Lahjagalleriapalvelu ja lahjagallerian tuotteet (henkilöstön lahjagalleria)

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne henkilöstön lahjagalleriapalvelusta ja lahjagallerian tuotteista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Tarjouspyynnön liitteenä on esimerkkejä nykyisen lahjagallerian tuotevalikoimasta. Hankintayksikkö edellyttää, että tällä tarjouspyynnöllä kilpailutettava lahjagalleria on laadultaan vähintään vastaavaa tasoa. HUOM! Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä. Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton arvo on noin 30 000 - 35 000 euroa. Lisäksi kertakustannuksia saattaa olla 0 - 20 000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle. HANKINNAN TAVOITTEET Hämeenlinnan kaupunki hankkii lahjagalleriapalvelun ulkoistettuna palveluna henkilöstölle annettavista lahjoista. Palvelu sisältää Hämeenlinnan kaupungin brändin näköisen verkkokaupan sekä räätälöidyt tuotekategoriat kahdesta eri hintaluokasta. Tarjottavat tuotteet ja palvelut ovat laadukkaita ja kestäviä. Palveluun sisältyy lahjojen paketointi ja varastointi sekä toimitus suoraan lahjansaajille. Lisäksi verkkokauppaan sisällytetään kaupungin omien liikunta- ja kulttuurisetelien tilausmahdollisuus lahjavaihtoehtona siten, että palveluntuottaja välittää nämä setelitilaukset kaupungin nimetylle vastuuhenkilölle.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska lahjagalleriapalvelu ja lahjagallerian tuotteet muodostavat yhden loogisen kokonaisuuden.