Sähköinen arkistointijärjestelmä SaaS palveluna 462362 / 2023

Sähköinen arkistointijärjestelmä SaaS palveluna 462362 / 2023 Pieksämäen kaupunki pyytää sitovia kirjallisia tarjouksia Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sen liitteiden mukaisesti Pieksämäen kaupungin käyttöön Sähköinen arkistointijärjestelmä SaaS palveluna 462362 / 2023 hankinnasta tässä tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Hankinnan kohteena on Pieksämäen kaupungin käyttöön tuleva sähköinen arkistointijärjestelmä eli passiiviarkisto pitkään ja pysyvästi säilytettävälle aineistolle. Järjestelmä hankitaan SaaS palveluna, eli ohjelmistoa ei asenneta asiakkaan laitteistoihin, vaan se toimii palveluntarjoajan tai sen alihankkijan ylläpitämältä palvelimelta tietoverkon kautta. Arkistolla tulee olla sopimuksen allekirjoitushetkellä voimassa oleva säilytysjärjestelmän SÄHKE2-sertifikaatti. Lisäksi arkiston tulee täyttää voimassaolevan kansallisen ja EU-lainsäädännön (esim. tiedonhallintalaki (906/2019), arkistolaki (831/1994), tietosuojalaki (1050/218) ja yleinen tietosuoja-asetus ((EU) 2016/679, GDPR)) sekä Kansallisarkiston voimassa olevat määräykset sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen/arkistointiin liittyen. Sähköinen arkistointijärjestelmä SaaS palveluna 462362 / 2023 sopimusaika on 1.12.2023 - toistaiseksi. Irtisanomisaika on tilajaalla Pieksämäen kaupungilla ja valitulla toimittajalla kuusi (6) kuukautta.

Pieksämäen kaupungilla on käytössä Triplan Oy:n toimittama asianhallintajärjestelmä Tweb. Hankinnan kohteena on asianhallintajärjestelmän kanssa saumattomasti yhteensopiva sähköisen säilyttämisen järjestelmä. Kaupungin muista käytössä olevista järjestelmistä tullaan myös muodostamaan integraatiot tai tekemään aineistosiirrot sähköiseen arkistoon joko käyttöönottoprojektin yhteydessä tai mahdollisesti myöhemmin sopimuskaudella tilaajan aikataulun mukaisesti. Arkiston ollessa kokonaisuudessaan käytössä, on viranhaltija/ työntekijäkäyttäjiä yhteensä n. 30 hlöä. Kokonaiskäyttäjistä 5 tarvitsee laajemmat oikeudet, loput käyttäjät ovat lukuoikeuksilla. Mahdollisten ulkopuolisten, tietopyynnön kautta katseluoikeuden saaneiden, käyttäjien määrää ei pystytä ennakoimaan. Hankittavan arkiston keskeiset toiminnallisuudet lyhyesti: 1. lokitietojen hallinta, käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien hallinta; 2. lähdejärjestelmistä eri muodossa olevan aineiston vastaanotto arkistoon; 3. metatietojen hallinta ja mahdollisesti puutteellisten metatietojen rikastaminen; 4. laajojen aineistokokonaisuuksien siirto sähköiseen arkistoon 5. yksittäisten dokumenttien arkistointi 6. tietoaineiston säilyttäminen arkistossa tietosuojatusti, tietoturvallisesti ja salassapito huomioiden sekä todistettavasti muuttumattomina; 7. monipuoliset hakumahdollisuudet tietoaineistosta; 8. tietoaineistojen automaattinen, hallittu ja dokumentoitu hävittäminen; 9. tietoaineiston siirtäminen tarvittaessa toiseen pitkäaikais-/pysyvään säilytykseen soveltuvaan järjestelmään tai Kansallisarkiston SAPA-palveluun; 10. raportointiominaisuudet; Hankinta sisältää käyttäjä-/ohjelmistolisenssit, toimitus- ja käyttöönottoprojektin ohjelmistojen asennuksineen sekä asiakaskohtaisine räätälöinteineen ja parametrointeineen, ylläpito- ja tukipalvelut, testaukset, tilaajan tarjouspyynnössä kuvaamien käyttöönoton kohteiden toteutuksen ja koulutuksen. Hankinnan tarkemmat tekniset ja toiminnalliset vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä: - Vaatimusmäärittely - Käyttötapauskuvaukset