Markkinakartoitus (Tietopyyntö) Dokumenttienhallintajärjestelmä

Tämä ei ole ennakkoilmoitus, tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai kutsu neuvottelumenettelyyn, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun (tietopyyntö) potentiaalisille tarjoajille mahdollisesta Dokumenttienhallintajärjestelmän -yhteishankinnasta Helsingin kaupungille. Helsingin kaupunginkanslia on valmistelemassa dokumenttienhallintajärjestelmän hankinnan kilpailutusta. Kaupunki hakee valmisratkaisua. Helsingin kaupunki on käynnistämässä kaupunkiyhteisen dokumenttienhallintajärjestelmän hankintaa. Tavoitteena on kaupunkiyhteinen palvelu dokumenttimuotoisten tietojen tietoturvalliselle hallinnalle. Palvelun toiminnallinen tavoite on suurten dokumenttimäärien hallinta, tallentaminen ja helppo löydettävyys. Tarkemman kuvauksen hankittavasta järjestelmästä ja järjestelmän toimintaympäristöstä voitte lukea liitteenä olevasta Hankinnan kohteen kuvauksesta (liite 2.). Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Mikäli markkinavuoropuhelussa kuvattu hankinta päätetään toteuttaa, se saattaa poiketa sisällöltään markkinavuoropuhelun sisällöstä. Tietoja kerätään, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voitaisiin järjestää mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti ja että tarjouspyyntöasiakirjoissa pystyttäisiin kuvaamaan hankittava järjestelmä ja sille asetettavat vaatimukset oikealla ja riittävällä tarkkuudella. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa potentiaalisia toimittajia. Markkinavuoropuhelun avulla saadut tiedot voivat vaikuttaa siihen, miten hankinnan kriteerit asetetaan. Markkinavuoropuheluun vastaaminen ei sido mahdollista toimittajaa, eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuheluun vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta mahdollisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuheluun vastaamisesta ei makseta korvausta. Tietopyyntöön vastaamalla potentiaalisilla toimittajilla on mahdollisuus kommentoida asiakirjaluonnoksia ja vastata hankintayksikön kysymyksiin. Tilaaja varaa mahdollisuuden järjestelmän esittelytilaisuuksien (1h / toimittaja) järjestämiseen. Potentiaalisia ehdokkaita pyydetään lähettämään mahdolliset kommentit Tarjouspalvelun kautta 14.3.2023 mennessä. (https://tarjouspalvelu.fi/Default/Index ) Pyydämme toimittajia tutustumaan liitteen 1. Dokumenttienhallintajärjestelmän alustavat vaatimusmäärittelyt oleviin alustaviin vaatimusmäärittelyihin ja erityisesti taulukossa korostettuihin kysymyksiin. Taulukossa on myös varattu tilaa mahdollisille kommenteille. Pyydämme ilmoittamaan, mikäli vastaus näkemyksenne mukaan sisältää liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Pyydämme yksilöimään ja merkitsemään ko. tiedot selvästi. Hankintayksikkö pyrkii julkaisemaan Tarjouspyyntöilmoituksen keväällä 2023.