Markkinointi- ja viestintäpalveluiden hankinta

Mikkeli on 52000 asukkaan kaupunki Itä-Suomessa ja Etelä-Savon maakunnan keskuskaupunki sekä Suomen suurimpiin kuuluva vapaa-ajan asumisen kaupunki. Kilpailutuksella haemme Mikkelin kaupungille ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:lle viestinnän ja markkinoinnin palveluntuottajia 2+2 vuoden sopimusajalle. Organisaatioiden lisäksi palvelun käyttäjinä ovat organisaatioiden hallinnoimat hankkeet. Mikkelissä markkinoinnin toteuttamiseen osallistuu useita tahoja. Mikkelin kaupunki toteuttaa asukasmarkkinointia, lakisääteisiä tiedotustehtäviä sekä hallitsee brändiä. Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy toteuttaa elinkeinomarkkinointia. Viestinnän ja markkinoinnin kohderyhmiä ovat muun muassa: asukkaat, potentiaaliset asukkaat, vapaa-ajan asukkaat, matkailijat, sidosryhmät ja yritykset Suomessa ja kansainvälisesti. Kilpailutus on jaettu neljään osa-alueeseen, joihin kuhunkin haetaan 2–5 palveluntuottajaa riippuen osa-alueeseen tulleiden tarjousten määrästä ja tilaajan arvioiman valituksi tulleiden palveluntuottajien kapasiteetista. Osa-alueet ovat: 1. Arjen mainostoimisto: Arjen mainostoimisto jalkauttaa Mikkelin kaupungin ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksein brändi-ilmeen arjen viestinnäksi. Työn tilaajina ovat useimmiten eri yksiköiden työntekijät. 2. Strateginen kumppani: Strategisen kumppanin kanssa tehdään laajempia kokonaisuuksia: suunnittelua, arviointia ja suurempia kampanjoita ja strategista viestinnän kehittämistyötä. Strateginen kumppani auttaa Mikkelin kaupunkia ja Mikkelin kehitysyhtiö Mikseitä tarvittaessa myös maineenhallinnassa. 3. Digitoimisto: Digitoimisto on digitaalisen viestinnän erikoisosaaja, jonka kanssa tehdään digimarkkinoinnin analyysiä, suunnittelua ja toteutusta eri digikanavissa. Digimarkkinoinniksi luetaan myös verkkosivujen optimointi. 4. Matkailumarkkinoinnin erityisosaaja: Matkailumarkkinoinnin valitulla toimittajalla on erikoisosaamista ja vahvaa aiempaa näyttöä tuloksellisesta matkailumarkkinoinnista, sen strategisesta suunnittelusta, toteutuksesta ja matkailubrändin rakentamisesta. Matkailuun liittyvät toimijoiden ostot keskitetään osa-alueella valituille toimittajille. Valittujen toimijoiden tulee hyödyntää tilaajien voimassa olevaa brändiohjeistoa, mukaan lukien värit, fontit ja perusilmeet. Alle 5000 € (pois lukien osa-alue 4, jossa hintaraja on 7000 €) kertahankinnat kohdistetaan pääsääntöisesti osa-alueella ensimmäiselle sijalle valitulle palveluntuottajalle. Yli 5000 € kertahankinnat kilpailutetaan osa-alueelle valittujen palveluntuottajien kesken minikilpailutuksella. Minikilpailutusvelvoite ei koske osa-alueessa 3. pyydettyä kuukausilaskutuksellista digimarkkinointipalvelua, joka voidaan hankkia osa-alueen voittaneelta toimijalta ilman minikilpailuttamista. Alle 5000€ hankinta, voidaan perustellusta syystä kilpailuttaa osa-alueen toimittajaksi valittujen toimittajien kesken. Tällaiseksi syyksi katsotaan mm. ideakilpailutus ja sen toteutus. Mikäli ensisijainen toimittaja ei kykene sitoutumaan tilaajan määrittämään aikatauluun, valitaan toteuttajaksi osa-alueella toiseksi sijoittunut toimittaja, mikäli toissijainen toimittaja kykenee toimittamaan työn tilaajan määrittämässä ajassa, samaa periaatetta sovelletaan myös muille sijoille sijoittuneiden toimittajien kanssa. Tilaaja varaa itselleen oikeuden kilpailuttaa erikseen markkinointi- ja viestintäkokonaisuuksia, joissa tehdään alueiden tai toimijoiden välistä yhteistyötä ja silloin kun tilaajan harkinnan mukaan erilliskilpailutus on muuten perusteltua Tarjouskilpailussa ei kilpailuteta valokuva- ja videokuvien sopimustuottajia eikä toimittajapalveluja. Tilaajat varaavat itselleen oikeuden toteuttaa kilpailutukset edellä mainituilla osa-alueilla erilliskilpailutuksina. Tarjouskilpailussa sopimustoimittajaksi valittu toimija on velvollinen toimittamaan valmiin työn lisäksi alkuperäisen taittoaineiston tilaajalle ilman erillistä toimitusmaksua, mikäli tilaaja tätä pyytää.

Tilaaja voi poiketa ehdottomasta minikilpailutusvelvoitteesta. Tilaajan harkinnan mukaan poikkeustapauksissa minimikilpailutuksesta voidaan luopua. Tällainen tilanne voisi esimerkiksi olla, kun tarvitaan lisähankintoja jo aikaisemman kilpailutuksen pohjalta. Kaikissa ideakilpailutuksissa tilaaja tilaa tarvittavan palvelun - mahdolliset lisätyöt mukaan lukien - ideakilpailun voittaneelta tarjoajalta, ellei toisin mainita ideakilpailun tarjouspyynnössä.