Käyttöoikeussopimus Paimion kaupungin varhaiskasvatuksen, koulujen sekä lukion koulukuvauksista v. 2023 - 2027

Paimion kaupunki pyytää tarjousta varhaiskasvatuksen kuvauksista sekä koulujen ja lukion koulukuvauksista ajalle 1.8.2023 - 31.7.2027 tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Kyseessä on kynnysarvon alittava käyttöoikeusoikeussopimus. Kilpailutuksen perusteella perustetaan puitejärjestely, johon hyväksytään kaikki tarjouspyynnön kriteerit täyttävät tarjoajat tarjoushinnan mukaisessa ensisijaisuusjärjestyksessä. Päiväkotien lisäksi varhaiskasvatuksen kuvausten puitejärjestely koskee myös perhepäivähoitoa. Päiväkodit, perhepäivähoito ja oppilaitokset liittyvät mukaan puitejärjestelyyn jo olemassa olevien sopimusten päättyessä. Päiväkodin johtajat tekevät päiväkotikohtaisen, varhaiskasvatusohjaaja perhepäivähoitoa koskevan ja rehtorit oppilaitoskohtaisen toimeksiantosopimuksen noudattaen ensisijaisuusjärjestystä. Tarjoaja sitoutuu tekemään kuvaukset tarvittaessa kaikissa Paimion kaupungin ylläpitämissä päiväkodeissa ja oppilaitoksissa. Jos edullisimman tarjouksen antanut toimija ilmoittaa, ettei se voi solmia yksikkökohtaista sopimusta, sopimus tehdään ensisijaisuusjärjestystä noudattaen seuraavaksi edullisimman tarjoushinnan antaneen tarjoajan kanssa. Varhaiskasvatuksen yksiköissä sekä oppilaitoksissa pyritään järjestelyyn, jossa sopimus tehdään koko puitejärjestelyajaksi saman toimijan kanssa. Kuitenkin päiväkoti ja oppilaitos voi halutessaan vaihtaa toimittajaa jäljellä olevalle sopimusajalle, jos kuvatuotteista ja -palveluista saatu asiakaspalaute antaa tähän aihetta. Paimion kaupungin sivistystoimiala antaa toimittajalle oikeuden hyödyntää kilpailutettua palvelua kaupungin päiväkotien ja oppilaitosten tiloissa sekä periä kuvauspalveluista maksu kuvien ostajalta (huoltajat, aikuiset opiskelijat, henkilökunta). Kuvauspalveluiden hinnan tulee sisältyä kuvatuotteiden hintaan. Toimittajalla on mahdollisuus tarjota myös muita kuvaukseen liittyviä tuotteitaan sähköisen tilausjärjestelmän kautta.

Kilpailutus toteutetaan pyytämällä toimittajilta tarjoushintaa yhden kuva-arkin hinnasta sisältäen arvonlisäveron. Tällä tarjoushinnalla kuvattava voi valita tilauksessaan mitkä tahansa kolmesta kuva-arkista (ryhmäkuva n. 18x25 cm, muotokuva n. 10x15 cm ja tarra-arkki muotokuvasta (12-18 kuvaa)), ja tarjoushintaisten tuotteiden tilausmäärää ei saa rajoittaa. Toimittaja saa veloittaa kirjetoimituksista toimituskulun enintään 3,90 € sisältäen arvonlisäveron / tilaus niiden vakioitujen kuvien osalta, jotka toimitetaan kuvattavan kotiosoitteeseen. Mikäli postimaksu sopimuskauden aikana ylittää 3,90 €, on toimituskulu enintään kirjeen postimaksun suuruinen. Muita lähetys-, pakkaus-, laskutus- tms. kuluja vakioitujen tuotteiden toimituksesta (ryhmä- tai muotokuva tai tarra-arkki) ei sallita. Toimittajalla on mahdollisuus myydä hinnoittelunsa mukaan myös muita valokuvatuotteita huoltajien tilauksen mukaan. Valokuvien ja kuvatuotteiden tilausjärjestelmä ei saa sisältää ennakko-oletusta tilauksen tekemisestä niin, että asiakkaan pitää poistaa ennakkotilatut tuotteet. Kuvatuotteiden ostajan tulee itse nimenomaisesti valita, mitkä kuvatuotteet hän haluaa sisällyttää tilaukseensa. Tarjouksen tulee sisältää asiakkaille myytävien vakioitujen maksullisten kuvatuotteiden lisäksi myös varhaiskasvatusyksikölle ja oppilaitokselle maksutta sähköiset lapsi-/oppilas- ja henkilökuntakuvat, lasten/oppilaiden arkistokuvat, henkilökunnan ryhmäkuvat sekä henkilökunnan galleriakuvan ko. varhaiskasvatusyksikön/oppilaitoksen seinälle. Toimittaja ei maksa järjestelykorvausta päiväkodeille ja oppilaitoksille. Tarjous ei sisällä maksuttomia etuja oppilaskunnille eikä vanhempainyhdistyksille. Kuvaukset on suoritettava päiväkotipäivän / koulupäivän aikana . Lisäksi kuvauspäivänä sairaana oleville ym. estyneille kuvattaville on tarjottava mahdollisuus varakuvauspäivään erikseen ilmoitettavana ajankohtana Paimion kaupungin alueella. Tarjoaja sitoutuu siihen, että vakioitujen kuvien hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden. Paimion kaupungin ylläpitämiä päiväkoteja on yhteensä kuusi (seitsemäs valmistuu sopimuskauden aikana), ja niissä sekä perhepäivähoidossa lapsia on yhteensä nyt noin 400. Kouluja on yhteensä neljä ja niissä oppilaita nyt n. 1400. Lukioita on yksi, ja siellä opiskelijoita on noin 200-220.