Kirjaston kelluvan kokoelman hallintajärjestelmä

Turun kaupunginkirjasto muodostuu pääkirjastosta, 11 lähikirjastosta ja kahdesta kirjastoautosta. Toimipisteiden koko ja niiden kokoelmien laajuus vaihtelevat. Pääkirjasto on kokoelmiltaan laajin ja käytöltään vilkkain. Muiden toimipisteiden laajuus voi vaihdella joitakin tuhansia niteitä sisältävistä kymmenientuhansien niteiden lähikirjastoihin. Toimipisteverkko ei ole staattinen, vaan siinä voi tapahtua muutoksia: perustetaan uusia toimipisteitä, toimipisteitä lakkautetaan tai niitä siirretään uusiin tiloihin. Turun kaupunginkirjastossa otettiin käyttöön syksyllä 2017 kokoelman kellutus, ts. palautuva aineisto jää siihen toimipisteeseen, johon se palautuu. Aiemmin toiminta perustui toimipisteiden omiin kokoelmiin, jolloin muihin toimipisteisiin palautunut aineisto lähetettiin kotiyksikköön. Tämä aiheutti paljon logistista työtä, jota kelluvan kokoelman avulla pyrittiin minimoimaan. Suurimmaksi haasteeksi kelluvan kokoelman osalta on osoittautunut se, että aineisto palautuu epätasaisesti eri toimipisteisiin. Jos toimipisteellä on esimerkiksi hyvät pysäköintipaikat tai se on helposti saavutettava ja kulkuväylien varrella, sinne palautuu paljon aineistoa, joka ei vastaa sen lainaajakunnan kiinnostusta ja joka ei myöskään mahdu rajallisiin tiloihin, vaan aineistoa pitää lähettää toisiin toimipisteisiin. Tämä manuaalinen tasapainotus toimii aikansa, mutta jossain vaiheessa tulee tilanne, että se vie liikaa työaikaa ja resursseja sekä yksipuolistaa työprosesseja. Onkin mietittävä, mikä on se kriittinen piste ja tasapainotustyön laajuus, niin että kelluvaa kokoelmaa ohjaavan järjestelmän hankinta tai kehittäminen on järkevää. Tavoitteena on, että järjestelmä tulee jatkossa auttamaan kokoelman kehittämisessä ja sijoittelussa vastaamaan paremmin kysyntään ja vähentämään logistista työtä.

Hankinta on kuvattuna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.