Digitoinnin hankinta historialliselle arkistolle

Suomen Pankki (jäljempänä ”tilaaja” tai ”hankintayksikkö”) pyytää tarjousta hankintailmoituksen, sekä sen liitteiden mukaisesti digitoinnin palvelusta Suomen Pankin historialliselle arkistolle (jäljempänä ”palvelu”). Suomen Pankin päätearkistosta on löytynyt merkintäainevaurioitunutta pysyvästi säilytettävää aineistoa. Aineiston tietosisällön säilymisen takaamiseksi aineistosta on päätetty tehdä myös digitaaliset kappaleet. Alkuperäiset analogiset kappaleet säilytetään digitoinnin jälkeen. Digitointi tehdään voimassa olevien viranomaisohjeiden vaatimusten mukaisesti, noudattaen Kansallisarkiston ohjeita, analogista aineistoa vahingoittamatta.

Suomen Pankin päätearkistoa ollaan digitoimassa. Aineiston digitoinnille on kolme perustetta: suojadigitointi asiakirjojen tieto-sisällön säilymisen takaamiseksi, digitointi varmuuskopioinnin vuoksi sekä digitointi arkiston asiakkaiden palvelun ja kiinnostuksen vuoksi. Digitoitava aineisto sisältää pääosin julkista mutta myös salassa pidettäviä asiakirjoja. Alkuperäiset analogiset kappaleet säilytetään digitoinnin jälkeen. Digitointi tehdään voimassa olevien viranomaisohjeiden vaatimusten mukai-sesti, noudattaen Kansallisarkiston ohjeita ja analogista aineis-toa vahingoittamatta. Aineistosta tehdään digitaalinen tallekappale (jpg) se-kä kevyempi digitaalinen käyttökappale (pdf/a). Hankinnan kohde ja sen vaatimukset on kuvattu hankinnan asiakirjoissa, erityisesti liitteellä 1 Palvelukuvaus ja liite 2 Vaatimukset. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassaolevaksi. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on syksy 2023. Tarjousten määräaika siirretty pois vapunpäivältä. Tarjousten määräaika siirretty pois vapunpäivältä. Tarjousten määräaika siirretty pois vapunpäivältä. Tarjousten määräaika siirretty pois vapunpäivältä.

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä ”hankintalaki”). Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä (hankintalain 32 §). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. Jos tarjoaja haluaa hankinta-asiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksensä itsensä vastattavina. MATERIAALIN NÄYTTÖ TILAAJAN TILOISSA Tarjoajalla on mahdollisuus osallistua digitoitavan aineiston näyttöön ennen tarjouksensa laatimista. Näyttötilaisuudessa esitetään digitoinnin kohteena olevaa aineistoa edustavia aineistokappaleita. Aineiston näyttö järjestetään 3.4.2023 klo 12.00 – 14.00 osoitteessa Snellmaninaukio, 00170 Helsinki. Näyttötilaisuuteen pitää ilmoittautua etukäteen sähköpostitse 30.3.2023 klo 12.00 mennessä. Sähköpostiviestissä ilmoitetaan paikalle saapuvien henki-löiden nimi, yritys ja yhteystiedot. Ilmoittautuminen tehdään osoitteeseen: aino.stromberg@bof.fi. Tilaisuudessa on mahdollisuus esittää kysymyksiä liittyen digitoitavaan aineistoon. Muut hankintaan liittyvät kysymykset pyydetään esittämään hankintailmoituksessa esitetyllä tavalla. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ESPD:n tiedoista 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Valitsee hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen 6. Pyytää ja tarkastaa parhaan tarjouksen antajalta soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 7. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 8. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. Sopimuksen tekemisen jälkeen tehdään tarjouskilpailun voittajan kanssa aineiston koe-erän digitointi. Mikäli koe-erän laatu ei vastaa vaadittavaa laatutasoa, hankintayksiköllä on oikeus purkaa sopimus ja tehdä uusi hankintapäätös, jolla valitaan tarjouskilpailussa seuraavaksi tullut tarjoaja sopimuskumppaniksi ja palvelun toteuttajaksi.

Tarjousten määräaika siirretty pois vapunpäivältä. Hintaliitteessä ollut laskukaavavirhe on korjattu ja uusi liite lisätty tarjouspyynnölle. Tarjous tulee jättää tällä korjatulla liitteellä [Liite 3 Hintaliite digitointi (korjattu 24.4)]