Työajanseuranta- ja suunnittelujärjestelmä SaaS-palveluna

Laitilan kaupungin hallintotoimi pyytää tarjousta työajanhallinta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmästä kaupungin henkilöstön käyttöön. Kaupunki kilpailuttaa SaaS -palveluna (Software as a Service) tuotettua järjestelmää, jonka tulee sisältää ainakin seuraavat ylätason toiminnallisuudet: - Toimii sekä selaimessa että mobiilisovelluksessa - Työaikaleimaus - Työvuorosuunnittelu - Työaikakirjanpito - Työajan seuranta ja kohdistaminen hankkeille, kustannuspaikoille tai projekteille - Työajanhallinta ja työajanseuranta - Työaikaraportointi - Työ- ja virkaehtosopimusten palkkaus- ja työaikamuotojen tulkinta kunnallisien työ- ja virkaehtosopimuksien mukaisesti (KVTES, OVTES, TS, TTES) - Poissaolojen, liukumasaldojen, työaikapankin, varallaolon ja lomien hallinta - Työntekijöillä, esihenkilöillä ja HR:llä on kaikilla näkymä tehtyihin tunteihin, enimmäistyöaikaan ja liukumasaldoon - Järjestelmästä tulee voida tehdä integraatio (mm. lomat, poissaolotiedot, lisä- ja ylityöt) käytössä olevaan HR-ohjelmaan (Personec F.K/F2 ja ESS7) - Järjestelmän tulee lukea sisään henkilöstö- ja työsuhdetiedot em. HR-järjestelmästä - Järjestelmän tulee mahdollistaa lomien ja poissaolotietojen siirrot em. HR-järjestelmästä työajanseurantajärjestelmään - Työntekijän itsepalvelumahdollisuudet (mm. leimausvirheiden korjaus) - Työaikatietojen hyväksyntä henkilöittäin tai massana Tarkempi kuvaus hankinnan kohteesta ja ehdottomista vaatimuksista on tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankinnan kohteena on työajan suunnittelu- ja seurantajärjestelmä mobiililaitteilla käytettävänä SaaS-palveluna Laitilan kaupungin henkilön käyttöön. Alustavan arvioin mukaan käyttäjiä tulee olemaan noin 170 henkilöä. Laskutus tapahtuu kuukausittain aktiivisten käyttäjien mukaan. Tilaaja ei sitoudu ennalta ilmoitettuun arvioon käyttäjämäärästä. Järjestelmän tulee sisältää liitteen 1 vaatimukset, joita ovat mm. seuraavat ylätason toiminnallisuudet: - Toimii sekä selaimessa että mobiilisovelluksessa - Työaikaleimaus - Työvuorosuunnittelu - Työaikakirjanpito - Työajan seuranta ja kohdistaminen hankkeille tai projekteille - Työajanhallinta ja työajanseuranta - Työaikaraportointi - Työ- ja virkaehtosopimusten palkkaus- työaikamuotojen tulkinta kunnallisien työ- ja virkaehtosopimuksien mukaisesti (KVTES, OVTES, TS, TTES) - Poissaolojen, liukumasaldojen, työaikapankin, varallaolon ja lomien hallinta - Työntekijöillä, esihenkilöillä ja HR:llä on kaikilla näkymä tehtyihin tunteihin, enimmäistyöaikaan ja liukumasaldoon - Järjestelmästä tulee voida tehdä integraatio (mm. lomat, poissaolotiedot, lisä- ja ylityöt) käytössä olevaan HR-ohjelmaan (Personec F.K/F2 ja ESS7) - Järjestelmän tulee lukea sisään henkilöstö- ja työsuhdetiedot em. HR-järjestelmästä - Järjestelmän tulee mahdollistaa lomien ja poissaolotietojen siirrot em. HR-järjestelmästä työajanseurantajärjestelmään - Työntekijän itsepalvelumahdollisuudet (mm. leimausvirheiden korjaus) - Työaikatietojen hyväksyntä henkilöittäin tai massana Tarjouspyyntö muodostuu tästä tarjouspyyntöasiakirjasta sekä sen liitteistä. Tarjouskilpailun osallisia pyydetään tutustumaan kaikkiin kilpailutuksen dokumentteihin. Järjestelmätoteutuksen käyttöönotto alkaa elokuussa 2023 ja järjestelmän käyttöönoton tavoiteaikataulu on 1.12.2023 mennessä. Hankintayksiköllä on oikeus halutessaan ostaa hintaliitteessä mainitun tyyppisiä yksittäisiä lisäkäyttäjiä hankinnan kohteen kuvauksessa arvioidun käyttäjämäärän lisäksi. Sopimus tehdään määräajaksi kahdeksi vuodeksi (24 kk), minkä jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, mikäli kumpikaan osapuoli ei irtisano sitä kuutta kuukautta ennen sopimuskauden loppumista. Tarjouksen tulee sisältää kaikki kustannukset neljän vuoden laskenta-ajalle.