TIETOPYYNTÖ: Oulun Tuotantokeittiö Oy:n tuotannonohjausjärjestelmän kilpailutus

Tämä on ennakkoilmoitus sekä tietopyyntö liittyen tulevaan hankintaan. Tämä ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan tulevaa hankintaa koskeva ilmoitus markkinakartoitusta varten.

Oulun Tuotantokeittiö Oy valmistelee tuotannonohjausjärjestelmän hankintaa. Varsinainen tarjouskilpailu julkaistaan myöhempänä ajankohtana. Arvioitu ajankohta tarjouspyynnön julkaisulle on toukokuu 2023. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilta saatavissa olevia hankinnan kohteena olevia tuotteita ja palveluita sekä niiden toimittajia. Tarkoituksena on myös saada kattavasti niitä koskevaa tietoa, jotta valmisteilla oleva kilpailutus voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Tietopyyntöön osallistuminen/vastaaminen ei sido kumpaakaan osapuolta. Tietopyyntöön ei anneta tarjouksia, vaan osallistumalla ilmoitetaan halukkuudesta osallistua vastaaman vapaamuotoiseen kirjalliseen kyselyyn, jossa hankintayksikkö pyytää kirjallisesti lisätietoja mahdollisilta tarjoajilta tarjouspyynnön valmistelemiseksi ja hankinnan toteuttamiseksi. Tietopyyntöön vastanneille saatetaan lähettää hankintaan ja markkinavuoropuheluun liittyvää lisätietoa sekä ennakkokysymyksiä myöhemmin valmistelun aikana. Kiinnostuneita toimittajia pyydetään olemaan yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen pasi.murhu@digileaper.com viimeistään 31.3.2023 vastaamalla kysymyksiin. Tietopyyntö ja siinä annetut tiedot eivät sido ketään siihen osallistuvaa tahoa, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Päätökset etenemistavasta ja mahdollisen tarjouskilpailun järjestämisestä ja toteuttamisesta tehdään julkisia hankintoja koskevien menettelyjen ja määräysten mukaisesti tietopyyntömenettelyn jälkeen. Kuvaus hankinnasta Hankinnan kohteena on ERP -järjestelmä, joka korvaa nykyisen käytössä olevan järjestelmän. Uudella ERP:lla haetaan parannuksia yhtiön toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen. Ruokatuotannon ja elintarviketeollisuuden erityispiirteet ovat keskeisessä roolissa. Ratkaisun avulla haetaan hyvää perusprosessien ohjaamista ja lisäksi vahvaa automaatiota ja uuden teknologian hyödyntämistä operatiivisissa prosesseissa. Ensisijaisesti haetaan yhtä järjestelmää, mutta ratkaisu voi koostua myös useammasta toisiinsa integroiduista kokonaisuudesta. Hankinnan painopistealueet Liiketoimintavaatimusten määrittely ja suunnittelu on käynnissä ja alustavat järjestelmän painopistealueet on kuvattu alla. Järjestelmä sovitetaan olemassa olevaan toimintaympäristöön osaksi muita nyt käytössä olevia teknologioita pyrkien siihen, että se kattaa laajasti eri prosessein tarpeet ja mahdollistaa laajan hyödyntämisen. TILAUKSET JA ASIAKKAAT - Asiakastiedon hallinta, tarjouslaskenta ja erilaisten tilauskanavien tarjona sekä myyntitilausten käsittely TUOTEHALLINTA - Tuotehallinnan eri ulottuvuudet valikoimasta reseptiikkaan ja nimikkeiden hallintaan. LOGISTIIKKA - Vastaanottoon ja lähettämiseen liittyvät prosessit sekä varastojen hallintaan ja tuotannon tukemiseen liittyvät sisäisen logistiikan prosessit. HANKINNAT - Hankintatarpeiden suunnittelu ja hankintojen toteuttaminen ja toimitusten seuranta. EDUSTUS JA JAKELUKEITTIÖ - Edustus- ja kokouspalveluiden suunnittelu ja palveluiden