Vähälevikkisten kulttuurilehtien ja lehtivälityksen hankinta yleisille kirjastoille

Tässä hankinnassa hankintayksikkönä, hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen tekijänä toimii Opetus- ja kulttuuriministeriö (jäljempänä OKM). Valtion neuvoston kanslia avustaa OKM:ä hankintamenettelyn toteuttamisessa OKM:n valtuutuksella. Pyydämme teiltä tarjousta vähälevikkisten kulttuurilehtien lehtivälityksestä yleisiin kirjastoihin. OKM:llä on valtion talousarviossa käytettävissään määräraha, joka on tarkoitettu Suomessa julkaistujen painettujen vähälevikkisten kulttuurilehtien vuosikertojen tilaamisen kuntien kirjastoihin. Tämän kilpailutuksen kohteena ja tavoitteena on löytää lehtivälittäjä, jolla on nykyaikainen, kustannustehokas ja helppokäyttöinen verkkopohjainen hankintakanava, josta yleiset kirjastot voivat tilata Suomessa julkaistujen painettujen vähälevikkisten kulttuurilehtien vuosikertoja kokoelmiinsa. Lehtivälittäjä valitaan määrävuosin toteutettavan tarjouskilpailun perusteella. Vuoden 2023 kirjastojen kulttuurilehtitilauksiin ja niiden välityspalveluun (palvelumaksu) on käytettävissä enintään 140 000 euroa (sisältäen arvonlisäveron). Manner-Suomen alle 200 000 asukkaan kuntien ( 288 kpl) kirjastot voivat tilata 48 lehtinimekettä sisältävästä valikoimasta vähälevikkisten kulttuurilehtien vuosikertoja kokoelmiinsa. Kuntakohtaisesta lehtitilauksiin käytettävissä olevasta enimmäismäärästä päätettiin syyskuussa 2022. Kirjastot tilasivat kaikkiaan 2 158 kulttuurilehden vuosikertaa vuodelle 2021. Kokonaissumma lehtitilauksiin ja palvelumaksuun oli 124 421,75 euroa + palvelumaksut. Lehtivalikoimassa oli tuolloin 52 lehtinimekettä. Kuntakohtainen määräraha oli 335 - 775 euroa ja se oli Manner-Suomen kaikkien alle 200 000 asukkaan kunnan käytössä. Hankinta ja siihen sisältyvät pakolliset vaatimukset kuten myös tarjoajaa koskevat pakolliset vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Hankintayksikön tavoitteena on, että hankintasopimus saataisiin allekirjoitettua viimeistään maaliskuun 2023 aikana.

HANKINTA MUODOSTUU SEURAAVISTA TOIMENPITEISTÄ: 1) OKM laatii vuosittain kulttuurilehtivalikoiman, joka perustuu taiteen edistämiskeskuksen nimittämän valtion kulttuurilehtipaneelin tukilistaan sekä toiminta-avustusta saavien yhteisöjen julkaisemiin lehtiin. Kulttuurilehtivalikoima (v. 2023) on tarjouspyynnön liitteenä. 2) Tarjoaja hankkii kyseisen vuoden kulttuurilehtivalikoimaan sisältyvien lehtien hinnat (alv 0%). 3) Tarjoaja avaa sähköisen hankintakanavan kirjastoille. Hankintakanavan tulee täyttää tarjouspyynnön kohdassa "hankinnan kohteen kriteerit" mukaiset vähimmäisvaatimukset sekä ne pisteytettävät vaatimukset, jotka tarjoaja on tarjouksellaan sitoutunut palvelussa täyttämään. Tarjoaja neuvoo kirjastoja hankintakanavan käytöstä puhelimitse tai sähköpostitse. 4) Tarjoaja vastaa lehtien toimittamisesta kirjastoihin sekä kirjastojen tilauksia koskeviin tiedusteluihin viimeistään kolmen arkipäivän kuluessa tiedustelun saapumisesta. 5) Tarjoaja raportoi OKM:lle hankinnan toteutumisesta kunkin tilausvuoden helmikuun loppuun mennessä (loppuraportti), johon sisältyvät vähintään tarjouspyynnössä pakollisiksi vaaditut tilastot (kohdassa "hankinnan kohteen kriteerit") Vuosittaisen tilaustukeen liittyvät toimenpiteet, vastuut ja aikataulu ovat pääpiirteissään seuraavat: - ELOKUU: *OKM päättää vähälevikkisten kulttuurilehtien seuraavaa vuotta koskevan tilaustuen piiriin kuuluvasta lehtivalikoimasta perustuen kulttuurilehtipaneelin ja toiminta-avustusta saavien yhteisöjen julkaisulistaan. - SYYSKUU: *OKM päättää kuntakohtaisesta tilaustuen määrärahasta. *Kunnille, aluehallintoviranomaisille ja lehtivälittäjälle lähetettävän päätöksen liitteenä on lehtiluettelo. *Lehtivälittäjä tiedottaa kirjastoja seuraavan vuoden lehtitilauksia koskevasta aikataulusta ja muusta tilausten tekemiseen tarvittavasta informaatiosta. - LOKAKUU: *Kirjastot tekevät tilaukset hankintakanavassa. - MARRAS - JOULUKUU: *Lehtivälittäjä toimittaa kirjastojen tilaukset kustantajille. *Lehtivälittäjä informoi kirjastoja, joilla on käyttämätöntä määrärahaa ja vastaanottaa lisätilaukset ja toimittaa ne kustantajille. *Lehtivälittäjä laskuttaa määrärahansa ylittäneet kirjastot ylimenevästä osasta. - TAMMI-HELMIKUU: *Lehtivälittäjä raportoi kirjastojen tilaukset OKM:lle viimeistään helmikuun loppuun mennessä ja laskuttaa OKM:tä tehtyjen tilausten perusteella. Lehtivälittäjän tulee sopimuskaudella vuosittain noudattaa yllä kuvattua aikataulua.