Tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun: Viestintä- ja markkinointipalveluiden strateginen kumppanuus ja bränditoimistopalvelut - Joensuun kaupunkikonserni

Joensuun kaupunkikonserniin kuuluvat tahot (Business Joensuu Oy, Karelia AMK, Puhas Oy, Itä-Suomen liikuntaopisto, Joensuun Kodit Oy, Opiskelija-asunnot Oy Joensuun Elli, Joensuun satama Oy, Joensuun Pysäköinti Oy ja Joensuun Yrityskiinteistöt Oy) tulevat kilpailuttamaan uuden sopimuksen myöhemmin tarkentuvista viestintä- ja markkinointipalveluiden strategisen kumppanuuden ja bränditoimistopalvelujen palveluista. Tavoitteena on, että uusi sopimuskausi alkaa 1.1.2024. Palvelut sisältävät konsernistrategian tai konserniyhtiöiden strategioihin pohjautuvien tavoitteiden mukaista viestinnän ja markkinoinnin suunnittelua ja toteuttamista sekä yhtenäisen brändin ja alabrändien kehittämistä. Palveluissa on kyse uusien kokonaisuuksien suunnittelusta, mutta myös jo toteutettujen brändien ja visuaalisten ilmeiden soveltamisesta sekä eteenpäin kehittämisestä. Viestintä- ja markkinointimateriaaleja ja -toimenpiteitä, kampanjoita ja tapahtumanäkyvyyttä suunnitellaan koko konsernin tarpeisiin tai Joensuun kaupungin tai konserniyhtiöiden tarpeisiin huomioiden toimijoiden (erityisesti Business Joensuu Oy ja Karelia Ammattikorkeakoulu Oy) omat brändit ja erityispiirteet. Viestintä- ja markkinointipalveluiden strategisen kumppanuuden ja bränditoimistopalvelujen palvelukokonaisuus täsmentyy myöhemmin, mutta alustavasti strategisia/bränditason palveluja voisivat olla mm.: • Viestinnän strateginen suunnittelu ja toteutus (esimerkiksi strateginen viestintä, palveluviestintä, vaikuttajaviestintä, muutosviestintä, brändien ja visuaalisten uudistusten suunnittelua, soveltamista, jatkokehittämistä) • Markkinoinnin strateginen suunnittelu ja toteutus (esimerkiksi palvelumarkkinointi, matkailumarkkinointi, aluemarkkinointi ja yritysmarkkinointi) • Kampanjoiden suunnittelu ja toteutus (rahalliselta panokseltaan ja/tai näkyvyydeltään merkittävien kampanjoiden suunnittelua) • Yhteiskampanjoiden suunnittelu ja toteutus (mukana useita toimijoita, esim. "Joensuun seutu") • Tilaajatahojen hallinnoimien hankkeiden tarvitsema viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu ja toteutus • Optiona kriisiviestinnän suunnittelu ja toteutus; suunnittelua, valmennusta kriisiviestinnän tilanteisiin ja tarvittaessa konsultointia mahd. kriisiviestintätilanteissa. Suunnitteluissa ja toteutuksissa tulee huomioida yhä enenevissä määrin myös kansainvälinen ulottuvuus ja kohderyhmät. Joensuun kaupunkikonsernin osalta ns. toiminnallisen tason markkinointiviestinnän palvelut on kilpailutettu erikseen ja niistä on voimassa oleva sopimus "386749 Markkinointiviestinnän palvelut Joensuun seutu 2022 - 2024". Tämän tietopyynnön tarkoituksena on tiedottaa markkinoita tulevasta kilpailutuksesta, kartoittaa markkinoiden tilannetta, mahdollistaa kommenttien ja ehdotusten esittäminen tulevasta hankinnasta sekä saada hankintaa koskevaa tietoa, jotta varsinainen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä täydennetään osaamista tarjouspyynnön laadintaan. Kommentteja ja toteutusehdotuksia voi esittää määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin välityksellä kohdassa "Kysymykset ja vastaukset" 23.8.2023 klo 15:30 mennessä tai kohdassa "Tietopyynnön vastauksen lähetys" 23.8.2023 klo 15:30 mennessä lataamalla palveluun erillinen liitedokumentti. Mikäli palveluun ladataan erillinen liite, tulee painaa myös kohdasta "Lähetä vastaus tietopyyntöön". Tietopyyntö toimii myös avoimena kutsuna alan toimijoille markkinavuoropuhelutilaisuuteen, joka pidetään 22.8.2023 klo 9.00 – 10.00 Teamsin välityksellä. Tilaisuuteen tulee ilmoittautua 21.8.2022 klo 12:00 mennessä osoitteeseen hankinta@jns.fi, jotta ehdimme välittää kaikille Teams-linkin. TERVETULOA LINJOILLE! Markkinavuoropuhelutilaisuudessa esitellään tulevan hankinnan tarkoitus ja tavoitteet sekä yleisesti hankintaprosessi aikatauluineen. Lisäksi tilaajatahot esittäytyvät lyhyesti. Tilaisuudessa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja ehdotuksia. Asioita, joihin toivotaan kommentteja/ehdotuksia niin tietopyyntöön vastaamalla kuin itse tilaisuudessa ovat mm. seuraavia: - Hankintamenettely; avoin tarjouspyyntö vai neuvottelumenettely? - Tarjoajien näkemyksiä valintaperusteisiin (hinta/laatu, ml. pisteiden jakautuminen) - Tarjoajien mahdolliset aiemmat hyvät/huonot kokemukset vastaavasta kilpailutusprosessista tai sopimuskaudesta? - Riittävä referenssivaatimustaso? - Palvelujen ehdotettu sisältö? Alustava kilpailutuksen aikataulu (ei sitova, voi muuttua): 1. Markkinavuoropuhelutilaisuus 22.8.2023. Tietopyyntö avoinna 23.8.2023 saakka. 2. Tarjouspyyntö/osallistumishakemus julkaistaan Hilmaan syyskuussa 2023. Tarjousaikaa väh. 30 päivää. 3. Riippuen hankintamenettelystä, loka-marraskuussa käydään mahd. neuvottelut tai pyydetään suoraan tarjoukset 3. Hankintapäätös marras-joulukuussa 2023. 4. Kun hankinta on lainvoimainen, allekirjoitetaan sopimukset. Sopimukset pitäisi olla voimassa tammikuun alussa 2024. 5. Uusi sopimuskausi alkaa 1.1.2024 (tavoite). Tähän kansallisen ilmoituksen muodossa tehtyyn tietopyyntöön ei siis voi jättää tarjousta, ainoastaan esittää kommentteja. Esitettyihin kommentteihin ei vastata. Tietopyyntö ei velvoita Pohjois-Karjalan hankintatoimea toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla, aikataululla tai tietopyyntöön mahdollisesti saatavien kommenttien mukaisesti. Myöskään hankinnassa mukana olevien tahojen lopulliseen määrään ei vielä sitouduta.