Hankintojen johtamisjärjestelmä

Kansaneläkelaitos (Kela) kutsuu tarjoajia hankintojen johtamisjärjestelmän markkinakartoitukseen. Mitä ja miksi haetaan? Kela toteuttaa vuosittain lakisääteisen toimintansa turvaamiseksi erilaisia tavara- ja palveluhankintoja n. 700 miljoonalla-1 mrd. eurolla. Kelan tavara- ja palveluhankinnat ovat monipuolisia käsittäen useita eri aloja. Kelan hankintoja toteuttavat taustaltaan monenlaiset asiantuntijat, joilla on rooliensa kautta erilaiset tietotarpeet hankintoihin liittyen. Siten kokonaisuuden monipuolisuudesta ja laajuudesta johtuen Kelalla on tarve edelleen kehittää hankintojensa ja niiden tuloksellisuuden johtamista. Tavoitteena on muun muassa vähentää hankintojen seurantaan ja johtamiseen liittyvää manuaalityötä sekä saada hankinnoista kertyvä tietomassa paremmin ja keskitetymmin eri alojen asiantuntijoiden hyödynnettäväksi. Tällä hetkellä hankintoihin liittyvä tieto on useassa eri järjestelmässä (Cloudia kilpailutus, talouden järjestelmät, sopimushallintajärjestelmä yms.). Hankintojen johtamisjärjestelmän on siten ajateltu tuovan hankintojen johtamiseen ja kehittämiseen aiempaa kehittyneempää sekä modernimpaa, nykyaikaista teknologiaa hyödyntävää suunnitelmallisuutta. Johtamisjärjestelmän kautta hankintoihin liittyvä tieto ja toiminta sekä niihin liittyvä johtaminen ja kehittäminen keskittyisi yhdelle alustalle. Järjestelmän on ajateltu käsittävän seuraavia hankintojen osa-alueita: suunnittelu ja valmistelu, hankinta/kilpailutusvaihe, sopimushallinta ja toimittajahallinta. Jäljempänä on kuvattu tarkemmin alustavia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, minkä Kela on ajatellut toteuttavan näitä tavoitteita.

