Markkinavuoropuhelukutsu ja tietopyyntö: Työvuorosuunnittelujärjestelmän hankinta Espoon kaupungille

HUOMIO! Tämä ei ole tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai ennakkoilmoitus vaan ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä osana hankinnan suunnittelua. Espoon kaupunki on käynnistänyt työvuorosuunnittelujärjestelmän hankinnan valmistelun ja kutsuu toimittajia markkinavuoropuheluun. Hankinnan kohteena on palveluna hankittava työvuorosuunnittelujärjestelmä seuraavan mukaisesti: • Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) • Palvelun käyttöönotto ja sovitus Espoolle • Sovellusylläpitopalvelut • Järjestelmän jatkokehitys- ja asiantuntijapalvelut Espoon tarpeen mukaan Työvuorosuunnittelujärjestelmän toiminnallisuuksien tavoitellaan kattavan seuraavat osa-alueet: • Työvuorosuunnittelu (huomioiden työlainsäädäntö, erilaiset TES-tulkinnat ja paikalliset sopimukset) • Päivittäinen työajan seuranta ja hallinnointi • Työvuorojen hyväksyntä ja viestintä • Työvuorosuunnitelmien ja toteumatietojen kaikkien eri vaiheiden sähköinen arkistointi • Tiedonhallinta ja raportointi Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on kartoittaa työvuorosuunnittelujärjestelmän hankintaa koskevaa markkinatilannetta. Espoon kaupunki haluaisi kuulla mahdollisten toimittajien ajatuksia kilpailutuksen toteutuksesta ja tarjouspyynnön valmistelusta. Lisäksi halutaan jo kilpailutuksen valmisteluvaiheessa kuulla miten nykyratkaisut istuvat kaupungin erilaisiin yksiköihin ja miten tunnistetaan parhaat toimintamallit Espoon kaupungille. MARKKINAVUOROPUHELUN AIKATAULU Markkinavuoropuhelu käydään alustavasti kahdessa vaiheessa: 1. Teamsin välityksellä alustavasti viikolla 13-15. Hankintayksikkö varaa oikeuden kutsua tietopyyntövastausten perusteella 3-5 toimittajaa vuoropuhelun ensimmäiseen vaiheeseen. Tämän ensimmäisen vaiheen tavoitteena on täsmentää hankinnan sisältö ja keskeiset reunaehdot. Varsinaiset markkinavuoropuhelukutsut Teams-tapaamisiin lähetetään alustavasti viikolla 12 valituille toimittajille sähköpostitse. 2. Markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille lähetetään tarjouspyyntöasiakirjoja kommentoitavaksi. Markkinavuoropuhelun toinen vaihe käydään sähköisesti. Kirjallinen materiaali lähetään kaikille markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tutustuttavaksi myöhemmin 2023 keväällä tai syksyn alussa. Toisen vaiheen vuoropuhelu käydään alustavan tarjouspyynnön sisällöstä, vaatimusmäärittelyistä ja sopimusehdoista. Tietopyyntöön vastanneille saatetaan lähettää hankintaan ja markkinavuoropuheluun liittyvää lisätietoa sekä ennakkokysymyksiä alustavasti viikon 12 aikana. Hankintayksikkö varaa oikeuden lisävuoropuheluihin markkinakartoituksen edetessä. Hankintayksikön tavoitteena on käynnistää varsinainen kilpailutus elokuussa ja käyttöönottoprojekti viimeistään maaliskuussa 2024 siten, että uusi järjestelmä saadaan kokonaisuudessaan käyttöön vuoden 2024 loppuun mennessä. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN JA MARKKINAVUOROPUHELUUN ILMOITTAUTUMINEN Tämän tietopyynnön ”Liite 1, Tietopyyntöön vastaaminen” sisältää lyhyen yhteenvedon järjestelmän toiminnallisista tarpeista sekä kysymyksiä, joihin toimittajia pyydetään vastaamaan. Toimittajilta pyydetään tietopyynnön vastauksena yhteenveto tarjottavissa olevasta ratkaisustaan kattaen vastaukset liitteessä 1 oleviin kysymyksiin. Hankintayksikkö kutsuu vastauksen pohjalta erilliseen järjestettävään markkinavuoropuheluun toimittajia, joiden tarjoamat ratkaisut vastaavat kattavimmin Hankintayksikön tarpeet ja muodostavat edustavan otannan markkinoista. Pyydämme markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita tarjoajia ilmoittautumaan kirjallisesti 16.3.2023 klo 9.00 mennessä osoitteeseen: hankinta@espoo.fi. Otsikoikaa ilmoittautumisviestinne selkeästi esim. seuraavasti: ”Markkinavuoropuhelu: Työvuorosuunnittelujärjestelmän hankinta – ilmoittautuminen [Yrityksen nimi]". Palauttakaa ilmoittautumisen yhteydessä tietopyynnön liite 1 täytettynä. Ilmoittakaa samalla yhteyshenkilönne nimi. Markkinavuoropuhelu ja siinä annetut tiedot eivät sido ketään siihen osallistuvaa tahoa, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Virallinen tarjouspyyntö julkaistaan vasta markkinavuoropuhelujen päätyttyä alustavasti elokuussa 2023. Vastauksia käsitellään luottamuksellisesti.