TIETOPYYNTÖ: THL:n asian- ja dokumentinhallintaratkaisu

TIETOPYYNNÖN LUONNE Tämä ilmoitus on tietopyyntö, jonka tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla toimivien toimittajien ratkaisuvaihtoehtoja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) asian- ja dokumentinhallintaan. Tietopyynnön esittäminen ei velvoita THL:ää aloittamaan hankintamenettelyä tai käyttämään tietopyynnön vastauksissa annettuja tietoja hankintamenettelyssä. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Tässä tietopyynnössä annetut tiedot ja vastaukset eivät sido niiden antajaa. Vasta mahdollisen tarjouspyynnön perusteella annetussa tarjouksessa ilmoitetut tiedot ovat tarjoajaa sitovia. TIETOPYYNNÖN KOHDE JA TAUSTAA THL:ssä on tarve uudistaa asian- ja dokumentinhallintaa niin, että asioiden ja asiakirjojen koko elinkaari ja dokumenttienhallinta tulisi tehtyä uudella, digitaalisella tavalla. Myös sähköinen arkistointi ja tiedonohjaus kuuluvat tarkasteltavaan kokonaisuuteen. Toiveenamme on uudistaa prosessejamme uuden ratkaisun myötä ja saattaa olla, että emme ole osanneet tunnistaa kaikkea, mikä on mahdollista. THL:ssä on noin 1500 työntekijää, jotka tulevat olemaan ratkaisun käyttäjiä. Kokonaisuuteen liittyvät olennaisesti asiointipalvelut kuten Suomi.fi ja sähköisen allekirjoituksen palvelu, joihin on olemassa integraatiot jo nykyisistä järjestelmistä. Lisäksi integraatiotarpeita on asioiden ja asiakirjojen julkaisuun, raportointiin, Office-ohjelmiin, Microsoft 365 -palveluun sekä tiettyihin operatiivisiin järjestelmiin. THL:n toiminta on monipuolista, ja perinteisen virastotyön lisäksi laitoksen toimintakenttään kuuluu mm. oikeuslääketieteellistä toimintaa, laboratoriotoimintaa ja runsaasti aineistojen ja datan säilytykseen liittyvää toimintaa. Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja asian- ja dokumentinhallintaan. Päätökset hankkeen etenemistavasta ja mahdollisen tarjouskilpailun sisällöstä tehdään kartoituksen jälkeen. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Pyydämme, että vastaus tähän tietopyyntöön toimitetaan kirjallisena ja siitä käyvät ilmi erityisesti seuraavat asiat: 1. Mitä ohjelmistoa tai ohjelmistokokonaisuutta suosittelette ratkaisuksi ja minkä vuoksi? 2. Onko ratkaisu saatavana paikallisena ja/tai pilvipalveluna? Jos pilvipalveluna, missä palvelua ajetaan ja missä data on tallennettuna fyysisesti? 3. Onko paikallinen vai pilvipalvelu mielestänne parempi ratkaisunne perusarkkitehtuuriksi ja minkä vuoksi? 4. Mihin järjestelmiin tai palveluihin ratkaisusta on jo olemassa oleva valmis liityntä (esim. Suomi.fi tai sähköinen allekirjoitus)? 5. Mitä valmiita rajapintoja ratkaisussa on mukautukseen ja mahdollisten muiden integraatioiden toteuttamiseen? 6. Miten ratkaisussanne on on otettu huomioon tietosuoja ja tietoturva? 7. Mikä on ehdottamanne ratkaisun budjetäärinen hinta ohjelmistojen ja toisaalta kehittämistyöpalveluiden osalta laskettuna esim. 5 vuodelle? (Jos ehdotatte useampaa ratkaisuvaihtoehtoa, esittäkää kunkin hinta erikseen sekä hintaan vaikuttavat olennaiset osatekijät.) 8. Minkälaisia referenssejä teillä on vastaavien ratkaisuiden toimittamisesta? 9. Onko ratkaisustanne olemassa demo-/testiympäristöä, johon voisi tutustua? Näiden tietojen lisäksi pyydämme vapaamuotoisia lisätietoja ratkaisustanne ja näkemyksiänne kokonaisuuden toteuttamisvaihtoehdoista liitteillä. Vastaukset pyydetään jättämään sähköisen Tarjouspalvelu-portaalin kautta. Vastausten yhteydessä pyydetään ilmoittamaan niiden mahdollisesti sisältämät liikesalaisuustiedot, jotka käsitellään luottamuksellisesti. Viranomaiselle toimitettujen tietojen ja asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621).