Kutsu markkinavuoropuheluun: Väyläviraston riskienhallinta ohjekokonaisuuden päivitys- ja kehittämistyö

Hankinnan kohteena on konsulttityö tukemaan ja toteuttamaan Väyläviraston liikennemuotokohtaisten ohjeluetteloiden riskienhallintaotsikon alle kootun ohjekokonaisuuden päivitys- ja kehittämistyötä. Väylävirasto on tunnistanut kehittämistarpeita ohjekokonaisuuteen liittyen osana jatkuvan parantamisen prosessia. Hanke- ja projekti riskienhallintaan on kohdistunut suuri määrä kehitys- ja poikkeamahavaintoja viime vuosina tehdyissä omavalvonnoissa ja lisäksi ohjekokonaisuuteen on tullut kehitystarpeita muista lähteistä, kuten Väyläviraston toteuttamasta HOF-projektista. Työn kohteena olevat ohjeet: - 50/2020 Riskienhallinta Väylänpidossa, - 51/2020 Ohje riskienhallinnan menetelmistä, - 52/2020 YTM-asetuksen mukainen riskienhallinta rautatiejärjestelmässä Ohjetyön keskeiset tavoitteet ovat ohjedokumenttien määrän vähentäminen ja sisällön konkretisointi. Ohjekokonaisuuden tulee tukea paremmin palvelutuottajan toteuttamaa riskienhallintaa. Lisäksi sidotaan komission asetuksen EU/402/2013 mukainen riskienhallinta aiempaa selkeämmin osaksi ohjeissa kuvattua normaalia riskienhallinnan prosessia. Ohjeen merkittävimmät muutokset verrattuna aiempiin ohjeisiin on kolmen ohjeen yhdistäminen. Osa nykyisestä ohjesisällöstä on tavoitteena kuvata hyvinä käytäntöinä, erillisinä dokumenteina, jotka eivät ole sitovia ohjeita. Näin voidaan huomioida eri kokoluokan ja kompleksisuuden omaavien projektien tarpeet. Työllä on linkitys myös muihin Väyläviraston ohjeisiin. Tavoitteena on poistaa ohjeesta päällekkäisyydet ainakin ohjeen Turvallisuusmenettelyjen käsikirja väylähankkeissa VO 58/2020 ja Turvallisuuspoikkeamien ilmoittaminen ja käsittely VO 57/2020 kanssa. Työn kohteena olevia ohjeita sovelletaan tie-, rata- ja vesiliikennemuotojen hankkeissa, projekteissa ja urakoissa. Lisäksi ohjeet kattavat väylänpidon kaikki elinkaarenvaiheet aina suunnittelusta rakentamiseen, käyttöönottoon ja käyttöön sekä kunnossapitoon. Ohjeen sidosryhmien laajuus asettaa haasteen ohjeen päivitykselle etenkin työssä tarvittavan osaamisen monimuotoisuuden näkökulmasta sekä kommentointi- ja lausuntokierroksiin osallistuvien tahojen suuren määrän vuoksi. Hankinnan tavoitteena on koota ohjepäivityksen tueksi asiantuntijoista koostuva ryhmä, jolla on osaamista laajasti eri liikennemuodoista ja riskienhallinnasta eri elinkaarenvaiheissa. Lisäksi ryhmässä tulee olla mukana osaamista komission asetuksen (EU) 402/2013 mukaisesta muutoksen merkittävyyden arvioinnista ja riskienhallinnasta esimerkiksi ISA:na toimimisen kautta. Näiden lisäksi on keskeistä, että päivitystyöhön osallistuvalla ryhmällä on käytännönosaamista projekti- ja hankeriskienhallista sekä turvallisuussuunnitteluun liittyvästä riskienhallinnasta. Työ on tarkoitus toteuttaa projektina, jonka projektipäällikkönä toimii Väyläviraston riskienhallinnan asiantuntija. Työ organisoidaan niin, että projektilla on ydinryhmä sekä tukiverkosto, jotka muodostuvat tämän hankinnan konsulteista. Projektin