OSALLISTUMISPYYNTÖ Työvoimanhallintajärjestelmä

Tämä on Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn, jonka tavoitteena on hankkia työvoimanhallintajärjestelmä (jatkossa myös "järjestelmä") SaaS-palveluna, jolla Monetra tarjoaa työvoimanhallintapalvelua järjestelmäpalveluna asiakkailleen. Monetra-konserni (jatkossa myös "tilaaja") hankkii järjestelmän itselleen ja käyttää sitä osana kokonaispalvelutuotantoaan. Hankinnassa on kyse Työvoimanhallintajärjestelmän toimituksesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai vaatimusmäärittelyä ei kyetä tekemään ilman neuvottelujen käymistä. Osallistumishakemuksen jättäjiä pyydetään huomioimaan, että hankinnan ilmoitettu kokonaisarvo on arvio eikä Tilaaja sitoudu tilaamaan palvelua em. summalla. Hankinnan kokonaisarvossa on pyritty ottamaan huomioon mahdollinen kasvava tarve tulevaisuudessa. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä, jossa tilaaja neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista (ml. vaatimusmäärittely) menettelyyn hyväksyttyjen tarjoajien kanssa. Neuvottelujen tavoitteena on täsmentää hankintasopimuksen ehdot siten, että tilaajan tavoitteet Työvoimanhallintajärjestelmälle täyttyvät mahdollisimman hyvin markkinoilla olevien valmisohjelmistojen avulla. Neuvottelujen avulla tarjoajille pyritään saamaan mahdollisimman hyvä ymmärrys tilaajan tarpeista sekä tilaajalle ymmärrys tarjoajien ratkaisuista ja näin saamaan mahdollisimman hyvä lopputulos järjestelmän hankintaan. Osallistujien valintaan liittyy pakollisia ehdokkaan kelpoisuuteen ja soveltuvuuteen liittyviä vaatimuksia, ml. referenssivaatimukset. Kaikki ehdokkaat, jotka täyttävät asetetut vaatimukset, valitaan mukaan neuvottelumenettelyyn. Neuvottelujen aluksi neuvottelumenettelyyn valituilta osallistujilta pyydetään alustavat tarjoukset vastaamalla alustavaan tarjouspyyntöön. Neuvottelumenettelyn aikana tarjouspyyntöä / hankintasopimuksen ehtoja tarkennetaan ja neuvotteluiden päätteeksi osallistujat saavat lopullisen tarjouspyynnön vastattavakseen. Kiinnostuneet ehdokkaat (jatkossa myös ”tarjoajat”) voivat lähettää osallistumishakemuksen, jolla pyytävät saada osallistua hankintamenettelyyn. Ehdokkaan soveltuvuus- ja kelpoisuus ehdot kerrottu mm. Osallistumispyynnön kohdassa Muut ehdot.

Hankinnan kohteena on työvoimanhallinnan SaaS-palveluna hankittava kokonaisratkaisu, jolla voidaan tuottaa työvoimanhallinnan kokonaisuutta sisältäen työajanhallinnan ja työvuorosuunnittelun. Lisätietoja hankinnan kohteesta on osallistumispyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Hankintasopimus tehdään kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa. Hankintasopimuksessa sovitaan käyttöönottoprojektista ja jatkuvista palveluista. Aikataulullisesti kilpailutuksen tavoitteena on solmia hankintasopimus valitun toimittajan kanssa vuoden 2024 Q1 aikana, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen. Käyttöönottoaikataulu tullaan suunnittelemaan vaiheittaiseksi eri käyttäjäorganisaatioiden mukaan. Tarkempi aikataulu ja vaiheistus sovitaan valitun toimittajan kanssa. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia Työvoimanhallintajärjestelmä kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja jotta niiden hallittavuus on helppoa ja käytännöllistä. Hankinnan tavoitteena on yhdistää eri järjestelmissä tapahtuva työvoimanhallinta samaan käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen.

SANASTO JA KÄSITTEET Tilaaja - on Monetra -konserni Loppuasiakas - on Monetra -konsernin asiakas, jolle Monetra tuottaa palveluita Jatkuva palvelu - on Toimittajan vastuulla olevat Työvoimanhallintajärjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut Työvoimanhallintajärjestelmä - on järjestelmä, jolla Monetra tuottaa palveluita itselleen ja loppuasiakkailleen Käyttöönottoprojekti - on sopimuksen mukainen toimitusprojekti, jossa Työvoimanhallintajärjestelmä toteutetaan ja otetaan Tilaajan käyttöön pidemmän aikavälin kehittämis- ja ylläpitotavoitteiden mukaisesti Hankintasopimus - sopimuskokonaisuus, johon kuuluu puitesopimus (sopimusjuridinen termi, ei hankintajuridinen), palvelusopimus ja toimitussopimus Puitesopimus - sopimus, jossa sovitaan sopimuskokonaisuuden yleisistä ehdoista Palvelusopimus - tehdään toimittajan kanssa jatkuvasta järjestelmään liittyvästä palvelusta Toimitussopimus - on järjestelmän käytttöönotosta tehtävä sopimus