Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta 2023-2024, optio 1 +1

Lohjan kaupunki pyytää tarjousta varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna, jonka tulee sisältää toiminnanohjausjärjestelmän toimitus, ylläpito ja kehittäminen. Tarve on varhaiskasvatuksen kokonaisjärjestelmälle, joilla voi sujuvasti ja tehokkaasti hoitaa Lohjan kaupungin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausta. Perusopetuksessa ja lukioissa on jo olemassa toimiva oppilashallintajärjestelmä, johon tämä nyt hankittavan toiminnanohjausjärjestelmän toivotaan integroituvan. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää toimiva hakuprosessi ja sijoituspäätösten teko sekä hoitoaikojen varaaminen ja varhaiskasvatuslaskutus. Lisäksi tarvitaan läsnäoloseuranta, pedagogisten asiakirjojen rakentaminen kunnan omien tarpeiden mukaan, monipuoliset viestintätoiminnot sekä rajapintaintegraatioiden mahdollisuus. Toimittajan on esitettävä tarjouksen liitteenä vaiheistettu projektisuunnitelma, joka sisältää alustavat suunnitelmat konversiosta, koulutuksesta sekä käyttöönotosta. Järjestelmän käyttöönottoprosessin tulisi olla käynnistynyt 1.8.2023 mennessä. Huom! RACI-matriisi käydään läpi yhdessä voittaneen tarjoajan kanssa sopimusneuvotteluissa ja sitä täydennetään yhteisen näkemyksen perusteella. Liitetään osaksi sopimusta.

Lohjan kaupunki pyytää tarjousta varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää toimiva hakuprosessi ja sijoituspäätösten teko sekä hoitoaikojen varaaminen ja varhaiskasvatuslaskutus. Lisäksi tarvitaan läsnäoloseuranta, pedagogisten asiakirjojen rakentaminen kunnan omien tarpeiden mukaan, monipuoliset viestintätoiminnot sekä rajapintaintegraatioiden mahdollisuus. Sujuvat VARDA- ja KOSKI-siirrot ovat osa toimivaa järjestelmää, kuten myös yhteydet tulorekisteriin, KELAan ja Väestörekisteriin. Vardan ja Kosken vaatimien korjausten tekemisen on oltava mahdollisimman yksinkertaista ja hyvin ohjeistettua järjestelmätoimittajan toimesta. Erilaisten raporttien ja analytiikan saaminen toiminnanohjausjärjestelmästä on oltava sujuvaa toiminnan arvioinnin ja päätöksenteon tueksi. Valmiiden sekä muokattavien raporttien lisäksi käyttäjien on pystyttävä hakemaan ja tulostamaan haluttuja tietoja järjestelmästä. Palvelusetelien käsittelyn on sisällyttävä järjestelmään. Keskeisiltä toiminnoilta edellytetään sujuvuutta ja helppokäyttöisyyttä sekä mobiilivalmiutta. Haemme yksinkertaisia ja selkeitä prosesseja nykyaikaisella ilmeellä ja teknologialla. Toiminnoissa tulee huomioida huoltajien osallisuus ja vuorovaikutus. Käyttö on vaivatonta ja laiteriippumatonta. Toiminnot ovat helposti ylläpitäjän hallittavissa ja ohjelmistojen päivitykset ovat automatisoitu. Järjestelmältä ja palveluntarjoajalta odotetaan asiakkaiden tarpeiden huomioimista sekä vahvaa yhteiskehittämistä asiakkaiden kanssa. Tukipalveluiden on oltava toimivia ja helposti saavutettavia. Lohjan kaupungilla varhaiskasvatuksen toimintamuotoja ovat yksityinen ja kunnallinen päiväkoti- ja perhepäivähoito, vuorohoito sekä avoin varhaiskasvatus. Päiväkoteja on 21 ja perhepäivähoitajia reilut 20. Lisäksi Lohjalla on yksityisiä päiväkoteja sekä yksityisiä perhepäivähoitajia. Varhaiskasvatuksen asiakkaita on tällä hetkellä yhteensä noin 2000 (sis. esiopetuksen ja yksityisen varhaiskasvatuksen). Henkilöstöä on yhteensä 427 htv. Yhtenäisellä toiminnanohjausjärjestelmällä lisätään perusopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa olevien lasten tasavertaisuutta. Hankinnan tavoitteena on vahvistaa lapsen kasvuun ja kehitykseen liittyvää tiedonsiirtoa ja laatua. Toimittajan on annettava palvelun kk-hinta, joka sisältää kaikki tuotantokäytön aikaiset kustannukset. Toimittajan on sitouduttava tarjouksen mukaiseen hintaan. Palvelunjärjestäjän on toimitettava lakisääteisiin muutoksiin liittyvät tiedostot ilman lisäkuluja (esim. hallintopäätökset). AIKATAULU Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti. Järjestelmän käyttöönottoprosessin tulisi olla käynnistynyt 1.8.2023 mennessä. Toimittajan on esitettävä tarjouksen liitteenä vaiheistettu projektisuunnitelma, joka sisältää alustavat suunnitelmat konversiosta, koulutuksesta sekä käyttöönotosta. VASTUUNJAKO Toimittaja vastaa hankittavan järjestelmän toteuttamisesta ja sen ylläpidosta koko sopimuskauden ajan. Toimittaja vastaa siitä, että ohjelmisto toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla. Toimittaja vastaa tarpeellisten käyttöohjeiden laatimisesta ja koulutusten järjestämisestä tilaajan kanssa erikseen sovitulla tavalla (koulutussuunnitelma). Mahdollista lisäkoulutusta 12 kk:n aikana toteutetaan erillisinä tilauksina tarjouksessa annetulla päivä- tai tuntihinnalla. Koulutusten ja käyttöohjeiden perusteella järjestelmän käyttäjien on pystyttävä käyttämään järjestelmää itsenäisesti, kukin oman roolinsa mukaan.