Dokumenttienhallintajärjestelmän kehittäminen ja Sharepoint Online tuki- ja ylläpitopalvelut

Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmän kehittäminen ja Sharepoint Online tuki- ja ylläpitopalvelut.

Turun kaupungin nykyisen dokumenttienhallintajärjestelmän ylläpito päättyy vuoden 2023 aikana. Vanhan järjestelmän tilalle hankitaan uusi käytössä olevien työkalujen kanssa yhteensopiva järjestelmä. ​Tarjotun ratkaisun tulee perustua Turun kaupungin M365 -ympäristön työkaluihin ja noudattaa Turun kaupungin pilvistrategiaa/linjausta. Toimittajat voivat tarjouksessaan esittää näkemyksensä siitä, miten dokumenttien hallinnan toteuttaisivat Microsoft 365 -ympäristön puitteissa. Tavoitteena on saada aikaisempaa helppokäyttöisempi järjestelmä sekä pääkäyttäjille että käyttäjille. Toimitukseen kuuluu projektin suunnittelu yhteistyössä tilaajan kanssa ja uuden dokumenttienhallintaympäristön toteuttaminen Turun kaupungin Microsoft 365 -ympäristöön. Lisäksi projektiin kuuluu vanhan ympäristön sisällön migraatio, arkistointi tai poisto tilaajan kanssa tehtävän suunnitelman mukaisesti. Toimittajan vastuulle kuuluu tekemiensä toteutusten testaaminen ennen niiden luovuttamista lopputestaukseen tilaajalle, sekä ratkaisujen dokumentointi. Tällä hetkellä kaupungilla on käytössään MS SharePoint 2013 -alustalle rakennettu työtilakokonaisuus, joka on jaettu useampaan sivustokokoelmaan palvelukokonaisuuksittain. Lisäksi SharePoint 2013 -alustalla on käytössä Extranet-ratkaisu omana verkkosovelluksenaan (web application) sisältäen useita työtiloja. Projekti on oleellista aikatauluttaa päättymään syyskuun 2023 loppuun, jotta nykyinen palvelu voidaan ajaa alas lokakuun 2023 aikana. Vanhan alustan alasajo ei sisälly kilpailutukseen. Järjestelmän lisäksi kilpailutetaan tälle ratkaisulle ylläpito, joka käsittää kaupungin SharePoint Online-ympäristöön tehtyjen toteutusten ylläpidon ja tuen sopimuskaudeksi. Kauden pituus on kaksi vuotta, jonka jälkeen sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. SharePoint Onlinen oletetaan olevan vähintäänkin osaelementtinä nyt toteutettavaa ratkaisua ja lisäksi se sisältää Turun kaupungin intranetin Metkun, joka on toteutettu erillisenä projektina. Tuki tarjotaan näiden työkalujen pääkäyttäjille ja teknisille pääkäyttäjille, jotka vastaavat loppukäyttäjien tukemisesta. Lisäksi palveluntarjoajalta edellytetään perehtymistä Microsoftin kehitykseen liittyen tähän ympäristöön ja proaktiivisesti tuomaan esiin parannuksia, joita päivitykset voivat kaupungille tarjota. Optiona voidaan laajentaa tukisopimusta koskemaan samaan ympäristöön tulevaisuudessa toteutettavia kokonaisuuksia, tai lisäämään toimittajan vastuuta toteutusten ylläpidollisista toimenpiteistä. Tarvittavan työmäärään suuruus on arvioitu olevan 2 htp/kk.