Tietopyyntö: Markkinakartoitus Orimattilan kaupungin tilojen vuokranhallinnan ohjelmistohankinnasta

Tämä ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan hankintalain mukaista markkinakartoitusta varten toteutettu tietopyyntö. Orimattilan kaupunki on käynnistänyt kaupungin tilojen vuokranhallinnan ohjelmistohankinnan suunnittelun ja pyytää potentiaalisia tarjoajia ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun. Hankinnan lyhyt kuvaus ORIMATTILAN KAUPUNGIN TILOJEN VUOKRANHALLINNAN OHJELMISTO Orimattilan kaupunki on kehittämässä kaupungin tilojen vuokrauksen hallintaa entistä tehokkaammaksi ja läpinäkyvämmäksi. Kaupunki etsii vuokranhallinnan ohjelmistoa, joka mahdollistaa tämän kehitystyön. Orimattilan kaupunki omistaa noin 45 kpl rakennuksia, joita pääosin vuokrataan sisäisesti. Ulkopuolisia vuokralaisia tiloissa on myös jonkin verran. Kiinteistömassa käsittää kouluja, päiväkoteja, uimahallin, liikuntatiloja, toimistorakennuksia jne. Lisäksi Orimattilan kaupungilla on tiloja, jotka on vuokrattu ulkopuolisilta toimijoilta. Vuokrahallinto koostuu esimerkiksi seuraavista osa-alueista: 1. Kiinteistöjen ja vuokrasopimusten perustaminen järjestelmään 2. Vuokran tarkistusten laskenta 3. Vuokrasopimuksen päättymiseen liittyvät tehtävät 4. Vuokrareskontrayhteistyö Vuokrareskontran hoito koostuu esimerkiksi seuraavista osa-alueista: 1. Vuokralaskutus, täsmäytykset ja raportointi 2. Perintäyhteistyön hallinnointi 3. Vuokravakuuksien hoito Kaupungille on tärkeää sisäisen vuokran laskenta, sekä pohjakuvien hyödyntäminen vuokrauksessa. Ohjelmisto hankitaan SaaS-palveluna. Hankinnan päätavoitteita ovat: Hankinnan toteutus hankintalain mukaisena avoimen menettelyn tarjouskilpailuna ajoittuu keväälle ja alkukesään 2023. Ilmoittautumiset markkinavuoropuheluun pyydetään lähettämään Tarjouspalvelussa. Ilmoittakaa yrityksenne yhteyshenkilö ja kuvailkaa lyhyesti palveluanne. Ilmoittautumiset pyydetään lähettämään perjantaihin 11.4.2023 klo 15:00 mennessä. Orimattilan kaupunki järjestää markkinavuoropuhelun niin, että se pyytää aluksi kirjallisia vastauksia tulevan hankinnan sisältöä koskevaan selvityspyyntöön, jonka jälkeen edetään demoesityksiin Teams-ympäristössä kaikkien tai osan tietopyyntöön vastanneiden yritysten kanssa, huomioiden kattavasti markkinoilla olevat toimijat. Tarkemmat markkinavuoropuhelun päivämäärät ilmoitetaan ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen markkinavuoropuheluun osallistuville yrityksille. Markkinavuoropuhelussa saatuja tietoja käytetään tarjouspyynnön valmistelussa, jotta tarjouspyyntö huomioisi parhaalla mahdollisella tavalla hankintayksikön tarpeet ja ajantasaisen markkinatilanteen. Tietopyynnön julkaisu ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan sitä tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastaaminen ei myöskään sido tarjoajayritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä se siten ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen eivät vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta. Saatuja vastauksia käsitellään luottamuksellisesti.