Tietopyyntö: Työajanseurantajärjestelmän hankinta

Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun (tietopyyntö) potentiaalisille tarjoajille mahdollisesta työajanseurantajärjestelmän yhteishankinnasta Helsingin kaupungille. Mikään tähän vuoropuheluun liittyvä mielipide, lausunto tai dokumentti ei sido tai velvoita tai sido kumpaakaan osapuolta mihinkään. Helsingin kaupungin osassa organisaatiossa on käytössään tällä hetkellä vanhentuvia järjestelmiä, jotka olisi tarkoitus uusia. Tällä hetkellä käytössä olevia työajanseurantajärjestelmiä ovat mm. Flexim, Esmikko, Timecon/Reg@Web, Nepton ja Jotbar. Helsingin kaupunki työllistää yhteensä noin 39 000 henkilöä ollen Suomen suurin työnantaja. Työntekijäryhmiä kaupungilla on lukuisia. Kolmessa kaupungin sisäisessä organisaatiossa on tunnistettu tarve uudelle modernille työajanseurantajärjestelmälle. Näissä organisaatioissa työskentelee yhteensä noin 3 700 henkilöä. Alustavia ylätason vaatimuksia työajanseurantajärjestelmälle: - Soveltuvuus isoon organisaatioon - Työajan seuranta (läsnäolot, poissaolot, leimaukset syykoodeineen) - Eri TES:sien sisällytys ja tulkinnat - Tukee eri työaikamuotoja ja liukumarajoja - Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU/ETA-alueella - Helppo käyttöinen ja laajat raportointi mahdollisuudet - Työtapahtumien tulkinta palkkatapahtumiksi (TES liityntäiset säännöt, illat, ylityöt) - Päätelaitteesta riippumaton järjestelmä, mutta optiona kiinteiden päätelaitteiden käyttöönotto - SaaS pohjainen toimintamalli - Työntekijöillä mahdollisuus tehdä leimauskorjauksia, jotka esihenkilö hyväksyy - Järjestelmä on integroitavissa jälkikäteen mm. HR- ja palkkajärjestelmään. Ennen mahdollista kilpailutuksen käynnistämistä Helsingin kaupunki haluaa kuulla potentiaalisia tarjoajia vuoropuhelussa. Vuoropuhelu ei ole osa kilpailutusta. Vuoropuhelussa saatuja tietoja käytetään kaupungin sisäisesti kilpailutuksen valmisteluun. Mahdollisen kilpailutuksen ajankohdasta, hankittavan palvelun laajuudesta ja hankintamenettelystä päätetään vuoropuhelun jälkeen. Tämän ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua eikä ilmoituksen julkaiseminen velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tilaaja varaa itselleen oikeuden kutsua toimittajia tarkentaviin esittelytilaisuuksiin. ILMOITTAUTUMISOHJEET: Hankintayksikkö pyytää mahdollisia tarjoajia ilmoittautumaan sähköpostilla osoitteeseen matti.virkkunen@hel.fi 15.12.2022 klo. 12.00:sta mennessä. Otsikoi sähköposti "Tietopyyntöön ilmoittautuminen". Ilmoittautuja voi halutessaan liitää ilmoittautumisen liitteeksi esitteen mahdollisesti tarjottavasta järjestelmästä ja palvelusta. Hankintayksikkö on yhteydessä markkinavuoropuheluun kutsuttaviin tahoihin ilmoittautumisen jälkeen.