Tietopyyntö/Markkinavuoropuhelu: Budjetointi- ja talouden ennustetyökalun hankinta

TÄMÄ EI OLE TARJOUSPYYNTÖ VAAN KUTSU MARKKINAVUOROPUHELUUN. Oy Apotti Ab pyytää toimittajia markkinavuoropuheluun koskien toimittajien mahdollisuuksia toteuttaa ja tarjota Oy Apotti Ab:lle budjetointi- ja ennustetyökalun. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada lisätietoa markkinoilla olevista toimittajista sekä järjestelmistä, toimittajien halukkuudesta osallistua mahdolliseen järjestelmähankintaan ja nykyisin markkinoilla olevien järjestelmien kyvykkyydestä. Markkinavuoropuheluun vastaaminen ei vaikuta mitenkään tarjoajan asemaan itse mahdollisessa kilpailutusprosessissa eikä sido ketään siihen osallistuvaa tahoa. Markkinavuoropuheluun osallistuvilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään työstä. Markkinavuoropuhelussa annettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Oy Apotti Ab ei sitoudu tekemään tietopyynnön mukaista hankintaa. Markkinavuoropuhelu voidaan toteuttaa lähettämälle ilmoittautuneille kirjalliset tarjouspyyntömateriaalit osittain tai kokonaisuudessaan kommentoitavaksi tai käydä erillisiä kahdenvälisiä, tarjoajien kesken samansisältöisiä keskustelutilaisuuksia.

Apotin vuosibudjetointi ja ennustaminen toteutetaan tällä hetkellä Excel-taulukoiden avulla. Myös henkilöstösuunnittelu tehdään Excel-tiedostossa. Hankinnan tavoitteena on ottaa käyttöön järjestelmä, joka ei edellytä erillistä Excel-tiedostoa budjetin ja ennusteen päivittämiseksi. Tavoitteena on automatisoida ja kehittää budjetointi- ja ennustamisprosessia. Haemme valmista järjestelmäratkaisua vuosibudjetointiin ja ennustamiseen, henkilöstö- ja investointibudjetointiin. Järjestelmä on tarkoitus rakentaa tietovarastoratkaisun (Azure Synapse Analytics) päälle. Apotti on ottamassa vasta tietovarastoa käyttöön, joten budjetointijärjestelmän käyttöönoton alkuvaiheessa on mahdollista, että budjetoinnin pohjadataa viedään järjestelmään CSV-tiedostoilla. Budjetointiin ja ennustamiseen osallistuu noin 25 henkilöä, joista kolme henkilöä toimii järjestelmän pääkäyttäjinä. Tarjouksessa pyydetään käyttöoikeuden hinnoittelu neljälle vuodelle, käyttöönottoprojektin arvioitu hinta sekä ylläpitokustannukset. Uuden järjestelmän käyttöönottoprojekti aloitetaan alkuvuodesta 2023, jotta ensimmäinen ennustekierros voidaan tehdä elokuussa 2023 uudella järjestelmällä. Järjestelmän tulee olla käyttövalmis kesäkuussa 2023. Järjestelmän tulee olla asiakkaan pääkäyttäjien itse ylläpidettävä. Pääkäyttäjien tulee pystyä itse ylläpitämään järjestelmää itsenäisesti sekä rakentamaan osabudjetteja kohtuullisella koulutuksella (enintään 5 htp). Pääkäyttäjän tulee pystyä rakentamaan itsenäisesti esimerkiksi vertailevia näkymiä eri vuosien toteumista ja ennusteista. Pääsääntöisesti tavoitteena on toimittajan konsulttien käyttäminen vain käyttöönottovaiheessa ja itsenäisesti järjestelmän hallinnointi jatkuvan palvelun aikana. Hankinnan kohteen määrittely: Toteutettavan järjestelmän tulee sisältää seuraavat osa-alueet ja niistä koostuvan kokonaisennusteen: • henkilöstösuunnittelu sisältäen nykyisen henkilömäärän henkilöittäin sekä uusien henkilöiden suunnittelun • henkilöstökustannukset sisältäen lomapalkkajaksotukset ja niiden purut • kululajiennuste ja sen mahdolliset alibudjetit • kustannusten vyörytykset • laskutusennuste projekteittain • myyntiennuste asiakkaittain ja tileittäin perustuen vyörytettyihin kustannuksiin • investointiennuste sisältäen poistoennusteen Käytettävät laskentaelementit ovat • Tili • Kustannuspaikka • Tarkenne (=asiakas) • Toiminto (=”kululaji”) • Palvelu (=projekti, tuntikirjauskohde) • Toimittaja • Asiakas Myöhemmin toteutettavia osa-alueita ovat mm. • tase-ennuste • kassavirtaennuste

Tietopyyntö ja yhteystiedot: pyydämme toimittajia ilmaisemaan halukkuutensa osallistua markkinavuoropuheluun osoitteeseen julkisethankinnat@apotti.fi 4.11.2022 klo 17 mennessä. Ilmoitathan seuraavat tiedot: Sähköpostin otsikko: "Oy Apotti Ab Markkinavuoropuhelu, budjetointi- ja talouden ennustetyökalun hankinta *Tarjoajayrityksen nimi* " Yhteyshenkilön nimi ja sähköposti. Pyrimme toimitamaan markkinavuoropuheluun suunnitellut kysymykset sekä muun materiaalin viikon 45 aikana niille toimittajille, jotka ovat ilmoittautuneet määräajan puitteissa. Mahdolliset kahdenväliset keskustelutilaisuudet pyritään käymään marraskuun aikana. Markkinavuoropuhelu toteutetaan suomeksi.