Työsuhdepyörien leasingpalvelun kilpailutus

Ylivieskan kaupungin palveluksessa on noin 700 työntekijää. Kaupunki on päättänyt tarjota vakinaisille työntekijöilleen mahdollisuuden työsuhdepyörään ja näin tukea heidän hyvinvointiaan aktiivisesti. Työntekijöille on tehty alustavaa kyselyä ja sen mukaan mahdollisia käyttäjiä olisi noin 160. Hankinnan kohteena on verottajan luontoisetupäätöksen mukainen työsuhdepolkupyörien leasingpalvelu. Työntekijän bruttopalkasta vähennettävä summa on verohallinnon vuosittain hyväksymä maksimiverotusarvo (vuonna 2023 enintään 100 € / kk) Ylivieskan kaupunki hankkii toimittajalta polkupyörien leasing-palvelua kuukausimaksulla sisältäen polkupyörän, tarvikkeet ja mahdollisen huollon maksimissaan 48 kk:n pituiselle sopimuskaudelle, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) kahden (2) vuoden optiolla. Käyttäjän leasingkausi voi jatkua myös sopimuskauden päättymisen jälkeen, kunnes pyörä on maksettu tai lunastettu. YHTEISTYÖ JA ASIAKASPALVELU Palvelun tarjoajalla on vähintään yksi (1) asiakaskohtaisesti nimetty suomenkielinen vastuuhenkilö ja tälle varayhteyshenkilö. Asiakasvastuuhenkilö vastaa sopimuksen mukaisista velvoitteista tilaajalle. Asiakasvastuuhenkilö ja tilaaja tapaavat vähintään kerran vuodessa, ellei muuta sovita tilaajan pyynnöstä. Tapaaminen voidaan järjestää myös etäyhteydellä. Yhteystyöpalavereista ei voida veloittaa erillistä maksua. Palveluntarjoajalla tulee olla vähintään sähköposti- ja puhelinasiakaspalvelu, jossa palvelee tämän sopimuksen sisällön tunteva asiakasneuvoja. Puhelinasiakaspalvelun tulee olla auki arkisin koko päivän (noin klo 8.00–18.00). Palvelun tarjoajalla on riittävä määrä henkilöstöä laadukkaan asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Tilaajan työntekijälle on tarjottava palvelua suomeksi. Asiakaspalvelun puheluista voidaan veloittaa enintään normaali paikallispuhelu- tai matkapuhelinmaksu. Asiakaspalveluun lähetettyihin viesteihin tulee vastata kolmen (3) arkipäivän kuluessa. Sähköpostijärjestelmän automaattista vastausta ei tulkita vastaukseksi asiakkaan lähettämään viestiin, tiedusteluun tai kyselyyn. Asiakaspalvelu auttaa työntekijää pyörän ja varusteiden valinnassa sekä tukee pyörän ylläpidossa ja hallinnoinnissa. Asiakas ei sitoudu tiettyihin tilausmääriin, vaan tilauksia tulee sitä mukaan, kun käyttäjät pyöriä itselleen hankkivat.

