolustusvoimien painatuspalveluiden järjestäminen kokonaispalveluna. Tilattavat tuotteet ja palvelut ovat hyvin moninaisia yksittäisistä kopioista ja julisteista erilaisiin kirjoihin ja kansioiksi koottaviin julkaisuihin sekä vaativiin graafisen suunnittelun palveluihin. Erilaisia tuotetyyppejä on yli 50. Useimmin tilattavat tuotteet ja palvelut on listattu tarjouspyynnön liitteisiin. Painosmäärät normaaliolojen aikana ohjesääntöjen osalta ovat muutamista sadoista kappaleista aina useisiin kymmeniin tuhansiin kappaleisiin. Tyypillisin määrä on tuhannen kappaleen molemmin puolin. Lomakkeiden osalta hankittavat volyymit ovat kymmenistä kappaleista kymmeniin tuhansiin. Karttapainatustilauksissa tilataan tyypillisesti yhdellä tilauksella jopa kymmeniä erilaisia karttalehtiä, jolloin tilauksen kokonaispainosmäärä voi olla useita kymmeniä tuhansia. Toimittaja ylläpitää puolustusvoimien julkista lomake- ja ohjesääntövarastoa sekä TLIV-luokiteltujen ohjesääntöjen varastoa. Varastostatilauksista on ollut vuodessa noin 200 kpl. Yhdellä tilauksella ollut keskimäärin 2 - 4 eri nimikettä ja kutakin nimekettä keskimäärin 4 pakkausta. Hankittavat painotuotteet ja palvelut ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta osa tuotteista ja palveluista on viranomaisen toiminnasta annetun lain (621/1999, "julkisuuslaki") mukaisesti salassa pidettäviä. Suojaustasolla TL IV "Käyttö rajoitettu" salassa pidettäviä on noin 15 % kokonaisvolyymista. Hyvin pieni osa ohjesäännöistä tai tulostuksista (noin 1 % kokonaisvolyymista) voi olla suojaustasoltaan TL III tai TL II. Suojaustason TL III ja TL II tuotannosta sovitaan aina tapauskohtaiset erikoisjärjestelyt tarjouspyynnön liitteessä 8 kuvatun mukaisesti. Lähtökohtaisesti salassa pidettäviä tuotteita ei tilata pikapainosta. Tarjoajan tulee tarjota asiakaskohtaisen sopimuksen liitteen 1 Palvelut ja tuotteet sekä niiden vaatimukset mukainen sähköinen tilausjärjestelmä veloituksetta. Asiakkaan tuotantokäyttöön hyväksymän tilausjärjestelmän myöhemmistä räätälöinneistä maksetaan hintalomakkeen mukainen tuntihinta. Useimmat hankintayksikön tilaukset ovat aikakriittisiä, joten tarjoajan tulee kyetä pitämään kiinni sovituista toimitusajoista sekä julkisten että salassa pidettävien tuotteiden osalta. Toimituksen myöhästyminen sovitusta ajankohdasta saattaa aiheuttaa huomattavaa haittaa hankintayksikön toiminnalle. Tuotteiden jakelu toteutetaan ympäri Suomea ja samassa jakelussa on usein puolustusvoimien hallintoyksiköitä sekä ulkoisia sidosryhmiä. Jakelussa voi olla jopa yli sata eri vastaanottajaa. Tyypillinen määrä on noin 60 vastaanottajaa per jakelu. Jakelu toimitetaan lähes poikkeuksetta tuotteet laatikkopakattuna ja samalla toimitetaan vastaanottajalle kopio jakelulistasta (1 per vastaanottaja) vastaanottotarkastuksen tekemistä varten. Suojaustason TLIV tuotteet lähetetään aina jäljitettävällä lähetyksellä (seurantakoodilla). Hankintayksikön luonteesta johtuen valittavalta toimittajalta edellytetään, että tuotanto jatkuu myöhemmin sovittavilta osin keskeytyksettä ja, että tuotannon määrää, mukaan lukien salassa pidettävät asiakirjat, voidaan merkittävästi lisätä sekä poikkeusoloissa että niihin valmistautuessa. Tästä syystä tarjoajalla tulee olla painatusalan toimintaa myös Suomessa hyväksytysti turvaselvitettyjen henkilöiden toimesta, ks. liite 1. Salassa pidettäviä tuotteita ja palveluita voidaan tuottaa sekä salassa pidettävää tietoa käsitellä vain Suomen alueella. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan puolustusvoimien turvallisuusmääräyksiä ja ohjeita. Tarjoajan tulee tehdä oma arvio turvallisuuden toteutumisesta yrityksessä Kansallisen turvallisuusauditoinnin kriteeristön (KATAKRI 2020) perustasoa vasten ja kirjoittaa lyhyt, vapaamuotoinen selvitys turvallisuuden toteutumisesta tai mahdollisista poikkeamista. Tämän lisäksi tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä 11 oleva turvallisuuskartoitus ja sitoutuminen turvallisuusvaatimuksiin. Turvallisuusvaatimusten toteutuminen tarkastetaan ennen salassa pidettävien aineistoja koskevan tuotannon käynnistymistä. Sopimuskausi alkaa 3.9.2023 ja päättyy 31.8.2026. Hankintayksikkö varaa kuitenkin mahdollisuuden pidentää sopimuskautta optiolla 31.8.2028 saakka.