Kutsu markkinavuoropuheluun, HR -järjestelmä

Mico Botnia Oy Ab on Pohjanmaan maakunnan hallinnollisia tukipalveluita tuottava yhtiö, joka on asiakkaidensa omistama. Ajantasainen lista omistajista on saatavilla: https://www.micobotnia.fi/yritys/omistajat/ Mico Botnia tuottaa kunta- ja kuntayhtymäasiakkailleen sekä näiden konserneihin kuuluville yhteisöille mm. taloushallinto- ja palkanlaskentapalveluita sekä tietojärjestelmiin liittyviä palveluita. Tällä hetkellä palkanlaskentapalvelut tuotetaan loppuasiakaskohtaisesti joko Mico Botnian tai loppuasiakkaiden palkanlaskentajärjestelmillä. Mico Botnian asiakkailla (loppuasiakkaat) on tällä hetkellä käytössä useita eri HR-järjestelmiä ja lisäksi HR-prosesseja hoidetaan osin manuaalisesti. Mico Botniaa avustavat hankinnassa TeeSe Botnia Oy Ab ja Facilor Oy, jotka ovat mukana aineiston ja tarjoajien vastausten käsittelyssä. Hankinnan tavoitteena on saada käyttöön HR-järjestelmä, joka tukee Mico Botnian ja Mico Botnian loppuasiakkaiden tarpeita siten, että sama HR-järjestelmä voidaan ottaa käyttöön mahdollisimman laajasti Mico Botnian asiakkaille. Käyttöönotot (ja järjestelmän asennukset) tehdään loppuasiakaskohtaisesti, joka mahdollistaa joustavamman järjestelmän sisältöjen ja toiminnallisuuksien konfiguroinnin loppuasiakkaan tarpeiden mukaisesti. Päätökset HR-järjestelmän käytöstä tehdään loppuasiakaskohtaisesti, eikä Mico Botnia sitoudu mihinkään tiettyyn käyttövolyymiin. Potentiaalinen käyttäjämäärä on enimmillään n. 20 000 työntekijää. Hankinta sisältää HR-järjestelmän, jonka avulla Mico Botnia ja Mico Botnian loppuasiakas hoitaa HR-prosessejaan. Hankittavalla järjestelmällä korvataan eri järjestelmiä tai manuaalista tietojen käsittelyä. Uuden järjestelmän tulee tukea kunnallissektorin työehtosopimuksia siten, että palvelussuhteeseen liittyvien tietojen hallinta (mm. palkkauksen erilaiset osat) on järjestelmän avulla mahdollista vaivattomasti. Järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin, kuten Mico Botnian käyttämään Populus-palkanlaskentajärjestelmään. HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti henkilöstöön liittyvien perustietojen sekä palvelussuhteen tietojen ensisijainen master datan lähde. Keskeisenä vaatimuksena onkin, että HR-järjestelmästä toteutetaan Populus-palkanlaskentajärjestelmään integraatio, jolla henkilöstöön liittyvät tiedot sekä tietojen muutokset siirretään palkanlaskentaan. Hankintaa voidaan sopimuskaudella laajentaa nykyisten suorien ja välillisten omistajien lisäksi myös tuleville Mico Botnian suorille ja välillisille omistajille sekä näiden konserneihin kuuluville yhteisöille.

Hankittava HR-järjestelmä sisältää tavoitteen mukaan seuraavia toiminnallisuuksia: HRM-prosessit - Henkilöstön perustietojen hallinta - Palvelussuhteen elinkaaren hallinta, ml. palkkatietojen hallinta (ei palkanlaskentaa) - Vakanssien hallinta - Viranhaltijapäätösten muodostaminen - Tehtävänkuvaukset ja tehtävän vaativuuden arviointi - Kokemusvuosilaskennan tukeminen - Lomien ja muiden poissaolojen hallinta - Sairauspoissaolojen seuranta ja varhainen tuki HRD-prosessit - Perehdytys- sekä työsuhteen aloittamis- ja päättämistoiminnot - Kehityskeskustelut / työurakeskustelut - Osaamisen hallinta - Koulutusten hallinta, ml. koulutuskalenterin ja ilmoittautumisten hallinta - Pätevyyksien hallinta Raportointi ja analytiikka molemmille prosessiosa-alueille Hankinnassa tavoitellaan kattavaa HR-järjestelmäratkaisua, joka tarjoaa toiminnot kaikkiin edellä kuvattuihin osa-alueisiin, mutta tärkeimpänä tavoitteena on saada toimiva ratkaisu nimenomaan HRM-prosessien hoitamiseen. Hankinnassa voidaan optiona huomioida lisäksi rekrytointitoiminnallisuus sekä tarpeen mukaan muita toiminnallisuuksia.

