TIETOPYYNTÖ: Varaamo-pilotti tilojen itsepalvelukäytön edistäminen

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala on valmistelemassa Varaamo-pilottiin liittyvää hankintaa. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä osallistumispyyntö, vaan mahdollisille toimittajille osoitettu tietopyyntö. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Mikäli tietopyynnössä kuvattu hankinta päätetään toteuttaa, se saattaa poiketa sisällöltään tai hankintamenettelyn valinnan osalta tietopyynnön sisällöstä. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido mahdollista toimittajaa, eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta mahdollisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta. Tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa potentiaalisia toimittajia. Tietopyynnön avulla saatu aineisto voi vaikuttaa siihen, miten hankinnan kriteerit asetetaan ja mitä hankintamenettelyä tullaan käyttämään. Tietopyyntöön vastaamalla potentiaalisilla toimittajilla on mahdollisuus kommentoida hankintaa, vastata hankintayksikön kysymyksiin ja esittää kysymyksiä. Hankintayksikkö voi myös järjestää suullisia keskusteluita markkinavuoropuheluun mukaan ilmoittautuneiden toimittajien kanssa sekä esittää myöhemmin tarkentavia kysymyksiä ja lähettää alustavia luonnoksia hankinta-asiakirjoista kommentoitavaksi toimittajille ennen varsinaisen tarjouskilpailun julkaisua. Potentiaalisia ehdokkaita pyydetään lähettämään mahdolliset kommentit 2.6.2023 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kymp.hankinnat@hel.fi. Pyydämme ilmoittamaan, mikäli vastaus näkemyksenne mukaan sisältää liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Pyydämme yksilöimään ja merkitsemään ko. tiedot selvästi. Mahdolliset salassa pidettäviä tietoja sisältävät asiakirjat voitte toimittaa tietoturvallisesti turvasähköpostilla osoitteessa https://securemail.hel.fi

