Avtalshanterings mjukvara

Anskaffningen består av ett användarvänligt system är anpassat för systematisk avtalsuppföljning. Systemet ska vara modernt, intuitivt och åtminstone till viss del möjliggöra automatiserad metadata-inmatning. Systemet ska stöda Åbo Akademi i utvecklingen av tydliga avtalshanteringsprocesser.

Anskaffningen består av ett användarvänligt system är anpassat för systematisk avtalsuppföljning. Systemet ska vara modernt, intuitivt och åtminstone till viss del möjliggöra automatiserad metadata-inmatning. Systemet ska stöda Åbo Akademi i utvecklingen av tydliga avtalshanteringsprocesser. Systemet ska användas för att hantera avtal i och efter signeringsskedet. Via systemet ska användaren kunna skicka avtal för elektronisk underteckning. I systemet bör därmed ingå en möjlighet till en integrering med e-signeringssystemet VismaSign (Visma Solutions Oy). Systemet ska även användas för att stöda uppföljningen av avtalen, dvs. stöda hantering av avtal under avtalens livscykel. Därmed bör systemet inneha funktioner som stöder denna uppföljning, såsom tex. alarm. Systemet ska även inneha en sökfunktion som möjliggör en enkel sökning av avtal som systemet hanterar. Åbo Akademi ingår många olika avtalstyper (forskningsavtal, utbildningsavtal, it-relaterade avtal, bolagsrättsliga avtal, inköpssavtal, fastighetsavtal etc.). Systemet bör därmed vara lättöverskådligt, kategoriseringen av avtalen bör vara enkel och systemet bör kunna hantera en avtalsmängd på flera tusen avtal. Systemet ska vara användarvänligt även för dem som inte på daglig basis arbetar med avtalshantering. Behörighetskategoriseringen bör vara enkel. Implementeringen inleds med en pilotering av forskningsavtalen, men ska kunna utvidgas till att gälla största delen av Åbo Akademis avtal. Systemet ska möjliggöra API-gränssnitt för att garantera att systemet eventuellt senare kan kopplas till andra system vid Åbo Akademi, såsom till exempel forskningsdatabasen PURE (Elsevier BV). Det ska även finnas möjlighet att göra andra integreringar enligt behov i framtiden. Anbudet ska innehålla alla kostnader för implementeringen av systemet och även licens- och servicekostnader nödvändiga för att hålla igång systemet för de kommande 4 åren. Åbo Akademi kommer att välja en (1) anbudsgivare med vilket avtal ingås.

I händelse av att inget av anbuden uppfyller kraven i anbudsförfrågan enligt upphandlingsenhetens önskemål, eller i händelse av att villkoren under det konkurrensutsatta anbudsförfarandet ändras så att upphandlingsenheten inte kan använda resultaten av anbudsförfarandet kan upphandlingsenheten helt eller delvis avbryta upphandlingen.