Mainos- ja viestintätoimistopalvelut
TeeSe Botnia Oy Ab · Pohjanmaa
Perustiedot
- Tarjousten määräaika
- ti 22.8.2023 klo 12.00 (päättynyt)
- Hankkija
- TeeSe Botnia Oy Ab, Y-tunnus 2859365-3
- Toteutuspaikka
- Pohjanmaa (FI19A)
- Hankintalaji
- Palvelu
- Menettely
- EU-hankinta
- Ilmoituksen tyyppi
- Hankintailmoitus
- Arvioitu kokonaisarvo
- Ei ilmoitettu
- Erät
- 7 erää
- Pääasiallinen CPV
- 79000000 Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus
- Julkaistu
- 30.6.2023
- Korjausilmoitus
Ilmoituksen teksti
Alkuperäinen teksti Hilmasta, muuttamattomanaTeeSe Botnia Oy Ab pyytää tarjouksia mainos- ja viestintätoimistopalveluista TeeSe Botnia Oy:n ja sen omistajayhteisöjen tarpeisiin puitejärjestelyn muodostamiseksi osa-alueittain valittujen palveluntuottajien kanssa jäljempänä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla.
Hankinnan kohteena olevat palvelut on jaettu seitsemään (7) osa-alueeseen:
1. Strategiset mainostoimistopalvelut (strateginen kumppani)
2. Kokonaisvaltaiset mainostoimistopalvelut
3. Graafinen suunnittelu
4. Videotuotanto
5. Digimarkkinointi
6. Valokuvaus
7. Ääni-identiteetti
Osa-alueittain valitaan 2-3 palveluntuottajaa tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti.
TeeSen omistajayhteisöistä Vaasan kaupunki on sitoutunut tähän kilpailutukseen etukäteen. Vaasan kaupunki on muotoillut kilpailutuksen tavoitteensa seuraavasti: "Suomi on täynnä vaatimattomia kaupunkeja, mutta Vaasa ei ole yksi niistä. Meillä hyvä elämä on sitä, että asetamme tavoitteet korkealle ja olemme ylpeitä itsestämme. Olemme Pohjolan energiapääkaupunki ja tarjoamme kotisataman maailman parhaiten toimivalle energiaklusterille. Maailman pelastajan asenteella ja ennakkoluulottomalla yhteistyöllä synnyttämme innovaatioita, joiden avulla ratkaistaan globaaleja haasteita. Tähän tarvitaan sekä hullun rohkeutta että vakaasti jalat maassa seisovaa määrätietoista ja intohimoista tekemistä.
Viestimme sekä asukkaille että maailmalle on, että Vaasassa on helppo olla onnellinen. Onnellisuus kumpuaa kaupungin strategiasta ja on ohjenuora kaikelle tekemisellemme. Niin myös tavallemme työskennellä ja tehdä yhteistyötä. Avoin kommunikointi sekä ennakkoluuloton ja kannustava ilmapiiri saavat asiat usein sujumaan kuin Strömsössä (joka muuten on Vaasassa). Samat ohjenuorat toimivat myös silloin, kun matkaan välillä tulee odottamattomia mutkia.
Yksin emme kaikkeen pysty, joten tarvitsemme rinnallemme kumppaneita, jotka jakavat kanssamme saman intohimoisen asenteen ja yhdessä tekemisen mallin. Kilpailutuksella haemme yhteistyöverkostoa, joka pystyy mukautumaan monimuotoisiin ja alati muuttuviin tarpeisiimme viestinnän ja markkinoinnin kentällä.
Olemme jakaneet tarjouspyynnön eri osa-alueisiin ja haemme verkostoomme monen alan osaajia ja erilaisia yhteistyökumppaneita."
Tavoitteellinen sopimuskauden alkamisajankohta on 18.9.2023.
Muutoksen kuvaus
Tarjousaikaa pidennetään kilpailuolosuhteiden mahdollistamiseksi.
Erien kuvaukset
Erä 1
Osa-alueen 1 hankinnan kohteena ovat strategiset mainostoimistopalvelut.
Strategiset mainostoimistopalvelut tarkoittaa palveluja, jotka kohdistuvat seuraaviin palveluihin tai vastaaviin:
• Tilaajan (etukäteen kilpailutukseen on sitoutunut Vaasan kaupunki) markkinoinnin ja viestinnän strategisena kumppanina toimiminen
• Vuositason suunnitteluun osallistuminen yhdessä tilaajan toimijoiden kanssa
Kilpailutuksen tavoitteena on löytää hankintaan etukäteen sitoutuneille tahoille kumppani strategiseen ja kokonaisvaltaiseen markkinoinnin ja viestinnän suunnitteluun. Kumppanin tehtävä on suunnitella yhdessä tilaajan kanssa markkinoinnin isot suuntaviivat tuleville vuosille niin, että tilaajan strategiset tavoitteet saavutettaisiin.