tuottaminen sekä jakelukeittiön prosessien tukeminen. RUOKATUOTANTO - Tuotantoprosessien hallinta erityyppisille valmistusmenetelmille useissa yksiköissä sekä pakkaaminen. SUUNNITTELU JA RESURSSIT - Tuotannonsuunnittelu ja erilaisten tuotantoresurssien tiedonhallinta sekä näihin liittyvän kunnossapidon hallinta. HALLINNON TUKI - talouteen liittyvien toimintojen tukeminen ja rajapinnat sekä liiketoiminnan analytiikan ja suunnittelun tukeminen. Yleisiä vaatimuksia Alustavat minimivaatimukset ovat seuraavat: • Järjestelmä tulee toiminnallisuuksien osalta vastata kattavasti prosessien kriittisiin vaatimuksiin. • Valittavan järjestelmän tulee olla moderni ja käytössä laajasti vastaavissa organisaatiossa. • Järjestelmällä tulee olla vahva tuotekehitys ja hyvät tulevaisuuden näkymät. • Se tulee olla asiakaskohtaisesti mukautettavissa ja joustavasti laajennettavissa uusien toimintojen ja toiminnallisuuksien osalta esim. käyttöliittymän näkymien ja eri moduulien kenttien osalta. • Järjestelmässä tulee olla hyvät rajapinnat tiedon siirtämiseen ja tuomiseen. • Toimitusprojektin ja jatkotukea ja kehitystä tarjoavan palvelupisteen kielen tulee olla suomi. KYSYMYKSET TOIMITTAJILLE Alla on muutama kysymys, joihin toimittajilta toivotaan vastauksia hankinnan kohteen kuvauksen mukaisista tuotteista ja palvelusta. Toimittaja voi vastata kaikkiin kysymyksiin tai vain osaan. Vastaukset voivat olla vapaamuotoisia, eivätkä ne rajoita mahdollisen myöhemmän tarjouksen sisältöä. 1. Minkälaisella ratkaisukokonaisuudella toimittaja suunnittelee vastaavansa hankintatarpeeseen? 2. Miten tarjottavan ratkaisun sisältö vastaa alustaviin liiketoiminnan painopistealueisiin? 3. Minkälainen yhteensopivuus ratkaisulla on yleisiin vaatimuksiin? 4. Minkälaisia kokemuksia ja referenssejä toimittajalla on vastaavista toimituksista? 5. Mitkä ovat toimittajan ja ohjelmistovalmistajan yleispiirteet ja keskeiset avainluvut? VASTAAMINEN Pyydämme vastauksia osoitteeseen pasi.murhu@digileaper.com viimeistään 31.3.2023. Kirjoita sähköpostin aihekenttään ERP-hankinta. Toimittaja voi halutessaan liittää vastaukseen tuote-esitteitä tai muuta materiaalia. Annettu vastaus ei sido toimittajaa antamaan tarjousta, eikä vastaaminen rajoita mahdollisesti jättämänne tarjouksenne sisältöä. Jos vastauksenne sisältää liikesalaisuuksia, merkitsettehän ne selvästi. Vastauksia käsitellään luottamuksellisesti ja ainoastaan hankinnan valmisteluun. Ilmoittautuneiden henkilötietoja käytetään vain tähän hankintaan liittyviin yhteydenottoihin. Tämän tietopyynnön ja ennakkoilmoituksen ja siihen saatujen vastausten käsittelyn jälkeen hankintayksikkö saattaa pyytää tietopyyntöön vastaajilta kommentteja myös myöhemmin laadittavan, varsinaisen tarjouspyynnön sisällöstä. Kommentointi ei ole välttämätöntä tarjouksen jättämiseksi. Jos myöhempi kommentointimahdollisuus avataan, se avataan kaikille tietopyyntöön vastanneille. Voitte myös ilmoittautua mukaan vain mahdolliselle myöhemmälle kommentointikierrokselle, vaikka ette tässä vaiheessa haluaisi vastata tämän tietopyynnön kysymyksiin. Lisätiedot Tietopyyntöön / markkinakartoitukseen vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta, eikä vastaamisesta aiheutuvista kustannuksista. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle, eikä vaikuta tarjoajan asemaan siinä.

