KESKEYTYSILMOITUS: Sähköisten asiointipalvelujen kokonaisratkaisun (OmaEspoo) hankinta

Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia on sähköisen asioinnin kokonaisratkaisun toteutuksesta Espoon kaupungille. Hankinnan kohteena on sähköisen asioinnin ratkaisukokonaisuuden toteuttaminen sekä tuki- ja kehityskumppanuus Microsoft Dynamics 365, Dynamics Customer Service ja Power Apps –teknologiaratkaisuin. Microsoft Dynamics 365 ja Power Apps-teknologialla toteutettava kokonaisuus sisältää asiointiportaali-, työnhallintajärjestelmä- sekä chatbot- ja tietämyskantatoiminnallisuudet. Hankittava palvelu sisältää ratkaisun käyttöönotto-, kehitys- ja ylläpitopalvelut. Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus".

Pääsopimus tulee voimaan allekirjoittamisesta ja on voimassa toistaiseksi. Espoon kaupunki tulee valitsemaan kilpailutuksen perusteella yhden toimittajan ja yhden varatoimittajan.

Länsi-Uudenmaan sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen uudistuksen (”sote uudistus”) valmistelun erittäin tiukka aikataulu sekä Espoon talousohjausjärjestelmän, kuntatietojärjestelmän ja oppimisympäristöjen tietojärjestelmien (DigiOne) uudistukset käyttöönottoineen vaikuttavat kriittisesti sähköisen asioinnin kokonaisratkaisun käyttöönottovaiheen edellyttämiin Espoon kaupungin henkilöstöresursseihin. Käynnissä olevien hankkeiden ja uudistusten kriittinen aikataulu on johtanut siihen, että hankintayksikön oma resursointi ei ole riittävä tarjouspyynnössä ilmoitettuun aikatauluun. Lisäksi edellä mainitut riippuvuusprojektit Espoon talousohjausjärjestelmä, kuntatietojärjestelmä ja oppimisympäristöjen tietojärjestelmä (DigiOne) sekä sote-hanke vaikuttavat myös OmaEspoo-hankinnan vaatimusten sisältöön, esimerkiksi integraatiotarpeiden ja toiminnallisten määrittelyjen osalta. Kasvanut riski muutoksiin riippuvuusprojektien toteutuksissa ja niiden aikatauluissa sekä toiminnallisten kytkösten epäselvyydet (esimerkiksi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palveluohjaustarpeet ja riippuvuusprojektien tulevat integraatiotarpeet) aiheuttavat epävarmuutta myös OmaEspoo-järjestelmän toiminnalliseen määrittelyyn sekä tämän takia myös hankinnan kokonaisarvoon. Huolimatta hankintayksikön pyrkimyksistä kuvata aikataulu ja sisältö hankinta-asiakirjoissa niiden julkaisemisajankohtana mahdollisimman hyvin ja riskit huomioiden, hankinnan kohteena olevan järjestelmän käyttöönottoa olisi riippuvuuksista ja resurssimuutoksista johtuen väistämättä tullut viivästyttää hankintailmoituksessa kuvatusta aikataulusta jopa vuodella. Näin ollen hankinta on keskeytettävä. Hankintayksikkö tulee arvioimaan hankinnan uudelleenkäynnistämisen mahdollisuutta ja aikataulua muuttunut laajuus ja edellä kuvatut riippuvuudet huomioiden vuoden 2023 lopulla.