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala on hankkimassa Varaamo-palvelun kautta varattaville tiloille järjestelmäratkaisua tai kokonaisuutta, jonka avulla mahdollistetaan avaimeton kulku tiloihin pin-koodia hyödyntäen ja täten mahdollistetaan osaltaan tilojen itsepalvelukäyttöä ja sujuvampaa käyttökokemusta tilojen varaamiselle sekä käytölle. Hankinta on osa pilottiprojektia kaupunkiuudistusalueella ja toteutetaan kolmessa erillisessä kohteessa. Hankinnan alaisen järjestelmäratkaisun tai kokonaisuuden tulee toimia osana Varaamo-palvelua (ks liite 1). Pilottikohteissa ja yleisesti Helsingin kaupungin toimitiloissa on käytössä useita erilaisia lukitus –ja kulunhallintajärjestelmiä kuten Abloy excec, Abloy Profile, AbloyOs, ILOQ, ILOQ S10, Siemens SiPass. Hankinnan alaisen järjestelmäratkaisun tai kokonaisuuden tulee olla näihin tai näistä useampiin lukituksen –ja kuluhallinnan järjestelmään integroitavissa. Hankintayksikkö pyrkii julkaisemaan hankintailmoituksen elo-syyskuussa 2023 Pyydämme vastaamaan kysymyksiin kysymyksiin ja toimittamaan vastaukset hankintayksikölle (kymp.hankinnat@hel.fi). Liitteet: Liite 1 Tavoitetilan kuvaus Liite 2 Tietovirtakaavio Liitteet saa pyynnöstä sähköpostitse, kymp.hankinnat@hel.fi Viestin otsikkoon pyydetään merkitsemään " Varaamo-pilotti tilojen itsepalvelukäytön edistäminen" Toimittaja voi myös toimittaa kysymyksiä tilaajalle tai ehdotuksia otettavaksi huomioon hankinnassa ja kilpailutuksessa. KYSYMYKSET 1. Onko ratkaisu saatavilla SaaS-muodossa? a) Voiko se olla on-prem, hybridi tai täysin isännöity? b) Mitä erityisvaatimuksia ratkaisulla on liittyen Helsingin kaupungin tekniseen ympäristöön? c) Millaisia ​​tietoja palvelu kerää? d) Voitteko toimittaa palvelunne tietosuojaselosteen? Miten henkilötietoja käsitellään palvelussa? e) Missä järjestelmän tallentuvat tiedot sijaitsevat? f) Jos tiedot sijaitsevat EU/ETA alueen ulkopuolella, miten henkilötietojen käsittely on suojattu? g) Referenssitapauksia, joissa Saas-ratkaisu on käytössä? h) Referenssitapauksia, joissa muilta osin samantyyppinen toteutus (kuin Saas)? 2. Mitä kehittämismenetelmiä ja työtapoja yritys käyttää? a) Miten Helsingin kaupunki osallistetaan kehitystyöhön? b) Miten integraatiota ja olemassa olevaa laitteistoa sekä Varaamo-järjestelmää ja näiden yhteistoimintaa suunnitellaan testattavan? c) Millaisiin toteutuksia palvelullanne on jo olemassa ohjelmointirajapintoihin? Millaisia ohjelmistorajapintoja on mahdollista kehittää? Kuvailkaa esimerkkitapaus tai tapauksia. d)Toimiiko järjestelmäsi itsenäisesti, jos jokin Varaamon komponenteista/palveluista on offline-tilassa? 3. Kuinka voidaan varmistaa, että lukitusratkaisu on turvallinen? a) Onko käytössä sertifioitu tietoturvallisuuden hallintomalli? Jos on niin mikä standardi/sertifikaatti? Jos ei, kuvailkaa tietoturvan hallintamallin toteutus. b) Miten suojaudutaan ulkoisilta hyökkäyksiltä (hakkerointi, DDoS, ransomware)? c) Käyttäjien toimesta tapahtuvalta väärinkäytöltä? d) Kuvaile miten tietoturvallisena järjestelmän tuottama lukituskoodi on? e) Onko lukituskoodi aikariippuvainen (voimassa vain määritettynä ajanjaksona ja päivämääränä)? f) Onko mahdollista varmistaa, että lukko ei avaudu, jos lukituskoodi ja/ tai varaus peruutetaan? g) On skenaarioita, joissa useampi kuin yksi lukko on avattava päästäkseen kohdeoveen. Ottaako järjestelmä tämän mahdollisuuden huomioon? h) On skenaarioita, joissa osa ovista on varauksille yhteisiä ja osa erillisiä. Ottaako järjestelmä tämän mahdollisuuden huomioon? i) Miten järjestelmän tietoliikenneyhteys on suojattu? 4. Palvelun saavutettavuus Miten saavutettavuus/ esteettömyys on palvelussanne toteutettu? 5. Integraatiomahdollisuudet Järjestelmän toivotaan toimivan ilman avainta, niin että sisäänpääsy tapahtuu PIN-koodilla. pilottikohteissa käytetään seuraavia järjestelmiä: Abloy Excec, Abloy Profile, AbloyOs, ILOQ, ILOQ S10, Siemens SiPass? Palvelun laajentuessa on mahdollista, että integaatiotarpeet myös muihin lukituksen –ja kulunhallinnan järjestelmiin on tarpeen. Onko integraatio toteutettavissa näiden kanssa? Jos, ei mihin edellä mainituista se on mahdollista toteuttaa? Onko lukituksen –ja kulunhallinnan järjestelmiä edellä mainittujen lisäksi tai sijasta, joiden kanssa voidaan integroitua? Toimiiko ratkaisusi ilman sovellusten asentamista? Jos ei, mitä tarvitaan? 6. Tarvitseeko järjestelmäratkaisu erillistä laitteistoa? Esimerkiksi olemassa olevan lukon oheen asennettavaa laitetta? Jos kyllä, millaista laitteistoa tarvitaan? Jos osa järjestelmistä vaatii lisälaitteistoa, minkä järjestelmän lisäksi sitä tarvitaan? Jos lisälaitteistoa tarvitaan, onko se yrityksenne tuottamaa/toimittamaa ja osa tarjousta? 7. Onko järjestelmään saatavilla pääkäyttäjän käyttöliittymä avaimettoman kulun hallinnointiin? 8. Millaisia raportointimahdollisuuksia ja käyttötietojen analyysiä järjestelmässä on? 9. Voitteko toimittaa järjestelmän palvelukuvauksen? Onko järjestelmän dokumentaatio saatavilla asiakkaille? Onko saatavilla esimerkiksi arkkitehtuurikuvausta, tietomallia, toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten kuvauksia? 10.Palvelun tuottamisen aikasidonnaisuus Pilottiprojektin implementaatio ja kehitystyö on tarkoituksena aloittaa loka-marraskuussa 2023. Onko ym ajankohta yrityksen resurssoinnin kannalta mahdollinen? Markkinavuoropuhelu Järjestelmähankinnan demoille on varattu päivät 12.-13.6.2023. Onko yrityksellä valmiuksia esitellä ratkaisuaan edellä mainittuina päivinä? (alustavasti kestoltaan 30 min esittelyä ja enintään 30min kysymyksiä/ esittely) Onko esittelyyn mahdollista saada mukaan asiantuntijaa, joka vastaisi myös tekniseen toteutukseen liittyviin kysymyksiin?

Tästä linkistä lisätietoa Varaamo 2.0/2.5 stä.   https://gitlab.com/City-of-Helsinki/ohjelmistokehitys/-/wikis/Tilavarauspalvelu