Kutsu markkinavuoropuheluun: Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmä

Markkinavuoropuhelun käynnistäminen Tämän asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan kutsu markkinavuoropuheluun. Itä-Uudenmaan hyvinvointialue käynnistää tällä ilmoituksella asiakastietojärjestelmän markkinavuoropuhelun, jonka tavoitteena on kerätä markkinoilla toimivien yritysten näkemyksiä asiakastietojärjestelmien toiminnallisuuksista ja toimitusmallista. Itä-Uusimaan hyvinvointialue käynnistää varsinaisen hankinnan myöhemmin tänä vuonna. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on kartoittaa toimittajamarkkinaa, kuulla potentiaalisilta tarjoajilta heidän tarjoamiensa ratkaisujen hyödyntämisen mahdollisuuksista sekä viestiä Tilaajan suunnitelmista liittyen käynnistettävään kilpailutukseen. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytyksenä tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuhelu ei velvoita Itä-Uudenmaan hyvinvointialuetta toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Markkinavuoropuhelu ei sido kumpaakaan osapuolta. Päätökset etenemistavasta ja mahdollisen tarjouskilpailun järjestämisestä tehdään julkisia hankintoja koskevien menettelyjen ja määräysten mukaisesti markkinavuoropuhelun jälkeen. Tausta ja hankinnan tavoitteet Itä-Uudenmaan hyvinvointialue valmistautuu kilpailuttamaan käyttöönsä hyvinvointialueen yhteisen, sosiaalihuollon lainsäädännön vaatimukset täyttävän, asiakastieto- ja kotihoidon järjestelmäratkaisun. Itä-Uusimaan hyvinvointialue on noin 100 000 asukkaan hyvinvointialue, jolla on noin 2500 työntekijää. Tulevalla asiakastieto- ja kotihoidon ratkaisulla on yhteensä noin 900 käyttäjää. Itä-Uusimaan nykyinen sosiaalihuollon järjestelmäkenttä on hajanainen. Alueella on tällä hetkellä useita eri asiakastietojärjestelmiä ja kotihoidon ratkaisuja, jotka ovat siirtyneet hyvinvointialueeseen yhdistyneiltä kunnilta. Nämä järjestelmät halutaan konsolidoitavan uudella kokonaisratkaisulla. Itä-Uusimaa on strategiassaan määritellyt tulevien vuosien painopisteiksi sosiaalipalveluiden laadun ja saatavuuden, palveluiden integroitavuuden sekä vaikuttavuuden. Strategiassa nostetuiksi menestystekijöiksi on asiakastietojärjestelmän näkökulmasta nostettu erityisesti palvelukanavien monipuolisuus. Järjestelmän tulee tukea esimerkiksi työntekijän näkökulmasta liikkuvaa, paikkariippumatonta työtä sekä eri päätelaitteiden, kuten mobiililaitteen käyttöä. Asiakastietojärjestelmän halutaan tukevan palveluiden integroitavuutta mahdollistamalla esimerkiksi asiointialustan integroinnin osaksi ratkaisukokonaisuutta sekä tarpeiden mukaisen integroinnin osaksi muita järjestelmäkokonaisuuksia ja palvelupolkuja tulevina vuosina. Kustannuskehityksen ja vaikuttavuuden näkökulmasta asiakastietojärjestelmän toivotaan tukevan vaikuttavuuden johtamista tarjoamalla dataa ja raportointikyvykkyyksiä niin operatiiviseen raportointiin kuin johdon raportoinnin tarpeisiin. Asiakastietojärjestelmä Uuden asiakastietojärjestelmäratkaisun tavoitteena on alueen sosiaalihuollon palvelutehtävien toiminnallisien kokonaisuuksien kattaminen ja yhdistäminen saman järjestelmän alle. Toiminnallisuuksien tulee sisältään sosiaalihuollon lainsäädännön mukainen asioiden käsittelyprosessi ja regulaatioiden mukainen rakenteinen asiakirjan hallinta. Hankinnan kohteena olevan järjestelmän tulee tukea kaikkia lakisääteisiä sosiaalihuollon palvelutehtäviä. Asiakastietojärjestelmän tulee myös kyetä sosiaalihuollon lainsäädännön mukaisiin tukimaksatuksiin, laskutuksiin ja tilastointiin. Toisena merkittävänä kokonaisuutena hankinnassa on kotihoidon kokonaisuus, joka halutaan osaksi hankintakokonaisuutta. Järjestelmän tulisi sisältää kotihoidon kirjaukset ja toiminnanohjauksen. Uusi asiakastietojärjestelmäratkaisun tavoitteena on, että uusi asiakastietojärjestelmä on hyvinvointialueen osalta otettu tuotantokäyttöön 1.9.2024 mennessä, jolloin astuu voimaan asiakastietolain mukainen velvoite liittyä valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttäjäksi sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston osalta. Käyttöönottoprojekti tullaan suunnittelemaan ja vaiheistamaan valitun asiakastietojärjestelmän toimittajan kanssa niin, että käyttöönotot alkavat vuoden 2024 alussa. Vuoropuhelun tavoitteet ja toteutustapa Tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa: - Hankinnan yksityiskohtien selvittäminen, tarvittavat lähtötiedot ja tarjouslaskennan tietovaatimukset - Potentiaalisen toimittajamarkkinan kartoittaminen ja viestiminen hyvinvointialueen tarpeista markkinalle. Tavoitteiden saavuttamiseksi toimittajilta toivotaan aktiivista osallistumista vuoropuheluun. Itä-Uudenmaan hyvinvointialue järjestää kiinnostuneille toimittajille infotilaisuuden teamsin välityksellä 6.6.2023 klo 13-14. Infotilaisuudessa esitellään hyvinvointialue, hankinnan kohde, markkinavuoropuhelun kulku ja hankinnan aikataulu. Tilaisuudessa toimittajat voivat myös esittää kysymyksiä hankintaan liittyen. Voitte esittää kiinnostuksenne infotilaisuuteen kontaktoimalla hankinnan projektipäällikköä Juho Poutamo (Juho.poutamo@nhg.fi). Toisessa vaiheessa järjestetään valikoitujen toimittajien kanssa toimittajakohtaiset markkinavuoropuhelut, joissa toimittajien toivotaan esittelevän ratkaisuaan Itä-Uusimaan henkilöstölle. Markkinavuoropuhelun kesto on kaksi tuntia. Yhteyshenkilölle ilmoittautumisen lisäksi osallistumisesta kiinnostuneiden yritysten ei tarvitse erikseen jättää sähköistä osallistumisilmoitusta tarjouspalvelussa tai Hilma-järjestelmässä.