ydinryhmä koostuu 3–5 riskienhallinnan ammattilaisesta, joiden kokemus ja osaaminen vastaa mahdollisimman kattavasti Väyläviraston tarpeita. Projektin työmäärästä valtaosa tehdään ydinryhmän toimesta. Ydinryhmää tukemaan kootaan asiantuntijaryhmä 3–6, jossa on suunnittelun, rakennuttamisen ja kunnossapidon osaajia kuten projektipäällikön, suunnittelijan, rakennuttajakonsultin tai kunnossapitopäällikön kokemusta omaavia henkilöitä. Tukiryhmän osallistujien työmäärä projektissa on ydinryhmää selkeästi pienempi ja heidän osaamistaan hyödynnetään tarpeen mukaan esimerkiksi fasilitoitujen työpajojen ja kirjallisen kommentoinnin muodossa. Projektiin kiinnitettävien konsulttien lukumäärä riippuu siihen sidottavien asiantuntijoiden osaamisen laajuudesta. Työtä tehdään työpajatyöskentelynä, itsenäisenä kirjoittamisena ja tarvittaessa haastatteluiden ja muita sidosryhmien tarpeet huomioivia työskentelytapoja hyödyntäen. Projekti koostuu useasta vaiheesta kattaen itse ohjeen kehitys ja kirjoitustyön, lausuntokierrokset sekä uuden ohjeen jalkauttamisen suunnittelun ja toteuttamisen Väyläviraston tukena. Työ alkaa helmikuussa 2023 ja uusi ohjekokonaisuus on tavoitteena saada lausuntokierroksille syksyn 2023 aikana. Ohjeen käyttöönotto ja jalkautus vuoden 2024 kevään aikana. Markkinavuoropuhelun kohteena oleva hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä (arvio noin 70 000 €). TARKEMMAT TIEDOT MARKKINAVUOROPUHELUSTA Tämä ilmoitus on kutsu markkinavuoropuheluun. Kyseessä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö. Tällä ilmoituksella ei lyhennetä myöhemmin mahdollisesti käynnistettävän hankintamenettelyn määräaikoja, eikä osallistuminen markkinavuoropuheluun ole edellytys hankintaan osallistumiselle. Markkinavuoropuhelu ei sido siihen osallistuvia osapuolia eikä osallistumisesta makseta korvauksia. Markkinavuoropuhelussa esitellään tulevaa hankintaa sen kohteena olevan työn sisällön ja tavoitteiden osalta sekä käydään keskustelua hankinnassa asetettavista vaatimuksista ja tarjousten arviointikriteereistä. Tilaisuudessa esitellään kohteena olevan ohjetyön tavoitteet ja toteutussuunnitelma. Tilaisuus järjestetään Teams-tilaisuutena (osallistumiskutsu toimitetaan ilmoittautuneille) 24.1.2023 kello 14:30. Tilaisuuden ohjelma: - Riskienhallinnan ohjekokonaisuuden kehittämisen tavoitetila - Ohjetyön organisointi ja resursointi - Hankinnan vaatimukset ja arviointikriteerit - Kysymykset ja keskustelu - Hankinnan aikataulu Tarkempi markkinavuoropuhelun ohjelma toimitetaan ennen tilaisuutta markkinavuoropuheluun osallistujille. Tilaisuutta ei tallenneta. Tilaisuus pidetään suomeksi. OHJEET ILMOITTAUTUMISELLE: Tilaisuudesta kiinnostuneita palveluntuottajia pyydetään ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun viimeistään 13.1.2023 kello 15:00 mennessä, Ilmoittautumiset tehdään sähköpostitse osoitteeseen: laura.noukka@vayla.fi Sähköposti tulee otsikoida seuraavasti: Markkinavuoropuhelu, Väyläviraston ohjeluetteloiden riskienhallinta osuuden ohjekokonaisuuden päivitys- ja kehittämistyö