Kumppanin odotetaan tarjoavan ulkopuolista näkemystä markkinoinnin kokonaisbudjetin käyttöön ja allokointiin sekä viestintäkärkien määrittämiseen markkinoinnin systemaattisuuden varmistamiseksi. Kumppanilta odotetaan kokonaisnäkemystä ja laajaa mahdollisuuksien tunnistamista markkinoinnin käytettävissä olevista keinoista sekä ymmärrystä siitä, kuinka kokonaisbudjetti käytetään parhaalla hinta-laatu –suhteella.
Konkretian tasolla yhteistyö tarkoittaa säännöllisiä tapaamisia ja workshop- muotoisia tilaisuuksia 1-2 kertaa vuodessa.
Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia vaatimuksia.
Markkinoinnin strategisen suunnittelun tulee olla linjassa tilaajan strategian kanssa.
Osa-alueeseen valittavalta palveluntuottajalta voidaan hankkia myös kaikkiin muihin tarjouspyynnön osa-alueisiin kuuluvia palveluita.
Puitejärjestelyn toimintamalli on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa.
Erä 2
Osa-alue 2 kokonaisvaltaiset mainostoimistopalvelut tarkoittaa palveluja, jotka kohdistuvat seuraaviin palveluihin tai vastaaviin:
• Kokonaisvaltaisten kampanjoiden suunnittelu ja toteutus (toteutusten sisältäessä painettuja ja digitaalisia toteutuksia)
• Yksittäisten mainoskampanjoiden suunnittelu ja toteutus kaikkien tarvittavien materiaalien osalta (painetut, digi- ja videomateriaalit)
• Tapahtumien, projektien tai hankkeiden markkinoinnin suunnittelu ja toteutus
• Mainoskampanjoiden hallinta markkinointikanavissa
• Kampanjoiden tulosten raportointi ja analysointi
Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia vaatimuksia.
Palvelujen suunnittelun ja toteutuksen tulee vastata tilaajan visuaalista ohjeistoa, brändikäsikirjaa ja viestintäohjelmaa.
Osa-alueeseen valittavalta palveluntuottajalta voidaan hankkia myös kaikkiin muihin tarjouspyynnön osa-alueisiin kuuluvia palveluita. Puitejärjestelyn toimintamalli on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa.
Erä 3
Osa-alue 3 Graafinen suunnittelu tarkoittaa palveluja, jotka kohdistuvat alla lueteltuihin palveluihin tai vastaaviin:
• yksittäisten painotuotteiden suunnittelu ja taitto
• Digitaalisten aineistojen suunnittelu ja aineistoversioiden tuotanto (esim. someaineistoja, word-/powerpoint-pohjat, infograafit)
Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia vaatimuksia. Graafisen suunnittelun ja toteutuksen tulee vastata tilaajan visuaalista ohjeistoa ja ohjeistusta.
Puitejärjestelyn toimintamalli on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa.
Erä 4
Osa-alue 4 Videotuotanto tarkoittaa palveluja, jotka kohdistuvat seuraaviin palveluihin tai vastaaviin:
• Ilmakuvaus
• Esittelyvideot
• Tapahtumakuvaus
• Somevideot (TikTok, Reels)
• Motion graphics (esim. 2D -muodossa olevaa tiedon visualisointia - infografiikkaa)
• Mainosvideot
Toimeksiannot / tilaukset sisältävät videosisältöjä tilaajan tarpeen mukaisesti.
Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia vaatimuksia. Videotuotannon tulee vastata tilaajan visuaalista ohjeistoa.
Puitejärjestelyn toimintamalli on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa.
Erä 5
Kategoria 5 Digimarkkinointi tarkoittaa palveluja, jotka kohdistuvat seuraaviin palveluihin tai vastaaviin:
- Digimediastrategiat
- kaikki digitaalisen mainonnan mediasuunnitelmat, kanavakohtainen ostaminen ja optimointi, sekä tulosten analysointi.
- Digimarkkinoinnin kehittämiseen liittyvän datan tarjoaminen
Toimeksiannot toteutetaan joko kampanjakohtaisesti tai ”jatkuvan mainonnan” periaatteen mukaan palveluntuottajan tilaamalla tavalla. Kanavat (esimerkiksi Digitaalinen ulkomainonta, Displaymainonta, Video- ja suoratoistopalveluiden mainonta, Somemainonta, Hakusanamainonta, Liikkuvan median digimainonta)
Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia vaatimuksia.
Puitejärjestelyn toimintamalli on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa.