HANKINTAYKSIKÖN ESITTELY Oulun Tuotantokeittiö Oy on Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen omistama yhtiö. Oulun Tuotantokeittiö Oy tuottaa omistaja-asiakkaidensa tarpeisiin ateria- ja puhtauspalveluita. Toimipisteet sijaitsevat Oulun alueella. Yhtiön arvoja ovat rohkeasti, vastuullisesti ja yhdessä. Oulun Tuotantokeittiö Oy eli Lööki on pitkäjänteisesti kehittänyt tuotantokeittiötoimintaa valittujen strategisten painopisteiden mukaisesti vuodesta 2017 alkaen. Yhtiön tahtotilana on kehittää toimintaansa myös tulevina vuosina. Oulun Tuotantokeittiö Oy työllistää noin 110 henkilöä, josta toimistotehtävissä työskentelee 15 henkilöä. Yhtiön hallinnolliset tilat sijaitsevat osoitteessa Liusketie 15, 90620 Oulu. Oulun Tuotantokeittiöllä on viisi valmistavaa keittiötä. Lisäksi henkilöstöä toimii ateria- ja puhtauspalvelutehtävissä kaupungin henkilöstöravintoloissa ja tiloissa. – Ruskon tuotantokeittiö – Hiirosen tuotantokeittiö – Kaakkurin tuotantokeittiö – Haukiputaan tuotantokeittiö – Oulunsalon tuotantokeittiö – Kaupungintalon alaiset toimipaikat, kuten henkilöstöravintola Radanvarsi Taka-Lyötyssä ja henkilöstöravintola Leeta Ympäristötalossa sekä ravintola Kymppi Oulu10 tiloissa sekä 2024 aukeava ravintola Susiteetti kaupungintalossa. Oulun Tuotantokeittiön Internet-osoite on https://looki.fi Oulun Tuotantokeittiön keskeistä ydinliiketoimintaa ovat ruoanvalmistus melkein 200 kohteeseen (jakelukeittiöihin) eli noin 33 000 ruokailijalle päivittäin. Asiakaskohteita ovat koulut, päiväkodit, kotiateriat, palvelutalot, hoivalaitokset, henkilöstöravintolat sekä Oulun yliopistollinen sairaala. Perustoimintoja ovat - Tuotannonsuunnittelu - Raaka-ainehankinta - Vastaanotto ja laadunhallinta - Valmistus ja pakkaus - Keräily ja toimitus - Ruokalistasuunnittelu - Tuotekehitys Keittiöt valmistavat yhteensä n. 2,4 milj. kiloa ruokaa vuodessa. - Yksittäin valmistetuista annoksista noin 2000 kilon tuotantoeriin - Kuuma-, kylmä, ja C&C-valmistusmenetelmillä. - Tuotteet pakataan ja toimitetaan asiakkaille tilausten mukaan. - n. 62 % valmistuksesta tapahtuu Ruskon tuotantokeittiössä ja n. 38 % valmistuksesta tapahtuu muissa keittiöissä. - Valikoimissa on tällä hetkellä yhteensä noin 10500 tuotenimikettä, joista hankintanimikkeitä n. 2200 kpl ja myyntinimikkeitä noin 8300 kpl. Aktiivisten nimikkeiden arvioitu määrä on n.60 %. - Pakkauskoot vaihtelevat 50 g – 7 kg:n välillä - Pakkaustavat: vakuumi, rasia ja GN-astiat