Jamk - Tietovarastopohjainen raportointi tiedolla johtamisen tueksi

Jamkin tavoite on siirtyä kohti reaaliaikaisempaa tiedolla johtamisen mallia, missä Jamkin eri toimijoille on jatkuvasti tarjolla oikeellisia ja tarpeenmukaisia raportteja. Raporttien ajantasaisuus helpottavat toimintojen seurantaa ja tukevat ennakoivaa päätöksentekoa. Tavoitteena on kerätä sovituista tietojärjestelmistä dataa keskitettyyn tietovarastoon ja käyttää sitä raportoinnissa. Luodut raportit päivittyvät automaattisesti ja niiden tuottama tieto on oikeellista. Nimetyt käyttäjät pystyvät tekemään ja muokkaamaan mittareita ja raportteja itse. Jatkossa on myös mahdollista lisätä uusia tietolähteitä yhdessä sovitulla mallilla ja tähän on olemassa yhdessä laadittu ohjeistus, miten tietolähteiden lisääminen voidaan viedä onnistuneesti läpi.

Jyväskylän ammattikorkeakoulu pyytää tarjousta kumppanuudesta rakentamaan raportointipohjaista tiedolla johtamisen ratkaisua. Haemme yhtä puitesopimuskumppania auttamaan Jamkia tietovaraston rakentamisessa sekä raportoinnin toteuttamisessa. Työ sisältää suunnittelun ja tukemisen lisäksi myös toteutustehtäviä. Lisäksi puitejärjesteltyyn kuuluu toteutettavalle kokonaisuudelle tarvittava ylläpitopalvelu. Työ koostuu kolmesta kokonaisuudesta, jotka ovat 1) Microsoftin Power BI –ympäristön ja platformin konfigurointi Jamkin omaan Azure-pilviympäristöön, 2) tietovaraston suunnittelu ja toteutus ja 3) tietomallityö ja sovittujen raporttitoteutusten rakentaminen. Työ toteutetaan yhteistyössä hankintayksikön kanssa. Konkreettisena tuotoksena syntyy Jamkin Azure-pilviympäristöön keskitetty tietovarasto, jossa sijaitsee toimittajan kanssa hankinnan aikana sovittujen ja määriteltyjen tietojärjestelmien data. Toisena tuotoksena syntyy yhdessä sovittujen tietomallien päälle rakennettu Microsoft Power BI -raportointiratkaisu, jossa sovitut raportit ovat saatavilla, oikeellisia ja automaattisesti päivittyviä niiltä osin kuin mahdollista. Työhön liittyy olennaisena ylläpito. Ylläpidon tulee pitää sisällään muun muassa palvelunhallinta, tukiportaali, sekä tarvittaessa tietovaraston pilviympäristön tietoturva ja valvonta. Puitesopimusjärjestelyn aikana toteutetaan yhdessä sovitut mittarit ja raportit. Tekeminen suunnitellaan ja aikataulutetaan yhdessä, huomoioiden Jamkin vuosikellon ja käytettävissä olevat henkilöresurssit. Valittavalla toimittajalla on kokonaisvastuu tiedolla johtamisen raportointijärjestelmän toimittamisesta ja ylläpidosta sopimuskauden aikana. Toimitus sisältää mm. jo olemassa olevien raporttien toteutusta uudessa ympäristössä, uusien raporttien luomista käyttäen yhdessä sovittuja mittareita, palvelun teknisen toteuttamisen Microsoft Power BI -ohjelmistolla. Valittu toimittaja vastaa myös tarkoituksen mukaisen testiympäristön ja mahdollisesti tarvittavan erillisen kehitysympäristön perustamisesta ja järjestelmän asentamisesta. Lisäksi toimittajalta edellytetään tukea järjestelmän käyttöönottoon liittyvissä tehtävissä, kuten pääkäyttäjien kouluttamisessa. Hankintaan sisältyy myös ylläpitoon liittyvä tukipalvelu tarkemmin yhdessä sovittavilla palvelukanavilla ja palveluajoilla. Toteutus tulee toteuttaa ja dokumentoida siten, että sen ylläpito ja jatkokehitys ei ole toimittajariippuvaista. Dokumentointi tehdään yhteisesti sovitulla tavalla. Dokumentaation kielenä on suomi. Teknisen dokumentaation osalta hyväksytään myös englanninkielinen dokumentaatio. Raportointia on jo tehty talous- ja HR-dataan perustuen. HRn käyttämä järjestelmä on Personec F. Talouden järjestelmistä keskeisin on kirjanpidon tapahtumatiedot sisältävä Wintime. Tämän lisäksi talouspalvelut hyödyntävät mm. seuraavia järjestelmiä: budjetointi Clausion, poistot Kasperi, matkustus M2, projektit Repotronic. Lisäksi esimerkiksi Jamkin organisaatiohierarkia ja tilikartta on kuvattu erillisissä tiedostoissa. Ensimmäisenä mukaan ollaan ottamassa talous- ja HR-raportointia. Näiden jälkeen on suunnitelmissa käsitellä opiskelija- ja opintotietojärjestelmä Peppiin liittyvää raportointia. Käytössä oleviin tietojärjestelmiin ja prioriteetteihin saattaa tulla muutoksia.

Lisätty hankintasopimusluonnos tarjouspyynnölle