Sustainable Travel Finland (STF) -ohjelman matkailuyritysten ja matkailualueiden STF-merkkien hakemusten käsittely

Tämä hankinta on Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen perustamisesta annettuun asetukseen (2021/241) liittyvästä elpymis- ja palautumistukivälineestä (Recovery and Resilience Facility, RRF) rahoitettava RRF-hankinta, johon sovelletaan komission ei merkittävää haittaa -periaatetta (Do No Significant Harm, DNSH). Hankinnan kohteena on Visit Finlandin Sustainable Travel Finland (STF) -ohjelman matkailuyritysten ja matkailualueiden eli destinaatioiden STF-merkkien hakemusten tarkistaminen ja myöntäminen. Maksuton Sustainable Travel Finland -ohjelma tarjoaa yrityksille ja destinaatioille kestävän matkailun kehittämisen työkalupakin, jonka avulla kestävien toimenpiteiden ja valintojen omaksuminen alueen tai yrityksen arkeen helpottuu. Ohjelman läpikäyneille, kriteerit täyttäville yrityksille ja destinaatiolle myönnetään Sustainable Travel Finland -merkki, jolla viestitään kansainvälisille matkailijoille kestävästä toiminnasta. Sustainable Travel Finland -merkin saaneet yritykset ja alueet saavat käyttöönsä jatkuvan kehittämisen mallin, matkailun kestävään kehitykseen liittyvää uusinta tietoa sekä markkinointitukea ja lisänäkyvyyttä Visit Finlandin kanavissa. STF-ohjelman kriteerit, joiden perusteella hakemukset tarkastetaan, löytyvät Visit Finlandin verkkosivuilta: https://www.visitfinland.fi/liiketoiminnan-kehittaminen/vastuullinen-matkailu/sustainable-travel-finland Valittu palveluntarjoaja saa kirjallisen ohjeistuksen hakemusten tarkistamista varten. STF-merkkiä haetaan ja hakemukset tarkistetaan STF Hubissa, joka on ohjelman läpikäymistä varten rakennettu onlinealusta. Valittu palveluntarjoaja saa tunnukset STF Hubiin. Visit Finland ei ole sertifioiva taho, mutta hakemusten tarkistaminen vastaa online-auditointia. Hakemusten käsittely vie yhteensä aikaa noin 2–4 htp/kk, ja eri kuukausien hakemusmäärät voivat vaihdella paljonkin. Hakemusten käsittely jakautuu pitkin kuukautta hakemusten saapumisen mukaan, joten toimijan tulee seurata hakemusten määrää säännöllisesti. Hakemusten käsittelyn tavoiteaika on viisi (5) arkipäivää hakemuksen saapumisesta. Tällä hetkellä suurin osa hakemuksista tulee suomeksi. Myös englanninkielisiä ja ruotsinkielisiä hakemuksia tarkastetaan. Hakemusten tarkistaminen sisältää hakemuksen sisällön arvioimista, yrityksiin ja destinaatioihin yhteydenpitoa lisäkysymysten muodossa, hakemusten hylkäämistä ja hyväksymistä. STF-merkki on voimassa määräajan, joten käsiteltävät hakemukset ovat sekä täysin uusia hakemuksia että uusintahakemuksia. Hakemuksen tärkein kohta on kehittämissuunnitelma, jossa yritys/destinaatio kuvaa kestävän matkailun kehittämisen nykytilaansa ja jatkokehityksen toimenpiteitä ekologisen, sosiokulttuurisen ja taloudellisen kestävyyden näkökulmasta. Kun hakemus hyväksytään, tarkistaja kirjoittaa yrityksen/destinaation STF-hakemuksen hyväksymisviestiin kannustavan, muutaman lauseen palautekommentin STF-hakemuksen perusteella. Kun hakemus hylätään eli lähetetään yritykselle/destinaatiolle takaisin täydennettäväksi, kirjoittaa tarkistaja hylkäysviestiin selkeän palautteen, mitä hakemuksessa tulee korjata tai täydentää. Palveluntarjoaja tekee Visit Finlandille koonnin STF-merkin saaneista yrityksistä ja destinaatioista. Koontiin kerätään yrityksen nimi, www-osoite, perustiedot ja yhdestä kolmeen (1-3) lausetta yrityksen vastuullisuustyöstä. Hankinnan mukainen työ sisältää lisäksi STF-ohjelmaan liittyvää yritysten ja destinaatioiden teknistä neuvomista hakemusten sisällön suhteen. Visit Finlandin ja valitun palveluntarjoajan rooliin ei kuitenkaan kuulu konsultoida yrityksiä ja destinaatioita STF-ohjelman sisältöön liittyvää neuvontaa enempää. Valittu palveluntarjoaja hoitaa yhteydenpidon STF-merkin hakijoihin sähköpostitse. Palveluntarjoaja saa tätä varten käyttöönsä Business Finlandin sähköpostiosoitteen (palveluntarjoaja allekirjoittaa salassapitosopimuksen).

