Museoviraston asiakirjojen digitointipalvelu
Museovirasto · Uusimaa
Perustiedot
- Tarjousten määräaika
- ke 25.10.2023 klo 12.00 (päättynyt)
- Hankkija
- Museovirasto, Y-tunnus 0292559-2
- Toteutuspaikka
- Uusimaa (FI1B1)
- Helsinki
- Hankintalaji
- Palvelu
- Menettely
- Kansallinen hankinta
- Ilmoituksen tyyppi
- Kansallinen hankintailmoitus
- Arvioitu kokonaisarvo
- Ei ilmoitettu
- Erät
- 6 erää
- Pääasiallinen CPV
- 79800000 Painatus ja siihen liittyvät palvelut
- Julkaistu
- 14.9.2023
Ilmoituksen teksti
Alkuperäinen teksti Hilmasta, muuttamattomanaHankintasopimuksen tavoitteena on Museoviraston ("Tilaaja") valikoitujen kortistojen, kokoelmakortistojen, luetteloiden ja irtolehtien sekä muun muassa piirustusten digitointi. Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen.
Aineistojen digitointiajankohdat sovitaan tarkemmin toimittajan ja tilaajan kesken. Vuoden 2023 aikana on tarkoitus aloittaa ainakin piirustusten digitointi. Lukumäärät ja tavoitteet täsmentyvät, kun tarjouskilpailu saadaan päätökseen.
Valitun toimittajan kanssa suoritetaan koe-erä aineistojen digitoinnista, jonka aikana täsmennetään aineistojen nimeäminen sekä muut digitointiprosessin yksityiskohdat.
Hankinta käsittää useita erilaisia aineistotyyppejä, joista pyydetään tarjous per digitoitu pinta.
Lisätietoja digitoitavasta aineistosta ja hankittavasta digitointipalvelusta löytyy asiakirjasta Hankinnan kohteen kuvaus (Liite 1).
PUITEJÄRJESTELY
Kilpailutuksen perusteella perustetaan puitejärjestely, johon hyväksytään enintään kaksi (2) toimittaa jokaiseen hankinnan osa-alueeseen. Mikäli hyväksyttäviä tarjouksia vastaanotetaan jollekin osa-alueelle yksi tai kaksi, valitsee Tilaaja tarjoajan/tarjoajat automaattisesti mukaan puitejärjestelyyn, mikäli kaikki Tilaajan tarjoajalle ja sen tarjoamille tuotteille ja palveluille asetetut vaatimukset täyttyvät.
Tarjoaja voi tehdä tarjouksen joko kaikkiin hankinnan osa-alueisiin tai vaihtoehtoisesti vain valitsemiinsa. Tarjouksen tulee kuitenkin kattaa vähintään kolme (3) eri osa-aluetta. Mikäli tarjoaja tarjoaa vähemmän kuin kolmea osa-aluetta, Tilaaja sulkee tarjoajan tarjouksen pois kilpailutuksesta.
Yksittäiset tilaukset puitejärjestelyn sisällä tehdään kilpailutuksen pisteytyksen perusteella määräytyvän rankingin mukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että Tilaaja tekee tilaukset ensisijaisesti jokaisen osa-alueen osalta siltä tarjoajalta, joka on saanut kilpailutuksessa kyseisessä osa-alueessa parhaat pisteet. Mikäli ensimmäiseksi sijoittunut tarjoaja on estynyt toimittamaan kyseessä olevaa tilausta, tekee Tilaaja tilauksen toiseksi sijoittuneelta tarjoajalta.
AINEISTOJEN KATSELMUS
Kilpailutukseen osallistujille tarjotaan mahdollisuus aineistojen katselmukseen ti 26.9.2023 klo 10:30-11:30 osoitteessa Sturenkatu 2 a, 00510 Helsinki. Katselmukseen osallistuminen ei ole pakollista, eikä se ole edellytys tarjouksen jättämiselle. Ilmoittautumiset katselmukseen tulee tehdä viimeistään 25.9.2023 sähköpostitse osoitteeseen tiina.levo@museovirasto.fi.