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä hankinnasta kiinnostuneille alan toimijoille ja potentiaalisille tarjoajille. Tällä kutsulla markkinavuoropuheluun ei pyydetä eikä tähän anneta tarjouksia, vaan tiedotetaan markkinoita tulevasta kilpailutuksesta. Markkinavuoropuhelussa järjestetään kahdenkeskisiä tapaamisia tilaajan ja asiasta kiinnostuneiden yritysten edustajien kanssa. Markkinavuoropuhelussa kerätyt tiedot säilyvät luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan kehittämiseen ja suunnitteluun. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tässä dokumentissa kuvatulla tavalla, joten lopullinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö voivat poiketa tässä kutsussa tai markkinavuoropuhelussa esitetyistä tiedoista. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuheluun vastanneille ja osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Tilaajan tavoitteena on saada alan toimijoilta yleisiä näkemyksiä HR -järjestelmähankinnan toteuttamisen vaihtoehdoista, jotta tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Hankinnan valmistelun edetessä asiakirjaluonnoksia voidaan lähettää markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tahoille kommentoitaviksi ennen varsinaisen tarjouskilpailun käynnistämistä. Kaikki tarjoajien vastaukset markkinavuoropuhelun aikana käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta muille tarjoajille tai ulkopuolisille. OSALLISTUMINEN MARKKINAVUOROPUHELUUN Hankinnasta kiinnostuneita pyydetään ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 21.12.2022 mennessä, jotta tarjoajat saavat riittävästi aikaa valmistautua ja tutustua alustavaan tarjouspyyntöaineistoon. Ilmottautumiset markkinavuoropuheluun tulee lähettää osoitteeseen ari.hietaharju@teese.fi. Markkinavuoropuheluun ilmoittautumisen yhteydessä pyydämme tarjoajaa ilmoittamaan, haluaako tarjoaja osallistua tapaamisiin paikan päällä Vaasassa vai etäyhteydellä. HANKINTA-ASIAKIRJAT Tämän ilmoituksen liitteeenä ei ole hankinta-asiakirjoja vaan ne toimitetaan erikseen markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille vaiheittain. Pyydämme antamaan kommentit ja pyydetyt vastaukset asiakirjoihin 16.1.2023 klo 15.00 mennessä. Toimitettavista asiakirjoista käy ilmi tarkemmalla tasolla kommentoitavat ja lisäselvitystä vaativat osiot. MARKKINAVUOROPUHELUTILAISUUDET Markkinavuoropuhelutilaisuuksia järjestetään kahdessa vaiheessa viikosta neljä (v.2023) alkaen. Tilaisuudet pidetään ensisijaisesti läsnäolotapaamisena tai vaihtoehtoisesti etäyhteydellä (esim.Teams -yhteydellä). Myös molempien toteuttaminen samanaikaisesti on mahdollista. Markkinavuoropuhelutilaisuuden alustava ohjelma: Ensimmäinen vaihe (viikoilla 4-5): Keskitytään tarjottavaan ratkaisuun, sisältäen vaatimusmäärittelyn (toimitetaan etukäteen kommentoitavaksi asiakirjojen mukana) huomioiden läpikäynti. Tässä vaiheessa selvitetään vaatimusmäärittelystä erityisesti ne kohdat, joita tarjoaja ei pysty kohtuudella toteuttamaan. Lisäksi järjestetään ratkaisun demo, johon liittyen Mico Botnia lähettää etukäteen käyttäjätapaukset, jotka demossa vähintään käydään läpi. Toinen vaihe (alustavasti viikoilla 6 ja 7): Käydään läpi sopimusehtojen lisäksi huomiot muihin tarjouspyynnön liitteisiin (mm.hinnoittelumallista, asiantuntijalomakkeesta, referenssivaatimuksista, palvelumallista (käyttöönotto ja jatkuvat palvelut)). Markkinavuoropuheluvaihe päättyy varsinaisen hankintailmoituksen julkaisuajankohtana. Varsinainen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan alustavan suunnitelman mukaan helmi-maaliskuussa 2023.