KYSYMYKSET JA VASTAUKSET (myös erillisenä liitetiedostona) Tarjouspyynnöstä oli mahdollisuus kysyä lisätietoja to 7.9.2023 klo 16:00 asti vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus@businessfinland.fi. Alla yhteenveto kysymyksistä ja niihin vastaukset. 1. Valittu palveluntarjoaja ei saa käsitellä STF-merkin hakemuksia sellaisilta yrityksiltä ja destinaatioilta, joita hän on henkilökohtaisesti konsultoinut: a) Kuinka pitkältä ajalta jääviyttä tarkastellaan? Miten konsultointi määritellään tässä tarjouspyynnössä? (Jos henkilö on työskennellyt esim. alueen Visit organisaatiossa, hanketyössä aluekehittäjällä, luetaanko nämä alueen konsultaatioksi?) b) Lasketaanko tähän myös muiden aiheiden konsultointi, kuin kestävän matkailun konsultointi? Kuinka pitkältä ajalta taaksepäin konsultoinnit otetaan huomioon? c) Onko kielto konsultin yritystä koskeva, vai konsulttia henkilökohtaisesti koskeva? V: a) Konsultointi tarkoittaa sitä, että on auttanut ja neuvonut STF-merkkiä hakevaa yritystä tai destinaatiota hakemuksen tekemisessä konkreettisesti. Esimerkiksi tehnyt osan kehityssuunnitelman kirjoitustyöstä, ohjannut hakijan vastuullisuustyötä ja -toimenpiteitä, tehnyt indikaattoriraportointia tai hiilijalanjälkilaskentaa. Jääviyden suhteen ei katsota aikaa, vaan tapauskohtaisesti niitä hakemuksia, joita tarkistaja on mahdollisesti konsultoinut ja omalla työllään edistänyt. Palveluntarjoaja ei ole jäävi, mikäli hän on työntekijänä työskennellyt visit-organisaatiossa, hanketyössä tms. STF-ohjelman yleinen kouluttaminen on sallittua, mutta jos konsultoi yksittäisiä hakemuksia henkilökohtaisesti, niin silloin jääviys tulee kysymykseen. b) Ei lasketa muiden aiheiden konsultointia. Konsultoinnilla ei ole aikakestoa, vaan se liittyy hakemuksiin tapauskohtaisesti. c) Kielto koskee konsulttia henkilökohtaisesti. 2. Voiko konsultti tehdä tarjouksen samalle asiakkaalle liittyen eri työhön, vaikka olisikin käsittelemässä STF-hakemusta samaan aikaan? V: Kyllä, kunhan työ ei ole ristiriidassa tämän hankinnan ehtojen/vaatimusten kanssa. 3. Voiko konsultti tarjota hyväksymilleen asiakkaille kehittämistä samassa aihepiirissä sopimuksen voimassaoloaikana, mutta merkin hyväksymisen jälkeen? V: Kyllä, mutta tulee ottaa huomioon se, että STF-merkki uusitaan noin 1-3 vuoden välein. Eli mikäli palveluntarjoaja on konsultoinut yritystä tai destinaatiota STF-hakemuksen tekemisessä myös ensimmäisen STF-merkin myöntämisen jälkeen, voi hän olla jäävi tarkistamaan jatkohakemusta. 4. Voiko hakemusten käsittelijä toimia sopimusaikana myös STF-yhteensopivien sertifikaattien auditoijana? V: Kyllä, mutta palveluntarjoajan on käsiteltävä hakemukset neutraalisti ilman, että suosii auditoimiaan sertifikaatteja. Hänen tulee ottaa huomioon vain STF-merkkiin liittyvä dokumentaatio. Muiden sertifikaattien auditoinneissa esille tulleita asioita ei saa ottaa huomioon, ellei niitä ole mainittu STF-merkin hakemuksessa. 