Arkistonhallintatietojärjestelmä

Tämä ilmoitus on ennakkotietoilmoitus. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Kansaneläkelaitos (Kela) hoitaa Suomessa asuvien perusturvaa eri elämäntilanteissa. Kelan asiakkaita ovat kaikki Suomessa asuvat sekä ulkomailla asuvat Suomen sosiaaliturvan piiriin kuuluvat henkilöt. Kelan hoitamaan sosiaaliturvaan kuuluvat lapsiperheiden tuet, sairausvakuutus, kuntoutus, työttömän perusturva, asumistuki, opintotuki, vähimmäiseläkkeet ja perustoimeentulotuki. Lisäksi Kela huolehtii vammaisetuuksista, sotilasavustuksista sekä maahanmuuttajan tuesta. Kela pyytää tarjoajia osallistumaan markkinavuoropuheluun jonka kohde on arkistonhallintatietojärjestelmä SaaS-palveluna. Arkistonhallintatietojärjestelmässä hallinnoidaan analogista aineistoa eli esimerkiksi paperiasiakirjoja, mikrofilmejä ja valokuvia. Aineistojen luettelointi, kuvailu, ajantasaiset lainaustiedot, hakupalvelut, erilaiset raportointimahdollisuudet sekä ajallaan tehtävät hävitykset ovat erityisen tärkeitä tehtäviä, jotta isoa analogista arkistoaineistomassaa pystytään hallitsemaan. Arkistonhallintatietojärjestelmässä on voitava hallita noin 6000 hyllymetrin analogista arkistoaineistoa. Nykyistä käytössä olevaa arkistonhallintatietojärjestelmää käyttää alle kymmenen käyttäjää ja järjestelmään on tallennettu yhteensä noin 40 000 arkistoyksikköä 100 eri arkistonmuodostajalta. Kyseessä ei ole dokumentinhallintajärjestelmä, asianhallintajärjestelmä tai sähköinen arkisto. Markkinavuoropuhelu on tarkoitus toteuttaa tammi-helmikuun 2023 aikana. Mahdollinen hankintailmoitus on tarkoitus julkaista helmikuussa 2023. Edellä kuvattu hankinnan kohde ja sen sisältö ovat alustavia ja niihin voi tulla vielä muutoksia.

Katso kohta II.1.4) Lyhyt kuvaus.

Hankintayksikkö pyytää ystävällisesti markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita toimijoita ilmoittautumaan ja ilmoittautumisen yhteydessä lähettämään vastaukset seuraaviin tietopyyntökysymyksiin: 1. Tarjoaja yrityksen nimi, tarjoajan yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. 2. Lyhyt kuvaus tarjottavista arkistohallintatietojärjestelmistä, tietojärjestelmien sisältämistä toiminnoista, mikä on järjestelmän käytön ja tuotekehityksen elinkaari ja voiko tietojärjestelmää käyttää Saas-palveluna? 3. Kuvaa lyhyesti arkistonhallintatietojärjestelmän määrittely-, toteutus- ja käyttöönottovaiheiden aikataulujen pituutta kuukausissa? 4. Kuvaa mitä eri hinnoittelu-vaihtoehtoja tarjottava arkistonhallintatietojärjestelmä mahdollistaa käyttöönoton ja käytön osalta? 5. Hankinnan kokonaisarvon määrittämiseksi kuvaa alustavia sitoumuksettomia budjetäärisiä arvonlisäverottomia kokonaiskustannuksia arkistonhallintatietojärjestelmän sekä A. käyttöönoton että B. järjestelmän käytön kuukausikustannuksille. 6. Kuinka monta henkilötyöpäivää datamigraatio nykyisestä järjestelmästä tarjoajan ratkaisuun vie arviolta aikaa? Mitä asioita on oltava tiedossa jotta datamigraatiolle voi antaa hinnan ja mitkä hinnoitteluvaihtoehdot ovat suositeltavia? 7. Käytetäänkö arkistonhallintatietojärjestelmässä valmista metatietomallia? Jos kyllä niin mitä? 8. Millainen hävitystoiminnallisuus arkistonhallintatietojärjestelmässä on? Kuvaile hävitysprosessia. 9. Onko arkistonhallintatietojärjestelmässä mahdollista hallita säilytysaikoja ilman erillistä TOSia/AMSia? Jos on, niin miten? 10 A. Millä selaimilla ja selainversioilla arkistonhallintatietojärjestelmää voi käyttää? B. Vaatiiko käyttö selainten lisäosien asentamista käyttäjän työasemaan? 11. Mitä tekniikoita käytätte käyttäjän tunnistamisessa ja todennuksessa (esim. AzureAD, MFA, käyttäjätunnus+salasana)? 12. Missä maassa arkistonhallintatietojärjestelmän ohjelmistopalvelu ja alustapalvelut alihankkijoineen maantieteellisesti tuotetaan seuraavien asioiden osalta: * konesalit, * kahdentaminen, * tietojen tallennus ja säilytys (tietoaineisto ja mahdolliset lokitiedot) * varmuuskopiointi ja varmuuskopioiden tallennus ja säilytys (tietoaineisto ja mahdolliset lokitiedot), * palvelun hallinta ja ylläpitopalvelu. 13. Onko tarjoajalla ko. hankintaan liittyviä kysymyksiä tai kommentteja? Pyydämme lähettämään ilmoittautumisen yhteydessä vastaukset yllä esitettyihin kysymyksiin sähköpostitse osoitteeseen: kilpailutus@hansel.fi viimeistään 18.1.2023. Sähköpostin otsikossa tulisi olla "Kela arkistonhallintatietojärjestelmä markkinavuoropuhelu". Hankinnasta kiinnostuneet toimittajat voivat lähettää edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen myös muuta aiheeseen liittyvää materiaalia, josta hankintayksikön olisi hyvä olla tietoinen. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytyksenä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tämä ennakkotietoilmoitus ei velvoita hankintayksikköä tekemään varsinaista tarjouskilpailua. Hankintayksikkö voi lähettää ilmoittautuneille yrityksille kysymyksiä, voi mahdollisesti järjestää markkinavuoropuhelutapaamisia sekä voi lähettää tarjouspyynnön luonnosmateriaaleja kommentoitavaksi. Markkinavuoropuheluun osallistuville tarjoajille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Hankintayksikkö päättää mahdollisen markkinavuoropuhelun sisällön ja laajuuden prosessin edetessä. Ennakkotietoilmoituksessa esitetty hankinnan kuvaus ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa konsultatiivisessa roolissa.