DARK-työt (DARKin ylläpito, Hallas-migraatiotyö sekä sähköisen allekirjoituspalvelun tietosisältöjen arkistointisuunnitelma)

Kelassa käytetään dokumenttiarkisto DARKia hallinnollisten asioiden käsittelyssä sähköisten asiakirjojen arkistona ja sinne on tallennettu pitkään tai pysyvästi säilytettävää hallinnollista aineistoa. DARK on toteutettu IBM:n tuotteilla, mm. Content Manager ja Content Navigator. Kelalla on Kyndryl Finlandin kanssa sopimus, joka kattaa DARKin ylläpitotyöt. Sopimus päättyy 31.3.2023. Ylläpidon on toimittanut Kyndrylin alihankkijana Elinar Oy, joka on myös rakentanut DARK-järjestelmän ja ylläpitänyt sitä koko DARKin elinkaaren ajan. Kela uudistaa hallinnollisen asiakirjahallinnan toimintatavat ja välineet. Hallas-hankkeen tavoitteena oli hankkia Kelan käyttöön luotettava, toimiva ja helppokäyttöinen hallinnollinen asianhallintaratkaisu (Hallas), joka tukee ydintoimintojen tehokasta suorittamista. Uudistuksella tavoiteltiin kustannustehokkuutta ja laadullisia hyötyjä digitalisoimalla asian- ja asiakirjahallinnan prosesseja. Hallas tulee korvaamaan DARKin ja ennen uuden järjestelmän tuotantokäytön aloitusta DARKissa olevat tiedot siirretään uuteen järjestelmään migraation yhteydessä. Migraatioon liittyvä tietojensiirto ei sisältynyt Hallas-järjestelmän hankinnan kohteeseen ja Kela ei pysty sitä toteuttamaan omana työnään, joten migraatio on toteutettava yhteistyössä kolmannen osapuolen kanssa. HALLAS toteutetaan on-premises-ratkaisuna. Hallas-järjestelmän toimittajaksi valittiin Innofactor. Innofactor oli toimittajana myös edellisessä Hallas-toimitusprojektissa, jossa oltiin ottamassa käyttöön SaaS-palvelua. Edellisen Hallas-toimitusprojektin yhteydessä Kela tilasi migraatioon liittyvä tietojensiirron Elinar Oyltä suorahankintana. Työ saatiin loppusuoralle ennen hankinnan keskeyttämistä. Myös nyt menossa olevan toimitusprojektin yhteydessä pitää toteuttaa migraatiotyö. Elinarilla on edellisen migraatiotyön ohjelmat ja dokumentit tallessa ja he tuntevat järjestelmän, joten heidän toteuttamanaan migraatiotyö valmistuu nopeammin ja myös pienemmillä kustannuksilla kuin mitä muut potentiaaliset toimittajat voisivat tarjota. Hallas-käyttöönotto on tämänhetkisen suunnitelman mukaan marraskuussa 2023. DARKin käyttö lopetetaan puolen vuoden sisällä Hallaksen käyttöönotosta, tämänhetkisen arvion mukaan toukokuussa 2024. Kela tarvitsee DARKille ylläpitoa 1.4.2023-31.5.2024 väliselle ajalle. Sähköisen allekirjoituspalvelun (Salpa) hankintapäätös tehtäneen marraskuussa 2022. Allekirjoituspalvelu on tavoitteena ottaa käyttöön viimeistään syksyllä 2023. Hallas-asianhallintajärjestelmä otetaan käyttöön nykyisen aikataulun mukaan marraskuussa 2023. Kun Hallas-asianhallintajärjestelmä on otettu käyttöön, Salpassa allekirjoitetut asiakirjat ja niiden allekirjoitustapahtumatiedot arkistoidaan Hallas-asianhallintajärjestelmään. Järjestelmät tullaan myös integroimaan keskenään. Allekirjoitetut asiakirjat ja niiden allekirjoitustapahtumatiedot voidaan säilyttää Salpassa lyhyen aikaa, mistä ne tullaan myöhemmin siirtämään Hallakseen. Salpa-Hallas-integraation toteutuksen jälkeen tiedonsiirto tulee olemaan automaattista. Mikäli Hallas otetaan käyttöön esimerkiksi 1-6 kk sisällä Salpan käyttöönotosta, Salpan tietoja ei tarvitse ohjelmallisesti siirtää DARKiin arkistoitaviksi. Salpan riskienhallintasuunnitelmassa kuitenkin edellytetään, että Kelalla on suunnitelma siltä varalta, että Hallas-ratkaisua ei syystä tai toisesta voida ottaa suunnitellusti käyttöön. Tämän vuoksi Salpan toimitusprojektin aikana toimittajan kanssa tuotetaan alustava suunnitelma mahdollisen Salpa-DARK-integraation toteutuksesta. Elinarin tarjouksen työmääräarvio Hallas-migraation loppuunsaattamiselle on 360 tuntia. Työmääräarvio suunnitelman tekemisestä sähköisen allekirjoituksen tietosisältöjen ohjelmallisesta tallentamisesta DARKiin on 60 tuntia. Nämä ovat yhteensä 420 tuntia. Projektityön tuntihinta on 140 €/tunti (alv 0%). Näiden arvo on 58 800 (alv 0%). Elinarin ylläpitopalvelun kuukausimaksu on 1 500 €. Ylläpidon kustannus sopimuskaudella on yht. 19 500 (alv 0%). Tarjouksen kokonaisarvo on 78 300 € (alv 0%).

Lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) annetun lain 40 §:n 2 mom. 2) kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Elinar tuntee työvälineet, järjestelmän sekä Kelan ympäristön, koska on ollut sitä aikanaan räätälöimässä Kelalle ja vastaa tällä hetkellä sen ylläpidosta. Edellä esitetyistä teknisistä syistä näin ollen vain Elinar pystyy toteuttamaan hankinnan eikä järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja hankinnan toteuttamiselle ole.