5. Kahden vuoden työkokemus matkailualalta: Mikä tulkitaan matkailualan työkokemukseksi? Onko esim. kaupanalan kokemus tai matkailuopetus matkailualan kokemusta? V: Mikäli kaupalla tarkoitetaan vähittäiskauppaa, niin sitä ei katsota matkailualan kokemukseksi. Matkailuopetus (eli on itse toiminut opettajana/kouluttajana) tulkitaan työkokemukseksi. 6. Kielitaito: miten kielitaito halutaan todennettavan, riittääkö oma arvio? V: Oma arvio on riittävä, mutta viralliset kielikoe tms. todenteet voi liittää mukaan. 7. Voiko varahenkilöitä nimetä kaksi? V: Kyllä, tarjouspyynnön vaatimuksia korjataan siten, että päävastuulliselle asiantuntijalle on sallittua nimetä 1–2 varahenkilöä. Tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että päävastuullisella henkilöllä ja tämän 1–2 varahenkilöllä tulee kaikilla olla erikseen tarjouspyynnössä vaaditut vähimmäisvaatimukset. Tiimin maksimikoko on 3 henkilöä (päävastuullinen ja 1-2 varahenkilöä). 8. Mikä on arvioitu/tällä hetkellä yhden hakemuksen keskimääräinen käsittelyaika (mm. sisältäen teknisen neuvonnan, lisäkysymykset, suullisen ja/tai kirjallisen yhteydenpidon hakijan kanssa)? Tarjouspyynnöstä saa käsityksen, että yhden hakemuksen käsittelyaika on keskimäärin noin 0,5h, mikäli arvioitu kuukausittainen työmäärä on 2-4 htp ja arvioitu hakemusten määrä 30-60kpl/kk. V: Käsittelyaika vaihtelee paljon. Mikäli kaikki liitteet ovat kunnossa ja hakemus menee läpi, niin käsittelyaika on keskimäärin 15-30 min. Mikäli hakemukseen tarvitaan lisätietoja ja yhteydenpitoa, voi käsittelyn kesto olla huomattavasti pidempi, mutta jakautua useammalle päivälle riippuen, milloin asiakkaan saa kiinni, tarvittavat lisätiedot on toimitettu sekä hakemus täydennetty. Tarjouspyynnössä on esitetty arvio käsittelyajoista. 9.Kysymys: Onko teknisiin kysymyksiin tarkoitus vastata vain sähköpostilla, vai tuleeko olla tavoitettavissa myös puhelimitse? V: Kyllä, tulee olla tavoitettavissa myös puhelimitse. Pääosa kysymyksistä yleensä tulee sähköpostilla, mutta joskus asiat on helpompi käsitellä puhelimitse. 10. Onko sähköpostiin vastaamiselle tavoiteaikaa (esim. viimeistään seuraavana arkipäivänä)? V: Tästä voidaan sopia valitun palveluntarjoajan kanssa, mutta pääsääntöisesti tavoiteaika on 1-2 arkipäivää. 11. Onko hakemusten käsittelyn tavoiteaika (5 arkipäivää) sama myös keskikesällä (heinäkuu)? V: Kesälomakausi ja joulun aika ovat hakemusten käsittelyn suhteen poikkeuksia. Viive voi olla pidempi ja tarkempi tavoiteajan pidennys on sovittavissa palveluntarjoajan kanssa. Toive on, että päävastuullinen asiantuntija ja varahenkilö pystyvät sopimaan lomansa ja poissaolonsa niin, että eivät ole pitkiä aikoja pois yhtä aikaa edes lomakausien aikana. 12. Mille ajalle hankinta tehdään? V: Tarjouspyynnössä (erillinen liite) kohdassa "7 Sopimuskausi" on mainittu: Hankinta toteutetaan arviolta ajalla 1.10.2023-31.12.2024.