Tietopyyntö tapahtumakalenteri

Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää tapahtumakalenteriin liittyviä kysymyksiä ja hinta-arvioita. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti tapahtumakalenterista koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain (1397/2016) 65§:n mukainen tarkentava markkinakartoitus eli tietopyyntö osana hankinnan valmistelua. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan tapahtumakalenterin hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. TIETOPYYNNÖN KOHDE Oulun kaupungilla on ollut tapahtumakalenteri käytössä vuodesta 2020. Sopimuskausi on päättymäisillään. Tämän vuoksi Oulun kaupunki kartoittaa markkinatilanteen tapahtumakalentereista. Tapahtumakalenterin tulee palvella houkuttelevasti ja käyttäjäystävällisesti sekä Oulun seudusta kiinnostuneita matkailijoita, että alueen asukkaita etsiessään tietoa alueen tapahtumista. Tapahtumakalenterin tarkoitus on olla koko Oulun alueen yhteinen tapahtumakalenterialusta, josta tulee löytyä kaikki Oulun alueella järjestettävät tapahtumat. Tapahtumia tapahtumakalenteriin tulee voida luoda kaikkien alueen tapahtumajärjestäjien mahdollisimman yksinkertaisella ja helpolla tavalla niin, että tapahtumailmoitus näkyy ko. tapahtumakalenterin kautta mahdollisimman laajalle yleisölle eri verkkomedioissa, jotta tapahtumailmoituksia ei tarvitse tehdä monelle eri alustalle. Tapahtumakalenterista tulee voida integroida upotus tapahtumajärjestäjien omille www-sivuille, jossa näkyy ainoastaan kyseisen järjestäjän tai tapahtumapaikan tapahtumat. Joissain tapauksissa tapahtumia ei tarvitse näyttää itse tapahtumakalenterissa, kunhan tapahtuvat näkyvät tapahtumajärjestäjän omalla www-sivulla (yleisemmin WordPress ja Drupal). Näitä integraatioita on toteutettu jo mm. oulunmusiikkikeskus.fi -sivustolle. Lisäksi esimerkiksi kaleva.fi on korvannut aiemman menot-tapahtumakalenterinsa nykyisellä Mun Oulu -tapahtumakalenterilla. Tapahtumakalenteriin tulee voida integroida automaatiolla tapahtumia myös muista tapahtumakalenterijärjestelmistä, kuten lipunvälitysyritysten (Ticketmaster, Lippu.fi, Tiketti, Eventilla jne) lipunmyyntijärjestelmistä, tai muiden eri lipunmyyntitahojen www-sivuilla näkyvien tapahtumakalentereiden tietoja, jotka suostumusprotokollan jälkeen voidaan integroida hankittavaan tapahtumakalenterialustaan. Automaatiota käyttävällä integraatiolla saadaan siten tehokkaasti, automaattisesti ja yksinkertaisella työmäärällä kasattua Oulun alueen tapahtumat yhteen kalenterinäkymään, jossa käyttäjä voi suodattaa tapahtumia esim. tapahtumapaikan, tapahtumagenren, tapahtuma-ajan tai muun hakukriteerin avulla mieleisekseen näkymäksi. Samalla, kun tapahtumakalenteri toimii tapahtumia etsivän yleisön oppaana, se palvelee myös tapahtumajärjestäjiä. Tapahtumakalenteri toimii tapahtumajärjestäjien suunnittelutyökaluna, jonka avulla vältetään tapahtumien päällekkäisyyksiä ja löydetään tapahtumien synergiaetuja. Tapahtumajärjestäjät voivat esimerkiksi hakea tapahtumakalenterista tapahtumien suunnittelun ja toteutuksen kannalta olennaisia tietoja, kuten: • Tietoa tapahtumapaikkoista, esimerkiksi niiden äänitekniikasta • Tapahtumapaikkojen tilanteesta jonakin tiettynä ajankohtana, esimerkiksi työmaista, kunnostustöistä ja rakennusaikatauluista tapahtuma-alueilla ja muista mahdollisesti tapahtumien järjestelyihin vaikuttavista asioista. • Tapahtumakalenteriin voidaan joustavasti liittää tapahtumajärjestäjien tarvitsemia palveluita, esimerkiksi Timmi-tilanvarausjärjestelmä. Tapahtumakalenteri on osa MunOulu-verkkomediaa. Tapahtumakalenteri löytyy osoitteesta https://tapahtumat.munoulu.fi/fi-FI. MunOulu tulee siirtymään WordPress-alustalle loppuvuodesta 2023. Laskeutumissivun tapahtumakalenterinäkymän lisäksi kaupungin organisaation yksiköt, laitokset sekä alueen muut toimijat, esimerkiksi tapahtumapaikat, yksiköt, yksittäiset tapahtumakokonaisuudet saisivat tapahtumakalenteriin syöttämänsä tiedot näkyviin myös heidän omilla www-sivuillaan ja niiden ilmeeseen, toimintoihin ja rakenteeseen mukautuvalla tavalla. Tapahtumakalenterialustalla tulee olla mahdollista: 1.) luoda yksittäisiä tapahtumatietoja näkymään yleisölle tapahtumakalenterissa valittavien kategorioiden mukaisesti 2.) luoda tapahtumatietoja eri tahojen omilla www-sivuilla näkyvään omaan tapahtumakalenteriin 3.) tuoda automaattisesti tapahtumatietoja integroinnin jälkeen ulkopuolisista järjestelmistä 4.) jakaa tapahtumatietoja muihin järjestelmiin. Edellä mainittujen lisäksi tapahtumakalenterissa on oltava seuraavia ominaisuuksia: 1) INTEGRAATIO • Lippukauppojen kanssa • Meditalojen (Kalevan) kanssa • Paikkatietoon pohjautuva karttapalvelu Atla kanssa 2) TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄT • Kieliversio helpotus google-kääntäjän avulla • Kategoriarajoitukset 3) KÄVIJÄT • Hakutyökalun monipuolistuminen 4) YLLÄPITO, OUKA.FI JA VAIKUTTAVUUS • Kokoelmien luonti ouka.fi -verkkosivuja varten • Vaikuttavuuskysely ja niiden tulosten raportointi • Paikkatietoaineiston erottaminen analytiikasta Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista: 1.Mikä teistä olisi paras tapa toteuttaa hankinta? Pyydämme esittämään näkemyksiänne hankkeen toteuttamisvaihtoehdoista. 3. Yksilöikää palvelunne tarkemmin. Liitteeksi voitte laittaa palvelukuvauksianne, jos mahdollista. 4. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? 5. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta? Käyttöönotto + ylläpito/vuosi? 6. Aikatauluarvionne? Onko aikataululla hinnoitteluvaikutuksia ja jos on, niin millaisia? 7. Millaisilla sopimusehdoilla tarjoatte palveluita? Voitte mahdollisuuksien mukaan liittää oheen sopimusmallin. Näiden tietojen lisäksi pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida. Lisätietoja varten voitte ottaa yhteyttä sähköpostitse: minna.bimberg@ouka.fi. Mikäli vastauksenne sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa, pyydämme, että yksilöitte ja merkitsette ao. tiedot selvästi.