Erien kuvaukset
Erä 1
Hankinnan kohteena on Museoviraston paperipohjaisten aineistojen, kuten kortistojen, luetteloiden, irtolehtien ja piirustusten digitointi.
Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen. Hankinnan kohde sisältää myös erikoisaineistoja.
Aineisto tulee käsitellä Suomessa, niitä ei voi viedä Suomen ulkopuolelle eikä digitointia tai tiedostojen käsittelyä voi suorittaa ulkomailla. Aineisto on kansallisomaisuutta, eikä sitä voi siirtää ulkomaille.
Tarjoajan tulee antaa tarjous per aineistotyyppi. Tarjous pyydetään per digitoitu pinta.
Digitointimenetelmän valinta on tehtävä niin, etteivät alkuperäisaineistot vaurioidu digitointiprosessin aikana. Aineistojen järjestys tulee säilyä koko digitointiprosessin ajan ja ne tulee palauttaa samassa järjestyksessä. Aineistoihin tai niiden suojamateriaaleihin ei saa tehdä mitään merkintöjä. Aineistoja on käsiteltävä kuivin puhtain käsin, eikä aineistojen läheisyydessä saa syödä tai juoda taikka säilyttää elintarvikkeita. Aineistojen käsittelystä annetaan tarvittaessa aineistokohtaisia, tarkempia ohjeita (esim. aineistoa käsiteltäessä on käytettävä suojakäsineitä).
Erikoisaineistojen digitoinnissa tulee noudattaa voimassa olevia Kansallisarkiston määrityksiä arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021) (Liite 2). Ks. erikoisaineistojen määritelmä ko. dokumentista (esim. piirustukset, kartat ja sidokset, joissa sidosten tietosisältö esitetään aukeamittain).
Vaikka Museoviraston aineistojen digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen, tulee silti muiden kuin erikoisaineistojen digitoinnissa noudattaa Kansallisarkiston vaatimuksia hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019) (Liite 3).
KORTISTOT:
• Korttien koko ja kunto vaihtelevat
• Arvioitu lukumäärä 15-20 hyllymetriä
• Kortit voivat olla myös kaksipuoleisia
• Osaan korteista on liimattu mm. valokuvia ja piirroksia
• Kortit voivat olla kooltaan esim. n. 7,5 x 12,5 cm, 10 x 15 cm, 13 x 19,5 cm
Kortistot tallennetaan erillisiin tiedostoihin esim. aiheenmukaisissa kortistoissa aiheittain eriteltynä. Henkilökortistojen osalta tiedostot eritellään aakkosittain jaettuna (esim. Aa – Ar, jne.) nykyistä jakoa hyödyntäen. Esinekonservoinnin konservointikertomuskortisto on järjestetty esineiden inventaarionumeroiden mukaan.
Erä 2
Hankinnan kohteena on Museoviraston paperipohjaisten aineistojen, kuten kortistojen, luetteloiden, irtolehtien ja piirustusten digitointi.
Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen. Hankinnan kohde sisältää myös erikoisaineistoja.
Aineisto tulee käsitellä Suomessa, niitä ei voi viedä Suomen ulkopuolelle eikä digitointia tai tiedostojen käsittelyä voi suorittaa ulkomailla. Aineisto on kansallisomaisuutta, eikä sitä voi siirtää ulkomaille.
Tarjoajan tulee antaa tarjous per aineistotyyppi. Tarjous pyydetään per digitoitu pinta.
Digitointimenetelmän valinta on tehtävä niin, etteivät alkuperäisaineistot vaurioidu digitointiprosessin aikana. Aineistojen järjestys tulee säilyä koko digitointiprosessin ajan ja ne tulee palauttaa samassa järjestyksessä. Aineistoihin tai niiden suojamateriaaleihin ei saa tehdä mitään merkintöjä. Aineistoja on käsiteltävä kuivin puhtain käsin, eikä aineistojen läheisyydessä saa syödä tai juoda taikka säilyttää elintarvikkeita. Aineistojen käsittelystä annetaan tarvittaessa aineistokohtaisia, tarkempia ohjeita (esim. aineistoa käsiteltäessä on käytettävä suojakäsineitä).
