Asiakirjahallinnon tukipalvelut

Hankinnan kohteena on kokonaispalvelu, joka sisältää Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin kirjaamopalveluihin sisältyvän saapuvan ja lähtevän postin käsittelyn ja digitoinnin sekä erikseen nimetyt kirjaamopalvelua avustavat asiakirjahallinnan tehtävät, jotka toteutetaan viraston tiloissa käyttäen viraston hallussa olevia työvälineitä, menetelmiä sekä järjestelmiä. Palvelukokonaisuus on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1: Palvelun kohteen kuvaus. Tavoitteena on laadukas ja ammattitaitoinen palvelu, joka edistää Traficomin toiminnan ja palvelujen sähköisyyttä sekä avustaa kirjaamopalvelua toteuttamaan vaatimustenmukaisuuden sovittujen ja ennalta määritettyjen tehtävien suorittamisella vaaditussa ajassa.

Hankinnan kohteena on kokonaispalvelu, jossa tuotetaan Tilaajalle kirjaamopalvelua tukevaa asiakirjahallinnon palvelua. Palveluun sisältyy käyttöönottovaiheessa ainakin Kirjaamoon osoitetun saapuvan ja lähtevän postin käsittely ja digitointi ja asiakirjojen verkkolevylle vienti, erikseen määritettyjen Tilaajan tehtävien rekisteröinti asianhallintajärjestelmiin sekä tietopyynnöissä avustaminen toimeksiannosta Tilaajan arkistotiloista. Palvelun aikana Tilaajan toiminnan muuttuessa palveluun voi kuulua muutakin asiakirjahallinnan vastuualueelle kuuluvia tehtäviä. Palvelut otetaan käyttöön Tilaajan järjestämällä perehdytysjaksolla, joka aloitetaan heti sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Perehdytys jaksolla toteutetaan muun muassa: - perehdytys Tilaajan toimintaan - perehdytys tehtäviin prosessien ja työohjeiden avulla - tehtävissä käytettävien laitteiden ja ohjelmien koulutus Perehdytyksen jälkeen toimittajan edellytetään toteuttavan palvelua hankintasopimuksen ja palvelutasovaatimusten mukaisesti. Palvelun aikaiset muutoksen tehtäviin ohjeistetaan ja perehdytetään Tilaajan toimesta. Tarjoajien on mahdollista tutustua toiminnalle alustavasti varattuihin työskentelytiloihin 8.6.2023 klo 10.30-12.00 osoitteessa Opastinsilta 12 A. Tutustumiskäyntiin osallistuminen ole edellytyksenä tarjouskilpailuun osallistumiselle eikä osallistuminen vaikuta tarjousten arviointiin. Tarkoituksena on ainoastaan antaa mahdollisuus tarjoajille tutustua työskentelytiloihin näin halutessaan. Tarjoajien tulee ilmoittautua tutustumiskäynnille viimeistään 5.6.2023 sähköpostilla osoitteeseen noora.salo@traficom.fi. Viestissä tulee ilmoittaa tutustumiskäynnille osallistuvista henkilöistä etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja yrityksen nimi, jota henkilö edustaa.