Mikrobiologian tietojärjestelmän hankinta

Nordlab on pohjoissuomalainen, julkinen laboratorioalan hyvinvointiyhtymä, joka toimii jäseniensä hyvinvointialueilla Kainuun, Keski-Pohjanmaan, Lapin ja Pohjois-Pohjanmaan maakunnissa 70 eri toimipisteessä. Nordlabin tehtävänä on tuottaa sen jäseninä oleville hyvinvointialueille ja muille asiakkaille kliinisiä diagnostisia palveluita ja huolehtia alan tutkimuksesta ja opetuksesta. Nordlabin tavoitteena on tuottaa tarjoamiaan palveluita taloudellisesti ja arvojensa mukaisesti. Nordlab työllistää noin 700 työntekijää ja sen vuosittainen liikevaihto on noin 90 miljoonaa euroa. Hankinnan kohteena on mikrobiologian tietojärjestelmä koko Nordlabin mikrobiologian toimintojen käyttöön, sisältäen ratkaisun käyttöönoton, tuki- ja ylläpitopalvelut, täydentävät asiantuntijapalvelut sekä ratkaisun edellyttämien lisenssien käyttöoikeudet. Nordlabin kliininen mikrobiologia tuottaa palveluita infektio- ja autoimmuunitautien diagnostiikkaan sekä infektioiden torjuntaan ja seurantaan. Tutkimusvalikoimassamme on bakteriologian, virologian, mykologian, parasitologian, infektioserologian sekä autoimmunologian tutkimuksia. Käytössämme on laaja joukko moderneja tutkimusmenetelmiä, joita Nordlab pyrkii uudistamaan jatkuvasti kehittyviä diagnostiikkamahdollisuuksia hyödyntäen sekä yhteistyössä infektiolääkäreiden ja muiden infektioita hoitavien kliinikkoasiantuntijoiden kanssa. Hankinnassa Nordlab hakee tuotantovalmista mikrobiologian tietojärjestelmää, joka voidaan ottaa käyttöön ilman järjestelmän lisäkehittämistä. Hankittavalla ratkaisulla korvataan nyt mikrobiologialla käytössä olevat Samba ja Effica Mikrobiologia järjestelmät. Ratkaisu on tarkoitus ottaa käyttöön Nordlabin Oulun, Oulaskankaan, Rovaniemen, Kokkolan, Raahen, Kemin, Kuusamon ja Kajaanin mikrobiologian laboratorioissa. Ratkaisun käyttöönottovaiheessa nyt käytössä olevien järjestelmien tiedot tulee migroida hankittavaan ratkaisuun. Hankittavan ratkaisun tulee sisältää tarvittavat integraatiot Nordlabilla ja sen asiakkailla käytössä oleviin potilastieto- ja laboratoriojärjestelmiin sekä muihin toiminnan kannalta oleellisiin tietojärjestelmiin. Ratkaisussa tulee olla tarvittavat laiteliittymät analysaattoreihin ja liitännät välitysohjelmistoihin. Hankintamenettelynä käytetään kilpailullinen neuvottelumenettelyä, koska hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi tarjouspyyntöä ja vaatimusmäärittelyä ei kyetä tekemään ilman neuvottelujen käymistä niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelujen tavoitteena on saada mahdollisimman selkeä ymmärrys Nordlabin tarpeista mikrobiologian tietojärjestelmälle sekä tuottaa Nordlabille hyvä ymmärrys tarjoajien ratkaisuista ja heidän tarjoamistaan palveluista ja tämän myötä täsmentää tarjouspyyntöä ja sen ehtoja niin, että Nordlabin tavoitteet hankittavalle tietojärjestelmälle ja siihen liittyville palveluille täyttyvät mahdollisimman hyvin. Kiinnostuneet ehdokkaat voivat lähettää osallistumishakemuksen, jolla pyytävät saada osallistua hankintamenettelyyn. Ehdokkaiden soveltuvuusvaatimuksen on kerrottu ESPD-osuudessa ja Osallistumispyynnön kohdassa Muut ehdot. Neuvottelujen aikana tarjouspyyntöä ja sen ehtoja tarkennetaan. Neuvottelujen päätteeksi Nordlab tuottaa lopullisen tarjouksen, jonka neuvotteluihin osallistuneet ehdokkaat saavat vastattavakseen.

Hankintamenettelynä käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankinnasta kiinnostuneita ehdokkaita pyydetään tutustumaan huolellisesti tähän osallistumispyyntöön ja sen liitteisiin. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Mikrobiologian tietojärjestelmän hankinnan onnistumisen kannalta on oleellista, että Nordlab pystyy neuvottelemaan hankinnan lopullisista ehdoista tarjoajien kanssa. Neuvottelujen kautta varmistetaan hankinnan tavoitteiden toteutuminen ja varmistetaan tarjousten vertailukelpoisuus. Osana neuvotteluja voidaan ehdokkaiden kanssa neuvotella siitä, miten tarjoajat toteuttavat vaatimukset. Tämän pohjalta Nordlab voi muuttaa, täsmentää, lisätä tai poistaa yksittäisiä vaatimuksia. Osallistumispyyntö ja sen liitteet ovat Nordlabin alustavia näkemyksiä ja hankinnan kohde ja lopullinen tarjouspyyntö täsmentyvät neuvottelumenettelyn kuluessa. Vähimmäisvaatimuksista ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteista tai hinta-laatusuhteen vertailuperusteista ei neuvottelumenettelyssä neuvotella. Kilpailutuksen perusteella Nordlab valitsee yhden toimittajan tuottamaan Nordlabille mikrobiologian tietojärjestelmäratkaisun. Tässä osallistumispyynnössä esitetyt hankintaan liittyvät määrät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Sopimus ei myöskään muodosta palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta osallistumisestaan hankintamenettelyyn, tekemästään osallistumispyynnöstä, tarjouksesta tai muista asiakirjoista. Kaikki neuvotteluprosessin vaiheet ja itse neuvottelut käydään suomen kielellä sekä ehdokkaiden tulee laatia tarjous suomen kielellä.