Dokumenttienhallintajärjestelmä Donnan ja arkistojärjestelmä Aitta-arkiston välisen migraatiotyön suorahankinta

Tampereen kaupungin ja Fujitsu Services Oy:n välillä on 22.3.2006 solmittu sopimus Donna-dokumenttienhallintajärjestelmästä ja siihen liittyvistä määrittely- ja toteutus- sekä ylläpito- ja tukipalveluista (Dno KKA:6104 /16/2005). Tampereen kaupunki on 21.10.2021 julkaistulla hankintailmoituksella kilpailuttanut digitaalisen arkistojärjestelmän hankinnan (dno TRE:8884/02.07.01/2021). Aitta-arkistojärjestelmän käyttöönotto edellyttää tällä hetkellä vielä vastaavassa käytössä olevan Fujitsu Services Oy:n toimittaman dokumenttienhallintajärjestelmän sisältämän kaupungin aineiston siirtämistä uuteen järjestelmään. Hankintaa ei voida kilpailuttaa ainoan mahdollisen toimittajan suojattujen immateriaalioikeuksien vuoksi. Hankinta tullaan toteuttamaan Triplan Oy:n kanssa.

Triplan Oy on 20.3.2023 antanut tarjouksen tarvittavasta migraatiotyöstä. Asia- ja asiakirjamassan tarjouksen antopäivän mukaisen työmäärän purkutyön arvonlisäveroton enimmäishinta on 250 000 euroa. Lisäksi tarjouksesta aiheutuu tarjouksen antopäivän jälkeen syntyvien asia- ja asiakirjamassojen purkutyötä, jota tilataan joko arvonlisäverottomana tuntityönä 4 tuntia á 100 euroa tai ajokertahintana 400 euroa per ajo. Siirtovalmistelun ja siirron arvonlisäveroton yksikköhinta on 0,5 tuntia 100 euroa tai 50 euroa per ajo. Tarjous täyttää hankintayksikön vaatimukset ja on hinnoiltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Palvelun laatu on hankintayksikön tiedossa ja hintataso noudattelee yleistä markkinahintaa. Tilaaja on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:n edellyttämät tiedot ennen suorahankintapäätöksen tekemistä. Triplan Oy kuuluu Vastuugroup.fi -palveluun. Hankinnasta julkaistaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 131 § 2 momentin mukainen suorahankintailmoitus HILMA-​tietokannan kautta. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta Hilma-tietokannan kautta Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 260 000 euroa. Hankinnasta tehdään määräaikainen sopimus 31.12.2024 saakka.