Tapahtumahallintajärjestelmä

Hankinnan kohteena on tapahtumahallintajärjestelmä tuki- ja ylläpitopalveluineen. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tämän tarjouspyynnön liitteillä. Tarjottavan palvelun tulee täyttää kaikki tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut vaatimukset, jotta sen voidaan katsoa olevan tarjouspyynnön mukainen.

Tapahtumahallintajärjestelmä on maaseutuverkostoyksikön perustyöväline koulutusten ja verkostotapahtumien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Maaseutuverkostoyksikössä työskentelee noin 10 henkilöä, jotka järjestävät erilaisia tapahtumia maa-, ja metsätalouden ja maaseudun kehittämisen parissa työskenteleville sidosryhmille (tutkijat, kehittäjät, yrittäjät, viljelijät, neuvojat sekä hallinnon asiantuntijat). Tapahtumajärjestelyissä tehdään myös usein yhteistyötä toisen tai usean organisaation kanssa. Vuosittain tapahtumia järjestetään satoja ja niiden osallistujamäärä voi vaihdella muutamasta kymmenestä jopa tuhansiin. Näin ollen tapahtumien suunnittelussa, hallinnassa ja toteuttamisessa tavoitellaan mahdollisimman monipuolista tapahtumahallintajärjestelmää, joka tarjoaa kattavasti eri ominaisuuksia. Tällöin vältetään tietojen kirjaamista useaan paikkaan sekä manuaalista työtä, kun tietoja siirretään järjestelmästä toiseen. Hankittavan järjestelmän avulla: - otetaan vastaan ilmoittautumisia tapahtumiin - hallinnoidaan osallistumistietoja ja pidetään yhteyttä ilmoittautuneisiin, - kerätään, analysoidaan ja raportoidaan palautetta - tilastoidaan osallistujatietoja - tapahtumien aikana aktivoidaan osallistujia, välitetään materiaaleja ja viestitään osallistujille sekä mahdollistetaan verkostoituminen tapahtuma-alustalla.

Hankinnasta tehdään toistaiseksi voimassaoleva sopimus.