Alustavat, toivottavat toiminnallisuudet Hankintojen toimintamalliin liittyen on Kela suunnitellut hankintojen johtamisjärjestelmän käsittävän seuraavia yleistoiminallisuuksia (esitetyt toiminnallisuudet ovat alustavia ja sitomattomia ja ne saattavat siten muuttua): • Kyky suunnitella ja ennustaa omaa toimintaa - Järjestelmä tarjoaisi siten näkymän hankintatarpeisiin sekä uusien tarpeiden sekä päättyvien sopimusten osalta. Järjestelmässä voidaan edelleen tehdä hankintasuunnitelmia käsittäen myös prosessin hankintasuunnitelmasta-sopimuksen elinkaaren loppuun, hankintaprosessien keston ja vastuujaot ja roolit hankintojen/hankinnan valmisteluun osallistuvien asiantuntijoiden osalta. • Näkymä nykytilaan - Näkymän nykytilaan on ajateltu käsittävän ns. Kela-laajuisen yhteenvedon eri vaiheissa olevien hankintojen sekä sopimusten kokonaistilanteesta. - Toivottavaa olisi, että yleisnäkymästä voisi tarkastella tarkemmin myös esimerkiksi yksikkökohtaista tilannetta. Nykytilan näkymät voisivat kattaa muun muassa seuraavia asioita: sopimuksen voimassaoloaika, soveltuuko sopimus aiottuun käyttöön, onko sopimuksen kokonaisarvo täyttynyt, hankintojen rahallisen volyymin seuranta niin sopimustasolla kuin laajemminkin. - Järjestelmän avulla kyettäisiin myös mittaamaan vastuullisuutta ja vaikuttavuutta eri tasoilla ja raportoimaan näitä. - Sopimushallintanäkökulmaisesti tärkeää olisi saada tietoa myös reklamaatioista, niiden määristä, sisällöistä ja käsittelystä eri tasoilla. • Uuden toimintamallin optimointi hankintojen tiedolla johtamisen järjestelmän avulla - Uusia toimintamalleja olisi hyvä pystyä optimoimaan jatkuvan kehittämisen mallin avulla joustavasti. Esimerkiksi hankintojen johtamisjärjestelmään vietyä toimintamallia kyetään joustavasti helposti muokkaamaan esille nousseiden tarpeiden mukaisesti. • Strategisten hankintalinjausten sisään rakentaminen järjestelmään - Kelan hankinnoissa noudatettavaksi sovitut strategiset hankintalinjaukset pystytään viemään järjestelmään siten, että ne ovat selkeästi hahmotettavissa ja hankintoja tekevien asiantuntijoiden hyödynnettävissä. - Vastuullisuuden ja vaikuttavuuden tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen ja seuranta. • Hankintalajit (tai kategoriat) - Järjestelmän on ajateltu käsittävän mahdollisuuden eritellä ja jaotella hankinnat hankintalajeittain/kategorioittain sekä yksiköittäin. Järjestelmä tukisi siten tarvittaessa hankintalaji/kategoriajohtamista. • Roolit (tilaajat, toimittajat, hankinnan asiantuntijat, sisäiset sidosryhmät, johto) - Järjestelmä mahdollistaa erilaisten käyttäjäroolien luomisen, jotta eri alojen asiantuntijat saavat itselleen relevanteinta tietoa mahdollisimman tehokkaaseen hyödynnettävyyteen. Roolien kautta on mahdollista saada esimerkiksi erilaista tilannekuvaa. • Järjestelmän käyttäminen tukee konkreettista muutosta, kun uusi toimintatapa on saatava käyttöön. Järjestelmä on siten selkeä ja intuitiivinen käytettävä, ja täten tukee Kelan asiantuntijoita muutosten haltuunotossa. Selkeää ja intuitiivista käytettävyyttä ovat muun muassa selkeät valikkorakenteet ja ymmärrettävä tieto, joka on myös hankintoihin satunnaisesti osallistuvan asiantuntijan ymmärrettävissä. Tieto on siten helposti löydettävissä, eikä sen etsimiseen kulu tarpeettomasti aikaa. Markkinavuoropuhelu Edellä kuvatun johdosta Kela pyytää kiinnostuneita markkinatoimijoita ilmoittautumaan ja esittämään oman ratkaisunsa Kelan hankintojen johtamisjärjestelmäksi. Markkinavuoropuhelun alkuvaiheessa huomioidaan sekä On Premise, että SaaS-pohjaiset järjestelmät. Ilmoittautumisen yhteydessä markkinatoimijaa pyydetään esittämään, onko kyse On Premise vai SaaS-pohjaisesta järjestelmästä. Lisäksi pyydetään toimittamaan lyhyt alustava esitys järjestelmästä, ja kuvaamaan lyhyesti, miten järjestelmä vastaisi Kelan esittämiin tavoitteisiin ja tarpeisiin.

Markkinavuoropuhelu ei tarkoita tarjouskilpailun aloittamista, vaan sen tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia järjestelmävaihtoehtoja ja tukea Kelaa mahdollisen tarjouskilpailun valmistelussa. Markkinavuoropuhelun aikana Kela voi lähettää markkinatoimijoille kirjallisia kysymyksiä ja materiaalia kommentoitavaksi sekä järjestää keskustelutilaisuuksia joko sähköisesti tai lähitapaamisena. Markkinavuoropuheluun ilmoittautuminen ei sido tarjoajaa vastaamaan kysymyksiin tai osallistumaan mahdollisiin keskustelutilaisuuksiin. Markkinavuoropuhelussa esitetty ei sido Kelaa aloittamaan tarjouskilpailua. Markkinavuoropuhelun aikana esitetty ei muutoinkaan sido Kelaa. Markkinavuoropuhelu ei edelleenkään sido myöskään toimittajaa osallistumaan mahdolliseen tarjouskilpailuun, eikä markkinavuoropuhelun aikana esitetty sido toimittajaa muutoinkaan mahdollisessa tarjouskilpailussa. Kela voi lähettää ilmoittautuneille kysymyksiä ja tarjouspyynnön luonnosmateriaaleja kommentoitavaksi hankintaan liittyen.

Hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia pyydetään ilmoittautumaan markkinakartoitukseen ilmoittamalla yrityksen virallinen nimi ja yhteyshenkilön sähköpostiosoite osoitteeseen hankintapalvelut@kela.fi 30.11.2022 mennessä. Toimittakaa lisäksi lyhyt alustava esitys järjestelmästä ja tieto, onko se SaaS vai On Premise, ja kuvaus, miten järjestelmä vastaisi Kelan tavoitteisiin ja tarpeisiin.