Olosuhdeseurantajärjestelmä sekä olosuhde- ja energianohjauspalvelu

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne olosuhdeseurantajärjestelmästä sekä olosuhde- ja energianohjauspalvelusta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Tarjoajan tulee tarjousta tehdessään huomioida se, että tilaaja ei sitoudu ostamaan järjestelmää eikä palvelua kaikkiin kiinteistöihin (kohteisiin). Tilaaja mahdollisesti aloittaa pienellä määrällä kiinteistöjä ja mikäli hinta on kilpailukykyinen sekä järjestelmä ja palvelu on toimiva, saatetaan kiinteistöjen määrää kasvattaa vähitellen. Hankintayksikkö korostaa, että tavoitteena on pitkä sopimuskausi ja että palveluntuottajan omalla toiminnalla on ratkaiseva merkitys siinä, kuinka kauan sopimuskausi kestää. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu neljän vuoden yhteenlaskettu arvonlisäveroton arvo on noin 200 000 euroa. Hankinnan ennakoitu arvo ei sido hankintayksikköä. Näin ollen lopullinen arvo voi olla pienempi tai suurempi. Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle. HUOM! Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajille korostetaan, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä. Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

HANKINNAN TAVOITTEET Hankittava järjestelmä ja palvelu tulee Hämeenlinnan kaupungin kaupunkirakennetoimialaan kuuluvan tilapalveluiden käyttöön. Tavoitteena on hankkia reaaliaikainen mittausjärjestelmä sisäolosuhteiden jatkuvatoimista seurantaa varten, jonka antaman tiedon perusteella voidaan reagoida sisäilman olosuhdepoikkeamiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja optimoida kiinteistöteknisten järjestelmien toimintaa sisäilmaolosuhteita heikentämättä. Tavoitteena on saavuttaa terveydellistä ja taloudellista hyötyä. Ihannetapauksessa kiinteistötekniset järjestelmät toimivat energiatehokkaasti sekä sisäilman ja kiinteistöteknisten järjestelmien puutteet voidaan havaita järjestelmän avulla ennen kuin ongelmia alkaa ilmetä. Järjestelmän ja palvelun lisäksi on mahdollista tarjota optiopalveluita ja -tuotteita. Tavoitteena on kehittää kiinteistöjen älykästä ohjausta aktiivisesti. Lisäksi kiinteistöissä on merkittävä lisäanturointitarve ennen kuin ne voidaan liittää tilattavan järjestelmän ja palvelun piiriin. Tilaaja korostaa, että optiona olevia palveluita ja tuotteita pyritään hyödyntämään mahdollisimman laajasti, mikäli ne ovat kustannuksiltaan järkeviä.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinta muodostaa yhden tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden. Hankintayksikölle on tärkeää, että yksi taho vastaa kokonaisuudesta hankintayksikön suuntaan.