Toimittajalla on valmiit prosessit, sopimuspohjat ja sähköisen asioinnin työkalut leasingsopimuksen käynnistämiseen ja hallinnointiin. Työsuhdepolkupyöräedun tarjoaminen tilaajan työntekijöille tulee olla vaivatonta, eikä se sido tilaajan resursseja. Toimittaja vastaa kaikesta palvelun hallinnoinnista leasingsuhteen aikana. Työsuhdepyörän hankintaprosessi, huollot ja lisävarusteiden hankinnat tehdään työntekijän, myyvän liikkeen ja Toimittajan välillä. Leasing-palvelu sisältää lisäksi myös pyörien vakuuttamisen vahinko-, varkaus- ja ilkivaltavakuutuksella. Työntekijän/käyttäjän käyttöönsä hankkiman työsuhdepolkupyörän tyyppiä tai laatua ei rajata, kunhan polkupyörä luokitellaan ajoneuvolaissa polkupyöräksi ja on verottajan luontoisetupäätöksen mukainen (esim. sähköpolkupyörät on rajattu maksimissaan 25 km/h ja 250 W avustaviin). Työsuhdepolkupyörän vuosittainen verotusarvo on maksimissaan 1200 e ja yksittäisen työsuhdepolkupyörän leasing-kauden maksimipituus on 48 kk. Pyörän, jonka hankintahinta on kalliimpi kuin edellä kuvattu, hankinnan tulee olla mahdollista ja siitä tulee esittää palvelumalli sisältäen omistajuussuhteet. Työsuhdepolkupyörän tulee olla mahdollista hankkia kattavan kivijalkaliikeverkoston lisäksi suomalaisista ja ulkomaisista (eurooppalaisista) verkkokaupoista. Lisäksi leasing-palvelun tarjoajalla tulee olla kattava polkupyörien huoltoverkosto Suomessa. Työntekijä/käyttäjä hankkii pyörän sieltä, mistä normaalistikin hankkisi sen: kivijalkaliike, suomalainen tai eurooppalainen verkkokauppa. Polkupyörään voidaan sisällyttää työntekijän valitsemia, verottajan polkupyöräetuun hyväksymiä pyörään kiinteästi liitettäviä lisävarusteita, kuten esimerkiksi kypärä, lukko, valot, tavarateline ja lokasuojat. Valitut lisävarusteet lasketaan mukaan verotusarvoon. Lisäksi voidaan sisällyttää pyörän huoltopalveluita sille varatulla budjetilla, käyttäjän näin halutessaan. Työntekijä organisoi polkupyörän huollon sillä budjetilla, jonka työntekijä on itselleen valinnut pyörää tilattaessa. Jos työntekijän valitsema huoltobudjetti ylittyy vuositasolla, maksaa työntekijä toimittajalle ylimääräiset kustannukset. Huoltoihin varattu budjetti pidentää leasingsopimuksen aikaa. Toimittaja toimittaa työsuhde-etuun liittyvät tiedot Tilaajien palkanlaskentaan ilman lisäkustannuksia. Lisäksi Toimittaja toimittaa pyydettäessä raportin vuokrista, jäljellä olevasta vuokra-ajasta ja muista mahdollisista Tilaajan erikseen pyytämistä tiedoista. Toimittaja tarjoaa asiakkaalle jokaiseen polkupyörään vähintään seuraavan takuun: 1. polkupyörän kuluville osille vähintään kaksi vuotta 2. runkotakuu vähintään neljä vuotta tai jos leasingpalvelusopimus on tätä lyhyempi, niin vähintään leasingpalvelusopimuksen ajan 3. sähköpyörien osalta voimantuottolähteen / sähköosien osalta vähintään kolme vuotta.

Toimittaja toimittaa työsuhde-etuun liittyvät tiedot Tilaajalle, Tilaajan pyytämällä tavalla, palkkahallinnon ylläpitoa varten. Toimittajan tulee tarjota Tilaajalle viimeistään sopimuskauden alkaessa asiakkaan henkilöstön leasing polkupyörien sähköinen hallintarekisteri, johon annetaan käyttöoikeus asiakkaan nimeämälle käyttäjälle. Hallintarekisterin käyttöön tulee antaa tarvittava koulutus ja ohjeistus. Sähköisen hallintarekisterin tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot: - leasingpalvelun kautta vuokratuista polkupyöristä runkonumeroineen, - polkupyörän kuukausittaisen leasingmaksunarvo, - pyörän huoltobudjetti sekä pyörän jäljellä oleva jäännösarvo. Em. tiedot tulee päivittyä vähintään kerran kuukaudessa. Sähköisen hallintarekisterin tulee olla asiakkaan käytettävissä vähintään arkipäivisin.