Eduskunnan asiakirjojen mikrokuvauspalvelun hankinta

Tällä tarjouspyynnöllä Eduskunnan kirjasto pyytää tarjouksia eduskunnan asiakirjojen mikrokuvauspalveluista, joihin kuuluu eduskunnan valiokunta-asiakirjojen ja kansliatoimikunnan pöytäkirjojen mikrokuvaus. Eduskunnan kirjasto kilpailuttaa eduskunnan asiakirjojen mikrokuvauspalvelut kolmeksi vuodeksi, alkaen joko 1.1.2022 tai viimeistään hankintasopimuksen allekirjoituksesta. Eduskunnan kanslia varaa oikeuden jatkaa sopimusta kaksi optiovuotta sopimuksen päättymisestä lukien.

Tällä tarjouspyynnöllä Eduskunnan kirjasto pyytää tarjouksia eduskunnan asiakirjojen mikrokuvauspalveluista, joihin kuuluu eduskunnan valiokunta-asiakirjojen ja kansliatoimikunnan pöytäkirjojen mikrokuvaus. Eduskunnan kanslia on jo vuosikymmeniä hankkinut eräiden eduskunnan asiakirjojen mikrokuvauspalveluja. Tarkoituksena on ollut säästää alkuperäisasiakirjat kulumiselta ja luoda joustavia tietopalvelumahdollisuuksia mikrokuvatun ja digitoidun aineiston välillä. Mikrokuvattavat asiakirjat koostuvat seuraavista asiakirjakokonaisuuksista. 1) Valiokuntien pöytäkirjat ja asiakirja-aktit ovat A4-kokoa ja asiakirja-akteissa on runsaasti metalliniiteillä yhteen liitettyjä A4-arkkeja sekä jonkin verran A4-koosta poikkeavia asiakirjoja ja satunnaisesti myös nidottuja julkaisuja. Kuvattava asiakirjamäärä on noin 50 000 – 65 000 sivua vuosittain ja koko sopimuskaudella arviolta noin 217 500 sivua. 2) Toinen kuvattava asiakirjaryhmä on kansliatoimikunnan pöytäkirjat liitteineen ja ne ovat A4-kokoa. Kuvattava asiakirjamäärä on vuodessa 2500–3500 sivua ja koko sopimuskaudella noin 12 500 sivua. Tarjoajan tulee sijoittaa alkuperäinen filmi suojakuoriin. Tilaaja edellyttää, että tarjoaja huolehtii kuvattavien asiakirjaerien nouto- ja palautuskuljetuksista. Lisäksi edellytetään, että tarjoaja toimittaa tilaajalle jo ennen kuvauksen valmistumista sellaisia kuvattavaksi siirrettyjä asiakirjoja, joita tilaaja tarvitsee äkillisesti. Kuvausten aikana liitteiden mukaisiin määrityksiin voi tulla tarkennuksia tai muutoksia, joita tarjouksen antaja sitoutuu noudattamaan. Eduskunnan kirjasto kilpailuttaa eduskunnan asiakirjojen mikrokuvauspalvelut kolmeksi vuodeksi, alkaen joko 1.1.2022 tai viimeistään hankintasopimuksen allekirjoituksesta. Eduskunnan kanslia varaa oikeuden jatkaa sopimusta kaksi optiovuotta sopimuksen päättymisestä lukien.