Ulkopuolisten leiripaikkojen hankinta vuosina 2023-2024 ja mahdolliset optiovuodet 2025 ja 2026 puitejärjestely

Haemme leiripaikkoja Espoon seurakuntien leireille 120 km säteellä Espoon keskuksesta.

Espoossa on kuusi seurakuntaa: Espoonlahden seurakunta, Espoon tuomiokirkkoseurakunta, Leppävaaran seurakunta, Olarin seurakunta, Tapiolan seurakunta ja Esbo svenska församling. Espoon seurakunnat muodostavat Espoon seurakuntayhtymän (jäljempänä myös ESRKY). ESRKY:n virasto hoitaa yhdessä sovittuja toimintoja, kuten seurakuntien virastopalveluja, taloutta ja kiinteistöjä. Hankintayksikkö on Espoon seurakuntayhtymä, jota edustaa kiinteistöpalvelut. Hankinnan kohteena ovat ESRKY:n ulkopuolisten leiripaikkojen palveluhankinnat puitesopimussopimusajalle 2.5.2023-31.12.2024. Optiomahdollisuus ajalle 1.1.- 31.12.2025. Hintojen tarkistus mahdollisuus yhteisten neuvottelujen perusteella viimeistään 30.8.2024. Toisen optiokauden 1.1.2026-31.12.2026 neuvottelut käydään viimeistään 30.8.2025. Molemmilla osapuolilla on optiomahdollisuus. Espoon seurakunnat järjestävät kyseisenä aikana noin 20–35 viikonloppuleiriä ulkopuolisissa leiripaikoissa. Hankittavat leirit sijoittuvat pääasiassa viikonloppuihin, joitakin leirejä voi olla myös arkisin. Leirejä pidetään Suomessa, rauhallisessa ja viihtyisässä leiriympäristössä enintään 120 km päässä Espoon keskuksesta (Kirkkokatu 1). Leirikeskusyhdyshenkilöt ja palveluesimies ovat määritelleet laatukriteerit leiripaikkojen hankinnalle. Espoon seurakuntien leirit huomioivat kestävät valinnat leirien toteutuksessa; esimerkiksi vastuullisuus, kulutuksen maltillisuus ja kierrätys sekä mahdollisuus kasvisruokaan. Hankintayksikkö tekee puitejärjestelyyn valittavien toimijoiden kanssa hankintasopimuksen (puitejärjestely). Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista seurakuntien edustaja voi tarkastaa kohteen soveltuvuuden leiripaikaksi. Tarkastuksen lopputulos voi vaikuttaa sopimuksen syntymiseen ja puitejärjestelykumppanuuteen. 2 Espoon seurakuntayhtymä hankkii puitejärjestelykumppaneilta tarvitsemansa ulkopuoliset leiripaikat tarvitsemilleen viikonlopuille ja tarvittaessa muille ajoille. Ulkoisten leiripaikkojen määrä on 20–35 kpl sopimuskaudella. Yleensä viikonloppuleirit pidetään ESRKY:n omissa leirikeskuksissa, mutta tänä vuonna ja tulevina vuosina on tulossa remontteja, jotka aiheuttavat käyttökatkoksia ja osa omista leirikeskuksista ei ole koko aikaisesti käytössä. Tämän vuoksi tulee tarve kilpailuttaa ja hankkia ulkopuolisia leiripaikkoja. ESRKY:n omien leirikeskusten kapasiteetti on käytettävä aina ensisijaisesti suhteessa ulkopuolelta hankittavaan kapasiteettiin. ESRKY voi hankkia osan ulkopuolisista leiripaikoista eritysperusteilla yksittäisten leirien osalta suorahankintana ja/tai puitejärjestelyin. Yleisesti tavoitteina ovat lainsäädännön; lakien, määräysten, asetusten, ohjeiden sekä standardien ja hyvän majoitustavan mukainen lopputulos sekä kulloinkin voimassa olevat Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa JYSE-ehdot, huhtikuu 2022. Tavoitteena on saada luotettavia ja laadullisesti sopivia puitesopimuskumppaneita ulkoisten leiripalveluiden tuottajiksi. Puitejärjestelyyn valitaan toimittajia tarvittava määrä.