Erä 6
Osa-alue 4 Valokuvaus tarkoittaa palveluja, jotka kohdistuvat seuraaviin palveluihin tai vastaaviin:
- Monipuoliset valokuvauspalvelut: kuvia käytetään uutiskuvina, somejulkaisuissa, erilaisissa markkinointi- ja viestintäjulkaisuissa. Tilaaja ostaa kuville täydet oikeudet, mutta kuvaajan nimi mainitaan niissä julkaisuissa, joissa se on mahdollista, esim. kun kuva liitetään mediatiedotteeseen.
Tilaajien kuvauskohteet voivat olla monenlaisia. Vaasan kaupungin kuvauskohteita ovat tapahtumat Vaasassa ja lähiseudulla, Vaasan kaupungin palvelut, maisemat (dronekuvausmahdollisuus tarvitaan), nähtävyydet, ihmiset. Tapahtuma- ja uutiskuvauksissa kuvaajaa voidaan tarvita joskus muutaman päivän varoitusajalla. Puitesopimus tehdään kolmen (3) kuvaajan kanssa kiireellisten kuvaustilausten takia. Brändikuvaukset eivät kuulu tähän osa-alueeseen, mutta liitteenä (liite 2) oleva kuvakonsepti antaa kokonaiskuvaa visuaalisesta identiteetistä.
Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia vaatimuksia.
Puitejärjestelyn toimintamalli on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa.
Erä 7
Osa-alue 7 Ääni-identiteetti tarkoittaa palveluja, jotka kohdistuvat seuraaviin palveluihin tai vastaaviin:
1) Ääni-identiteetin toteuttaminen tilaajalle (kilpailutukseen etukäteen sitoutunut Vaasan kaupunki, projektille pyydetään hintaa erikseen)
Vaasan kaupungilla, Visit Vaasalla, Vaasan seutuviestinnällä ja Energy Vaasalla on yhteinen brändi, visuaalinen ohjeisto ja yhteinen bränditarina. Vahvalle brändille halutaan myös ääni-identiteetti. Kaupungin pääkohderyhmiä ovat omat asukkaat ja vetovoiman kannalta pääkohderyhmänä milleniaalit, joita houkutellaan muuttamaan töihin Vaasan seudulle. Visit Vaasan kohderyhmänä ovat matkailijat Suomessa ja kansainvälisesti, Energy Vaasa on kokoava markkinointibrändi alueen ainutlaatuisesta energiateknologian keskittymästä, jonka tavoitteena on tehdä tunnetuksi alueen energiaosaamista ja houkutella osaajia alueelle.
Seuraavan kokonaispaketin toteuttaminen:
- laulettu n. 1,5min Vaasa – mainoskappale (sis. Säv . San. Sov . ) sekä jingle
- mainoskappaleesta myös instrumentaaliversiot, kaksi eri sovitusta
- audiobrandbook tai lisätty osa tilaajan brändikäsikirjaan
- kappaleesta sovitettu ääniLOGO , tarvittavat leikkausversiot
- pysyvät käyttöoikeudet kaikissa medioissa
Ääni-identiteetin luomisessa osallistetaan vaasalaisia, koska on tärkeää, että he kokevat luodun ääni-identiteetin omakseen ja heille on annettu mahdollisuus vaikuttaa. Osallistaminen mahdollisesti kahdessa vaiheessa -vähintään projektin alussa ja mahdollisesti toisen kerran vielä siinä vaiheessa, kun on 2-3 vaihtoehtoa josta valita.
Projekti toteutetaan kilpailutuksessa valittujen palveluntuottajien kanssa.
2) Ääni-identiteetin jatkuva kehittäminen
Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia vaatimuksia. Ääni-identiteetin tulee sopia Vaasan kaupungin, Visit Vaasan, Vasekin seutuviestinnän ja Energy Vaasan yhteiseen brändiin ja ilmentää brändiin liitettyjä ominaisuuksia ja elementtejä. Kehittäminen kohdistuu ensisijaisesti tilaajalle toteutettavaan ääni-identiteettiin.
Puitejärjestelyn toimintamalli on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa.
Erät
| Erä | Nimi | Ammattiala | Arvioitu arvo | CPV |
|---|---|---|---|---|
| 1 | – | – | – | 79340000 |
| 2 | – | – | – | 79340000 |
| 3 | – | – | – | 79340000 |
| 4 | – | – | – | 79340000 |
| 5 | – | – | – | 79340000 |
| 6 | – | – | – | 79340000 |
| 7 | – | – | – | 79340000 |
Hankinnan vaiheet
-
–Hankintailmoitus
Aiempi versio. Sen tiedot eivät ole Urakkahaussa.
-
Muutosilmoitustämä ilmoitus
Korjausilmoitus.
-
TulevaJälki-ilmoitus
Ei vielä julkaistu.