Erikoisaineistojen digitoinnissa tulee noudattaa voimassa olevia Kansallisarkiston määrityksiä arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021) (Liite 2). Ks. erikoisaineistojen määritelmä ko. dokumentista (esim. piirustukset, kartat ja sidokset, joissa sidosten tietosisältö esitetään aukeamittain).
Vaikka Museoviraston aineistojen digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen, tulee silti muiden kuin erikoisaineistojen digitoinnissa noudattaa Kansallisarkiston vaatimuksia hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019) (Liite 3).
PIIRUSTUKSET, VAIHTELEVAN KOKOISET:
• Koko vaihtelee suuresti, maksimikoko yleensä noin 122 x 86 cm
• Arvioitu lukumäärä n. 5 000–10 000 kpl
• Mukana on sekä värillisiä että harmaasävyisiä piirustuksia
• Pieni osa aineistosta on säilytettynä rullalla
• Laatimistekniikat ja pohjamateriaalit vaihtelevat (esim. muovi, paperi, kuultopaperi)
• Osa aineistosta on haurasta. Aineiston käsittelyssä tulee noudattaa erityistä varovaisuutta
o Digitointimenetelmä tulee valita niin, ettei se vaurioita alkuperäisaineistoa
o Kaikki piirustukset eivät sovellu läpisyöttöskannaukseen niiden heikon kunnon vuoksi
• Tiedostonimenä käytetään piirustuksen numeroa, joka on merkitty jokaiseen luetteloituun piirustukseen. Signum voi olla esim. muotoa 91:3:427 tai 2000000181
Erä 3
Hankinnan kohteena on Museoviraston paperipohjaisten aineistojen, kuten kortistojen, luetteloiden, irtolehtien ja piirustusten digitointi.
Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen. Hankinnan kohde sisältää myös erikoisaineistoja.
Aineisto tulee käsitellä Suomessa, niitä ei voi viedä Suomen ulkopuolelle eikä digitointia tai tiedostojen käsittelyä voi suorittaa ulkomailla. Aineisto on kansallisomaisuutta, eikä sitä voi siirtää ulkomaille.
Tarjoajan tulee antaa tarjous per aineistotyyppi. Tarjous pyydetään per digitoitu pinta.
Digitointimenetelmän valinta on tehtävä niin, etteivät alkuperäisaineistot vaurioidu digitointiprosessin aikana. Aineistojen järjestys tulee säilyä koko digitointiprosessin ajan ja ne tulee palauttaa samassa järjestyksessä. Aineistoihin tai niiden suojamateriaaleihin ei saa tehdä mitään merkintöjä. Aineistoja on käsiteltävä kuivin puhtain käsin, eikä aineistojen läheisyydessä saa syödä tai juoda taikka säilyttää elintarvikkeita. Aineistojen käsittelystä annetaan tarvittaessa aineistokohtaisia, tarkempia ohjeita (esim. aineistoa käsiteltäessä on käytettävä suojakäsineitä).
Erikoisaineistojen digitoinnissa tulee noudattaa voimassa olevia Kansallisarkiston määrityksiä arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021) (Liite 2). Ks. erikoisaineistojen määritelmä ko. dokumentista (esim. piirustukset, kartat ja sidokset, joissa sidosten tietosisältö esitetään aukeamittain).
Vaikka Museoviraston aineistojen digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen, tulee silti muiden kuin erikoisaineistojen digitoinnissa noudattaa Kansallisarkiston vaatimuksia hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019) (Liite 3).
SUURIKOKOISET PIIRUSTUKSET:
• Suurikokoisia, esim. kokoa 200 x 120 cm
• Arkistossa tällä hetkellä noin 300 kpl
• Mukana on sekä värillisiä että harmaasävyisiä piirustuksia
• Laatimistekniikat ja pohjamateriaalit vaihtelevat (esim. muovi, paperi, kuultopaperi)
• Osa aineistosta on haurasta. Aineiston käsittelyssä tulee noudattaa erityistä varovaisuutta
o Digitointimenetelmä tulee valita niin, ettei se vaurioita alkuperäisaineistoa
o Kaikki piirustukset eivät sovellu läpisyöttöskannaukseen heikon kunnon ja/tai suuren koon vuoksi
• Tiedostonimenä käytetään piirustuksen numeroa, joka on merkitty jokaiseen luetteloituun piirustukseen. Signum voi olla esim. muotoa 91:3:427 tai 2000000181
Erä 4
Hankinnan kohteena on Museoviraston paperipohjaisten aineistojen, kuten kortistojen, luetteloiden, irtolehtien ja piirustusten digitointi.
Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen. Hankinnan kohde sisältää myös erikoisaineistoja.
Aineisto tulee käsitellä Suomessa, niitä ei voi viedä Suomen ulkopuolelle eikä digitointia tai tiedostojen käsittelyä voi suorittaa ulkomailla. Aineisto on kansallisomaisuutta, eikä sitä voi siirtää ulkomaille.
Tarjoajan tulee antaa tarjous per aineistotyyppi. Tarjous pyydetään per digitoitu pinta.
Digitointimenetelmän valinta on tehtävä niin, etteivät alkuperäisaineistot vaurioidu digitointiprosessin aikana. Aineistojen järjestys tulee säilyä koko digitointiprosessin ajan ja ne tulee palauttaa samassa järjestyksessä. Aineistoihin tai niiden suojamateriaaleihin ei saa tehdä mitään merkintöjä. Aineistoja on käsiteltävä kuivin puhtain käsin, eikä aineistojen läheisyydessä saa syödä tai juoda taikka säilyttää elintarvikkeita. Aineistojen käsittelystä annetaan tarvittaessa aineistokohtaisia, tarkempia ohjeita (esim. aineistoa käsiteltäessä on käytettävä suojakäsineitä).
Erikoisaineistojen digitoinnissa tulee noudattaa voimassa olevia Kansallisarkiston määrityksiä arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021) (Liite 2). Ks. erikoisaineistojen määritelmä ko. dokumentista (esim. piirustukset, kartat ja sidokset, joissa sidosten tietosisältö esitetään aukeamittain).
Vaikka Museoviraston aineistojen digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen, tulee silti muiden kuin erikoisaineistojen digitoinnissa noudattaa Kansallisarkiston vaatimuksia hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019) (Liite 3).
IRTOLEHDET (SITOMATTOMAT ASIAKIRJAT):
• Aineistojen koko vaihtelee n. A5-A3
• Arvioitu määrä n. 15-20 hyllymetriä
• Määrämuotoista aineistoa
• Sisältää myös piirustuksia ja karttoja (esim. arkeologian kenttäkartat)
• Materiaali pääosin paperia, osassa pohjamateriaalina muovi
Erä 5
Hankinnan kohteena on Museoviraston paperipohjaisten aineistojen, kuten kortistojen, luetteloiden, irtolehtien ja piirustusten digitointi.
Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen. Hankinnan kohde sisältää myös erikoisaineistoja.
Aineisto tulee käsitellä Suomessa, niitä ei voi viedä Suomen ulkopuolelle eikä digitointia tai tiedostojen käsittelyä voi suorittaa ulkomailla. Aineisto on kansallisomaisuutta, eikä sitä voi siirtää ulkomaille.
Tarjoajan tulee antaa tarjous per aineistotyyppi. Tarjous pyydetään per digitoitu pinta.
Digitointimenetelmän valinta on tehtävä niin, etteivät alkuperäisaineistot vaurioidu digitointiprosessin aikana. Aineistojen järjestys tulee säilyä koko digitointiprosessin ajan ja ne tulee palauttaa samassa järjestyksessä. Aineistoihin tai niiden suojamateriaaleihin ei saa tehdä mitään merkintöjä. Aineistoja on käsiteltävä kuivin puhtain käsin, eikä aineistojen läheisyydessä saa syödä tai juoda taikka säilyttää elintarvikkeita. Aineistojen käsittelystä annetaan tarvittaessa aineistokohtaisia, tarkempia ohjeita (esim. aineistoa käsiteltäessä on käytettävä suojakäsineitä).
