Avainhallinta

Hankinnan kohteena on avainhallinta, joka pitää sisällään asiakaspalvelun asiakkaiden avainten palautuksen, säilytyksen ja noutojen osalta. Uusi asukas voi noutaa avaimet Palveluntuottajan toimipisteestä tai Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:n tiloista Smartboxista, johon Palveluntuottaja ne toimittaa. Palveluntuottaja toimittaa avaimet päivittäin Smartboxiin klo 15:00-16:00. Palveluntuottajalla edellytetään olevan toimipiste avainten palautuksia ja noutoja varten Lappeenrannan keskustan alueella enintään 10 km etäisyydellä Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:stä (osoite Valtakatu 44, 53100 Lappeenranta). Sopimuskauden on tavoitteena alkaa 1.2.2023 ja päättyä 31.12.2024. Lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen mahdollisuuden halutessaan jatkaa sopimusta vuosi kerrallaan, kuitenkin enintään kaksi (2) optiovuotta. Optiomahdollisuuden käytöstä hankintayksikkö päättää varsinaisen sopimuskauden lopulla sopimustoimittajan kanssa pidettävien erillisten neuvottelujen jälkeen.

TAMPUURI Tilaajilla on käytössä Tampuuri ohjelmisto (kiinteistöjen hallintajärjestelmä). Tampuurin käyttö kuuluu hankittavaan palveluun. Tilaajan ja Palveluntuottajan yhteydenpito ja viestintä avainhallinnan osalta tapahtuu sähköisillä ilmoituksilla, joihin tilaaja käyttää pääsääntöisesti Tampuuri ohjelmistoa. Tampuurissa on avainhallintaohjelma, jota käytetään avainhallinnassa. Palveluntuottaja kirjaa kaikki asukkaiden ja urakoitsijoiden avainten noudot ja palautukset ohjelmaan. Asukkaan irtisanoutumisesta tulee sähköisesti viesti asuntosihteeriltä, jolloin avaimen palautuksen päivämäärästä tulee tieto Palveluntuottajalle. Palveluntuottaja huolehtii avaimen palautuksen toteutumisesta aikataulun mukaisesti ja kirjaa tiedon avainhallintaohjelmaan. Asukkaan sopimuksen alkamisesta tulee viesti sähköisesti asuntosihteeriltä. Asukas noutaa avaimen Palveluntuottajalta sopimuksen alkamispäivänä, ellei toisin ole ilmoitettu. Katsomisavaimista tulee viesti sähköisesti asuntosihteeriltä. Katsoja voi noutaa avaimen Palveluntuottajalta tai Smartboxista sovittuna ajankohtana. Katsomis- avaimen palautus Palveluntuottajalle toimistolle tai postilaatikkoon sovittuna aikana. URAKOITSIJOIDEN AVAINTEN NOUTO JA PALAUTUS Urakoitsijat noutavat yleis-, huolto- ja huoneistonavaimet Palveluntuottajan toimipisteestä. Avainta noudettaessa on työntekijän esitettävä kuvallinen yrityksen henkilökortti / tai henkilöllisyystodistus sekä vikailmoituksen numero. Tampuurin vikailmoituksesta näkee viimeisen palautuspäivämäärän kohdasta "työ valmis viimeistään". AVAINHALLINNAN PERUSTAMINEN Palveluntuottaja kirjaa kiinteistöhuollon huolto- ja yleisavaimet tunnuksin Tampuuriin. Palveluntuottaja noutaa avainkansiot ja vapaiden huoneistojen avaimet Tilaajalta. Tilaaja antaa Tampuuri ohjelmiston käyttökoulutuksen Palveluntuottajalle (Palveluntuottajalle annetaan rajatut käyttöoikeudet Tampuurin käyttöön). AVAINHALLINNAN TOTEUTTAMINEN Tampuurin avainhallinnan ylläpitäminen uusien ja peruskorjauksien kohteista. Palveluntuottaja hoitaa avainhallintaa ja asukkaille avainten luovutuksen. Mahdollisen avainten jaon kohteissa hoitaa Tilaaja. Vakuuden käsittely avainten kohdalla: - Palveluntuottaja kirjaa avaimet Tampuuriin ja ilmoittaa asukkaiden avainten palautuksista Tilaajalle. - Palveluntuottaja kyselee palautuksen yhteydessä asukkaalta puuttuvien avainten tilanteen ja ilmoittaa puutteista Tilaajalle. Tarjoajan tulee tutustua tarjouspyynnön liitteeseen 1 Avainturvallisuus. Palveluntuottajan edellytetään hoitavan avainhallintaa liitteen 1 avainturvallisuusohjeistuksen mukaisesti. Palveluntuottajan tulee hoitaa yhteydenpito asunnonkatsojaan / poismuuttavaan asukkaaseen puuttuvista avaimista. Palveluntuottajan tulee tarjota palvelua ja vastata puheluihin toimipisteessään arkisin klo 8:00-16:00 tai vaihtoehtoisesti klo 9-17. Kuukauden vaihteessa ja sen läheisyydessä Palveluntuottajan tulee varautua esim. henkilöstöresurssein hieman suurempaan avainhallintapalvelun tarpeeseen. Kuukauden vaihteen osuessa viikonloppuun (ml. juhlapyhä viikonloppu) tai arkijuhlapyhään on asiakkaalla oltava mahdollisuus noutaa avaimet Palveluntuottajalta edeltävänä tai seuraavana arkipäivänä. Optiona tarjoajilta tiedustellaan mahdollisuutta toimipisteen viikonloppu aukioloihin. Tilaajilla on käytössään mekaanisia ja sähkömekaanisia Abloy-lukkoja ja sähkömekaanisia iLOQ-lukkoja. Palveluntuottajalla tulee olla ohjelmisto näiden avaimien hallintaan. Tämä hankinta ei pidä sisällään lukkotöitä kuten asennusta, korjausta ja lisäavaimia, josta Tilaajilla on toinen voimassa oleva sopimus. Avainhallinnan palveluntuottaja noutaa tarvittaessa avaimia lukkopalveluiden sopimustoimittajilta. Optiona pyydetään tuntihinta uudis- ja peruskorjauskohteiden avainten viemisestä Tampuuri-järjestelmään. Lukkopesien lukeminen älyavaimella kohteissa tehdään tarvittaessa optiotuntiveloitushinnalla.

Täsmennetty tarjouspyynnön kohtaa "Hankinnan kohteen kriteerit, ryhmän yleiset kriteerit": "Tarjoajalla tulee olla ohjelmisto Tilaajien sähkömekaanisien Abloy-lukkojen ja sähkömekaanisien iLOQ-lukkojen avainhallintaan." *Poistettu sana mekaanisten. Täsmennetty tarjouspyynnön kohtaa "Hankinnan taustaa, Hinnat" seuraavaksi: "Mikäli yhdensuuntainen matka Palveluntuottajan Lappeenrannan toimipisteeltä (jota tarjouspyynnössä on edellytetty) avainhallinta kohteeseen on yli 15 km, korvataan tämän ylimenevät kilometrit voimassa olevan verohallinnon päätöksen verovapaista matkakustannusten korvauksista (kulkuneuvo auto) mukaisesti." Edellä mainittu kappale kilometrikorvauksista tullaan täsmentämään myös varsinaiseen sopimukseen.