Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä sekä sähköinen arkisto (järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna)

Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjouksia SÄHKE2-suosituksen, lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja arkistolain (831/1994) sekä sitä täydentävien arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkiston) määräysten vaatimukset täyttävän asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston (myöhemmin järjestelmäkokonaisuus) toimittamisesta SaaS -palveluna (Software as a Service) tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan lähtökohtana on käyttöpalveluna toimitettava, kaikilta osin tuotantokäytössä oleva valmisjärjestelmäkokonaisuus. Hankintasopimus tehdään yhden, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan (toimittaja) kanssa. Osa-tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita.

Hankinta koostuu kahdesta vaiheesta, ”avaimet käteen” -periaatteella toimitettavan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojektista sekä järjestelmäkokonaisuuden SaaS -palvelun tuotantokäytöstä. Siirtyminen käyttöönottoprojektista tuotantokäyttöön tapahtuu tilaajan kirjallisesti hyväksyttyä käyttöönottoprojektin. KORJAUKSET Hankinta-asiakirjoihin tehty seuraava muutos 15.8.2023: Sähköisen arkiston lisäpalvelintilan (500 Gt) hinnoittelukohdassa korjattu kirjoitusvirhe yksiköihin liittyen. Hankinta-asiakirjoihin tehty seuraavat muutokset 6.9.2023: Hankinta-asiakirjoista tehtyjen lisäkysymysten perusteella korjattu sähköisellä tarjouslomakkeella oleviin teknisiin määritelmiin liittyviä pieniä virheitä, joiden korjaaminen ei aiheuta olennaista muutosta hankintaan.

Tarjouskilpailuasiakirjoja muutetaan.