Erikoisaineistojen digitoinnissa tulee noudattaa voimassa olevia Kansallisarkiston määrityksiä arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021) (Liite 2). Ks. erikoisaineistojen määritelmä ko. dokumentista (esim. piirustukset, kartat ja sidokset, joissa sidosten tietosisältö esitetään aukeamittain).
Vaikka Museoviraston aineistojen digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen, tulee silti muiden kuin erikoisaineistojen digitoinnissa noudattaa Kansallisarkiston vaatimuksia hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019) (Liite 3).
IRTOLEHDET (SITOMATTOMAT ASIAKIRJAT), VAIHTELEVAT KOOT:
• Erikokoisia aineistoja vaihtelevissa kokonaisuuksissa
• Arvioitu määrä n. 10 hyllymetriä
• Muun kokoiset sitomattomat irtolehdet ja asiakirjat, kuten kirjeet, käsin- ja konekirjoitetut muistiinpanot, laput, verifikaatit kokonaisuuksina
o Koko vaihtelee foliosta pieniin paperilappuihin
o Osa yksittäisiä sivuja ja osa konsepteja
o Osa hauraita, joten noudatettava varovaisuutta
o Osa pahvikansioissa, tai mapeissa, osa kirjekuoren tai muovitaskun sisällä
o Joukossa saattaa olla myös sidottuja nippuja
o Järjestetään tilaajan toimesta ennen digitointia
Erä 6
Hankinnan kohteena on Museoviraston paperipohjaisten aineistojen, kuten kortistojen, luetteloiden, irtolehtien ja piirustusten digitointi.
Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen. Hankinnan kohde sisältää myös erikoisaineistoja.
Aineisto tulee käsitellä Suomessa, niitä ei voi viedä Suomen ulkopuolelle eikä digitointia tai tiedostojen käsittelyä voi suorittaa ulkomailla. Aineisto on kansallisomaisuutta, eikä sitä voi siirtää ulkomaille.
Tarjoajan tulee antaa tarjous per aineistotyyppi. Tarjous pyydetään per digitoitu pinta.
Digitointimenetelmän valinta on tehtävä niin, etteivät alkuperäisaineistot vaurioidu digitointiprosessin aikana. Aineistojen järjestys tulee säilyä koko digitointiprosessin ajan ja ne tulee palauttaa samassa järjestyksessä. Aineistoihin tai niiden suojamateriaaleihin ei saa tehdä mitään merkintöjä. Aineistoja on käsiteltävä kuivin puhtain käsin, eikä aineistojen läheisyydessä saa syödä tai juoda taikka säilyttää elintarvikkeita. Aineistojen käsittelystä annetaan tarvittaessa aineistokohtaisia, tarkempia ohjeita (esim. aineistoa käsiteltäessä on käytettävä suojakäsineitä).
Erikoisaineistojen digitoinnissa tulee noudattaa voimassa olevia Kansallisarkiston määrityksiä arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021) (Liite 2). Ks. erikoisaineistojen määritelmä ko. dokumentista (esim. piirustukset, kartat ja sidokset, joissa sidosten tietosisältö esitetään aukeamittain).
Vaikka Museoviraston aineistojen digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen, tulee silti muiden kuin erikoisaineistojen digitoinnissa noudattaa Kansallisarkiston vaatimuksia hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019) (Liite 3).
SIDOTUT ASIAKIRJAT
• Koot yleensä A5-Folio
• Arvioitu hyllymetrimäärä n. 10-15 hyllymetriä
• Erilaiset luettelot ja diaarit
• Digitoidaan sidoksina yleensä aukeamittain
Erät
| Erä | Nimi | Ammattiala | Arvioitu arvo | CPV |
|---|---|---|---|---|
| 1 | – | – | – | 79800000 |
| 2 | – | – | – | 79800000 |
| 3 | – | – | – | 79800000 |
| 4 | – | – | – | 79800000 |
| 5 | – | – | – | 79800000 |
| 6 | – | – | – | 79800000 |
Hankinnan vaiheet
-
Hankintailmoitustämä ilmoitus
Tarjouspyyntö julkaistiin, määräaika 25.10.2023 klo 12.00.
-
TulevaJälki-ilmoitus
Ei vielä julkaistu.